Нумерація фактур у Нідерландах: поширені помилки та можливі варіанти
31.03.2022Ми отримуємо дуже багато питань, що стосуються нумерації фактур. Наприклад, такі:
- А чому податкова дбає про те, як я нумерую інвойси? Чи справді нумерація створює реальні проблеми під час перевірки?
Якщо коротко, то пропущений номер – це непоказаний прибуток. Саме тому важливо знати, як правильно нумерувати фактуру.
поширені помилки
Дуже часто людина, не знаючи якої поставити номер, ставить номер, пов'язаний з датою, або вигадує інші способи — просто тому, що йому не хочеться виставляти фактуру номер один. Йому ніяково від того, що клієнт знатиме – він перший.
А буває так, що нумерації немає або вона збігається з поточною датою. Або нумерація наступна: "січень1, січень2, січень3", а потім "лютий1, лютий2, лютий3".
Така нумерація буде сприйнята як неправильна. Це може викликати перевірку, в результаті якої податкова, цілком можливо, буде переглядати всі приходи за всіма вашими рахунками, включаючи всі ваші приватні рахунки та рахунки партнера, щодо виявлення реального вашого доходу. Тобто рахувати буде не за фактурами, а за тим, що у вас насправді.
Варіанти нумерації фактур
Як зробити так, щоб питань у податкової не було? Важливо знати: у номері фактури має бути якийсь шматочок, у якому є порядкова (oplopende) нумерація. Номери не повинні бути пропущені.
Якщо ви хочете писати, припустимо, «клієнтA» та «клієнтB», Ви можете це робити. Але при цьому якийсь шматочок фактури (на початку, наприкінці або в середині) має починатися з №1 і надалі. Має бути збережений порядковий принцип. Пропущених номерів не повинно бути. При цьому у фактурі можуть бути рисочки, крапки, слеш або літери, які щось позначають для вас (клієнта, напрямок).
Якщо все ж таки ви розпочали свою роботу з 80-го номера, то будьте готові до того, що податкова запитає: а де, власне, всі ваші попередні сімдесят дев'ять фактур? Якщо це ваш випадок, то вам треба бути готовим пояснити, що ви не хотіли говорити клієнту, що він перший. Таке пояснення може бути прийняте.
Докладніше про оформлення фактур загалом читайте тут.
А що робити, коли розпочинається новий рік?
Чи потрібно починати нумерацію з одиниці, чи можна продовжувати ту, яку ви вели минулого року?
За законодавством розпочинати нову нумерацію з нового року можна. Але тоді фактури старого року мають візуально відрізнятись від нового року.
Наприклад. У вас була остання фактура 2021-30, а у новому році 2022-01. Або у вас було 65-21, а зараз 1-22. Ви також можете взяти останню цифру року. Наприклад, у вас там була фактура під номером 103, де 1 – це позначення 2021 року. А зараз у вас буде 201, де 2 – це 2022.
Пам'ятайте, що ви маєте вміти пояснити логіку нумерації фактури.
У чому переваги нової нумерації з нового року?
Закриваючи старий рік, багато хто виявляє, що забули зафактурувати якусь суму. Якщо нумерація є безперервною, то у вас не буде запасу за номерами. Відповідно, ви не зможете виправити ситуацію, і вам доведеться виписувати фактуру у новому році. А це вплине на ваші податки. У зворотній ситуації у вас буде місце для маневру.
Податкова шукатиме пропущений номер
Буває, що порядок нумерації збивається через те, що фактури виписують кілька людей одночасно. Або, наприклад, клієнт не сплатив за фактуру, і підприємець вирішив її «анулювати».
Цього робити не можна. Вчинити треба іншим чином, саме виписати кредит-ноту (фактура з мінусом) на неоплачену фактуру.
Наприклад, у вас є фактура №23 на 100 євро, а фактура №24 у вас буде кредит-нотою, тобто фактурою з мінусом (-100). Вона буде оформлена на того ж клієнта, ПДВ той же. Там треба буде написати «анулювання попереднього замовлення -100». Разом вони вам дадуть нуль.
Якщо ви просто пропустите фактуру, то податкові спеціалісти шукатимуть гроші. Не забувайте, що в Нідерландах податки нараховуються саме за фактурами, а не за отриманими грошима. Усі ваші виставлені фактури у тому періоді, в якому вони виставлені, потрапляють до податкових зобов'язань.
Що робити, якщо ви хочете виставити фактуру, але не впевнені, що клієнт її сплатить?
І тому існує оферта. Оферта – це «запрошення» до оплати у той час, поки воно дійсне. Але вона не призводить до оподаткування.
Тому ваша оферта може мати зовсім іншу нумерацію. Ви можете її нумерувати або не нумерувати - це залишається на ваш розсуд, тому що оферта не є документом для бухгалтерського обліку (не є обов'язковою до оплати та оподаткування). По суті оферта – це комерційна пропозиція.
Підписана оферта не скасовує виставлення фактури. Фактуру потрібно виставити обов'язково. Тільки оферти недостатньо ні клієнту для (підтвердження його витрат), ні вам (для підтвердження вашого продажу).
Наші спеціалісти можуть оперативно розробити оферту разом із посиланням на оплату. Детальніше тут.
А якщо ви виписали фактури під одним і тим самим номером двом різним людям?
Наприклад, у вас вже була фактура №25 і ви знову виписали №25, але знайшли помилку наприкінці року. Ви можете дописати у другій фактурі – 25A. Але це небажано, тому що коли бухгалтер оброблятиме фактури, не збігається нумерація. Програма не приймає A та B. Збігається лише загальна кількість фактур.
Ви також можете закреслити на другій фактурі №25 номер і написати: «Вважати цю фактуру №26». За бухгалтерією вона пройде під 26-м номером. Нічого страшного в тому, що клієнт у банку напише «оплата за фактурою №25», немає. Розбіжність в описі платежу важлива лише для того, щоб знайти призначення платежу. Головне, щоб на вашому екземплярі фактури був правильний номер.
_____
Чи потрібно виписувати фактуру приватним особам?
Пересічним покупцям фактура, як правило, не потрібна. Необов'язково виписувати в цьому випадку фактуру - ви можете вести реєстр цих продажів за період.
Якщо у вас залишилися питання, ви можете записатися на консультацію або прийти до нас на бухгалтерське обслуговування. Напишіть нам у чат-бот на сайті, в соцмережі або на пошту info@nalog.nl.
