Надання робочого телефону співробітникам, як це працює
23.10.2019У деяких випадках, ви як роботодавець, розумієте, що вашим співробітникам просто необхідний робочий телефон. А іноді і для самих співробітників надання робочого телефону є важливим додатковим аргументом при прийнятті рішення про вибір місця роботи. На щастя, податкова це теж розуміє. Завдяки введенню нових правил про витрати на ведення бізнесу, користування робочими мобільними телефонами стало простіше. Нижче ми розповідаємо про податкові правила, які будуть цікаві роботодавцям.
Правила, що стосуються надання робочого телефону, в даний час дуже прозорі. Раніше податкова робила відмінність між робочим і приватним використанням телефону. Співробітник повинен був використовувати свій телефон по роботі як мінімум на 10%, в іншому податкова пільга припиняла діяти. Крім того, телефон можна було використовувати тільки на робочому місці.
Після введення нових правил щодо витрат на ведення бізнесу (схема витрат, пов'язаних з роботою), Все стало набагато простіше. Мобільний телефон, що надається роботодавцем у принципі не обкладається податком. Це відноситься як до пристрою, до вартості передплати і так інших витрат на використання телефону. Податкова більше не робить різниці між робочим і приватним використанням. Замість цього тепер застосовується так званий критерій необхідності.
Що це таке?
Критерій необхідності (noodzakelijkheidscriterium) - це можливість для вас, як роботодавця самому решаеться, чи потрібен співробітнику мобільний телефон для виконання своєї роботи. Якщо ви вважаєте, що це так, ви можете надати телефон. Співробітник може використовувати його як в ділових, так і в особистих цілях, відповідно він може взяти телефон додому. Для податкової більше не має значення, чи використовує співробітник цей телефон в особистих цілях. Телефон більше не вважається частиною зарплати і, відповідно, на нього не потрібно робити страхових відрахувань.
Умовою застосування критерію необхідності є оплата работодат всіх витрат на телефон. Ви не можете передати їх співробітнику. Однак, якщо співробітник вибере дорожчий бренд або модель, ніж необхідно для роботи, ви можете запросити особистий внесок, тобто, частина оплати буде проведена за рахунок співробітника. При цьому телефон залишається власністю компанії, а значить співробітник повинен буде повернути його або оплатити залишкову вартість, якщо телефон йому більше не потрібен по роботі. Під цим треба розуміти ситуацію розірвання трудового договору або отримання співробітників нової посаду всередині компанії.
На що ще поширюється критерій необхідності
Критерій необхідності поширюється не тільки на телефони, а й на інше обладнання, таке як стаціонарні комп'ютери, ноутбуки і планшети. Робочі інструменти також підпадають під це правило. Таким чином, ви можете надати співробітнику кілька пристроїв для роботи без податкових наслідків.
Прикладом може служити робота менеджера з продажу, що працює віддалено, який у своїй роботі залежить від мобільного телефону і ноутбука. За правилом щодо витрат на ведення бізнесу ви можете придбати обидва пристрої без податків. Чи перевіряє при цьому ваш співробітник свою особисту електронну пошту на цьому комп'ютері або дзвонить друзям з робочого телефону, для податкової не має значення. Єдине, що має значення, - це необхідність: без цього обладнання ваш співробітник не зможе виконувати свої обов'язки. При цьому, в разі сумнівів у необхідності того чи іншого обладнання, тягар доказів зворотного ляже на податкову, також як і всі витрати на такий доказ.
Що ще корисно мати на увазі надаючи співробітникові робочий телефон?
- Окремий договір на використання
Якщо ви хочете видати своєму співробітникові робочий телефон, подумайте про те, щоб укласти окрему угоду і прописати в ньому основні умови користування телефоном, його обслуговування, повернення після звільнення тощо. Також зверніть увагу на використання інтернет-пакетів для цього телефону, якщо це необхідно, і теж включите це в угоду. Це важливо, наприклад, тому, що вартість роумінгу за кордоном може бути дуже високою.
Зверніть увагу: телефон не обкладається податком, тільки якщо він необхідний для виконання посадових обов'язків, тому не забудьте вказати посаду співробітника.
- Рахунки за телефон
Переконайтеся, що рахунки за службовий телефонний будуть виставлятися на ім'я роботодавця. Це необхідно для того, щоб мати можливість повернути ПДВ, який ви заплатили при покупці телефону і / або оформляючи підписку. Якщо ж рахунок буде виставлений на ім'я співробітника, то ви як роботодавець повинні будете заплатити 21% ПДВ понад вартість телефону і / або підписки. З огляду на високі ціни на деякі моделі, це може виявитися більшою сумою.
- Додаткові робочі умови
Правила щодо витрат на ведення бізнесу дає роботодавцям можливість використовувати видачу службового телефону в якості додаткового стимулюючого умови роботи для співробітників. Але будьте реалістичні, податкова може поставити під сумнів доцільність витрат, якщо ви вирішите видати співробітникам відразу і телефон, і ноутбук, і планшет.
