Medewerkers in dienst nemen in Nederland: documenten te controleren
24.02.2022Het vaststellen van de identiteit van de werknemer die het bedrijf in dienst neemt, is een voorwaarde voor aanwerving. Deze regel geldt niet alleen voor uitzendkrachten, maar ook voor degenen die een ZZP (ondernemerschap) hebben afgegeven.
In een situatie waarin een nieuwe medewerker vrijwel direct aan de slag kan, zal identificatie op de eerste werkdag moeten plaatsvinden.
Wat te doen voordat u in dienst neemt??
- Vraag referenties op van eerdere vacatures. Vraag hiervoor vooraf aan de kandidaat om contacten van eerdere plaatsen te sturen.
- Bekijk sociale netwerken. Het is beter om de kandidaat vooraf te waarschuwen voor de functie.
- Diploma's controleren. Informatie hierover kunt u opvragen door een digitaal uittreksel uit het diplomaregister of een kopie van het originele diploma op te vragen.
- Vraag, afhankelijk van de functie, een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aan.
Let op: een potentiële medewerker is niet verplicht vragen over gezondheid (vaccinaties) te beantwoorden.
Verplichte maatregelen: verificatie van documenten
Bij het in dienst nemen van een werknemer is het niet voldoende om alleen een rijbewijs te tonen. Toegestaan:
- Paspoorten (afgegeven door de relevante autoriteit van een lidstaat van de EU of de EER (Europese Economische Ruimte)):
- Nationaal paspoort,
- diplomatisch paspoort,
- dienst paspoort.
- Reisdocumenten. Denk hierbij aan reisdocumenten voor vluchtelingen, reisdocumenten voor buitenlanders en bijzondere reisdocumenten.
- Nederlandse identiteitskaart.
- Documenten die een buitenlandse burger op grond van de Vreemdelingenwet 2000 moet hebben om zijn identiteit, staatsburgerschap en verblijfsstatus vast te stellen. Bijvoorbeeld een visum of een verblijfsvergunning.
Hoe controleert u uw paspoort?
- Controleer uw ID-kaart op schade of slijtage. Let vooral op de MRZ (Machine Readable Zone).
- Vergelijk de pasfoto met de echte. Let ook op leeftijd en nationaliteit.
- Controleer of de persoon voor het bedrijf mag werken. Inwoners van EU- en EER-landen kunnen standaard voor een Nederlands bedrijf werken, maar alle anderen hebben een vergunning nodig. Zo moet arbeid is vrij toegestaan op de achterkant van een verblijfsvergunning staan.
- Maak een duidelijke kopie van een identiteitsbewijs. Het documentnummer, pasfoto en het Nederlands Natuurlijk Persoonsidentificatienummer (BSN) moeten leesbaar zijn. Aan beide zijden moet een kopie van de verblijfsvergunning worden gemaakt. Deze kopie dient te worden bewaard in geval van eventuele controles, bijvoorbeeld door de Nederlandse Arbeidsinspectie.
Belangrijk! De werkgever moet een kopie van het legitimatiebewijs minimaal 5 jaar bewaren na afloop van het kalenderjaar waarin de werknemer het bedrijf heeft verlaten.
ADRES
Bij het controleren van de woonplaats moet u op het volgende letten:
- Waar is het adres waar de werknemer permanent woont,
- Waar is het geregistreerd?
- Waar is het centrum van zijn vitale belangen,
- Waar woont zijn partner/partner, kinderen,
- Naar welke school gaan de kinderen?
- In welk land is hij lid van een publieke organisatie,
- Waar heeft de werknemer de verzekering afgesloten?
- Wat zijn zijn bedoelingen.
Op het werk
Elke werknemer moet op de werkplek een identiteitskaart bij zich hebben. Tijdens de controle mogen werknemers uit Nederland en de EU/EER een rijbewijs tonen.
Anoniem tarief
Indien de identificatie van de werknemer niet correct is uitgevoerd, moet de werkgever een anoniem tarief toepassen. Dit betekent dat de loonheffing 52% wordt.
