Factuurnummering in Nederland: veelgemaakte fouten en opties
31.03.2022We krijgen veel vragen over factuurnummering. Bijvoorbeeld deze:
- Wat maakt het de IRS uit hoe ik facturen nummer? Levert nummering echt echte validatieproblemen op?
Kortom, het ontbrekende getal is de niet-weergegeven winst. Daarom is het belangrijk om te weten hoe je facturen correct nummert.
Veelgemaakte fouten
Heel vaak plaatst een persoon, die niet weet welk nummer hij moet zetten, een nummer bij een datum, of bedenkt andere manieren - simpelweg omdat hij factuur nummer één niet wil uitgeven. Hij schaamt zich dat de klant het zal weten - hij is de eerste.
En het komt voor dat er helemaal geen nummering is of dat het samenvalt met de huidige datum. Of de nummering is als volgt: "1 januari, 2 januari, 3 januari", en dan "1 februari, 2 februari, 3 februari".
Een dergelijke nummering zal als onjuist worden ervaren. Dit kan een audit in gang zetten waarbij de IRS heel goed naar alle ontvangsten op al uw rekeningen kan kijken, inclusief al uw privé- en partnerrekeningen, om te bepalen wat uw echte inkomen is. Dat wil zeggen, het wordt niet berekend door facturen, maar door wat u daadwerkelijk heeft.
Opties voor factuurnummering
Hoe zorg je ervoor dat er geen vragen van de belasting zijn?? Het is belangrijk om te weten: het factuurnummer moet een stuk bevatten waarin een ordinale (doorlopend) nummering. De cijfers zijn niet te missen.
Als je wilt schrijven, stel dan "klant"A' en 'klant'B", je kunt het. Maar tegelijkertijd moet een deel van de textuur (aan het begin, aan het einde of in het midden) vanaf nummer 1 en verder beginnen. Het ordeprincipe moet behouden blijven. Er mogen geen ontbrekende nummers zijn. Tegelijkertijd kan de factuur streepjes, punten, slashes of letters bevatten die iets voor u (klant, richting) betekenen.
Als u desondanks met nummer 80 aan uw werk bent begonnen, moet u er rekening mee houden dat de belastingdienst zal vragen: waar zijn eigenlijk al uw vorige XNUMX facturen? Als dit bij u het geval is, moet u bereid zijn uit te leggen dat u de cliënt niet wilde vertellen dat hij uw eerste was. Een dergelijke uitleg kan worden aanvaard.
Lees meer over facturatie in het algemeen. here.
En wat te doen als het nieuwe jaar begint?
Moet ik beginnen met nummeren of kan ik doorgaan met degene die je vorig jaar leidde?
Volgens de wet kunt u vanaf het nieuwe jaar een nieuwe nummering starten. Maar dan moeten de texturen van het oude jaar visueel anders zijn dan het nieuwe jaar.
Bijvoorbeeld. U had de laatste factuur 2021-30, en in het nieuwe jaar 2022-01. Of je had 65-21, en nu 1-22. U kunt ook het laatste cijfer van het jaar nemen. U had daar bijvoorbeeld factuurnummer 103, waarbij 1 de aanduiding 2021 is. En nu heb je 201, waar 2 2022 is.
Bedenk dat je de logica achter factuurnummering moet kunnen uitleggen.
Wat zijn de voordelen van de nieuwe nummering vanaf het nieuwe jaar?
Bij het afsluiten van het oude jaar merken velen dat ze vergeten zijn een bepaald bedrag te factureren. Als de nummering doorlopend is, heb je geen marge voor nummers. Daarom kunt u de situatie niet corrigeren en moet u in het nieuwe jaar een factuur opmaken. En dit heeft gevolgen voor uw belastingen. In de tegenovergestelde situatie heb je ruimte om te manoeuvreren.
De IRS zoekt naar het ontbrekende nummer
Het komt voor dat de nummeringsvolgorde verward is omdat facturen door meerdere personen tegelijkertijd worden uitgegeven. Of bijvoorbeeld de opdrachtgever heeft de factuur niet betaald en de ondernemer heeft besloten deze te “annuleren”.
Dit kan niet. U moet het anders doen, namelijk een creditnota (factuur met een min) uitschrijven voor een onbetaalde factuur.
U hebt bijvoorbeeld factuur nr. 23 voor 100 euro en factuur nr. 24 is een creditnota, dat wil zeggen een factuur met een min (-100). Het wordt uitgegeven voor dezelfde klant, dezelfde btw. Daar moet u "annulering van de vorige bestelling, -100" schrijven. Samen geven ze je nul.
Mist u gewoon de factuur, dan gaan de fiscalisten op zoek naar het geld. Vergeet niet dat in Nederland belastingen worden geheven op de uitgeschreven facturen, en niet op het ontvangen geld. Al uw gefactureerde facturen in de periode waarin ze worden gefactureerd, zijn belastingplichtig.
Wat als u een factuur wilt uitreiken, maar u weet niet zeker of de klant deze zal betalen?
Hier is een aanbieding voor. Een aanbieding is een "uitnodiging" tot betaling zolang deze geldig is. Maar het leidt niet tot belastingen.
Daarom kan uw aanbieding een geheel andere nummering hebben. U kunt het nummeren of niet - het blijft naar eigen goeddunken, aangezien het aanbod geen boekhoudkundig document is (het is niet verplicht voor betaling en belasting). In wezen is een aanbod een commercieel aanbod.
De ondertekende offerte maakt de uitgifte van de factuur niet ongedaan. Er moet een factuur worden geboekt. Het aanbod alleen is niet genoeg voor de klant (om zijn kosten te bevestigen) of voor jou (om je verkoop te bevestigen).
Onze specialisten kunnen snel een aanbieding ontwikkelen met een koppeling naar betaling. Meer here.
En als u facturen onder hetzelfde nummer aan twee verschillende personen hebt uitgegeven?
U had bijvoorbeeld al factuur nr. 25 en u gaf opnieuw nr. 25 uit, maar ontdekte aan het einde van het jaar een fout. U kunt de tweede factuur toevoegen - 25A. Maar dit is onwenselijk, want als de accountant de facturen verwerkt, komt de nummering niet overeen. Het programma accepteert geen A en B. Alleen het totale aantal facturen komt overeen.
U kunt ook het nummer op de tweede factuur onder nr. 25 doorhalen en schrijven: “Denk aan deze factuur nr. 26.” Volgens de boekhouding zal het worden gehouden onder het 26e nummer. Er is niets mis mee dat de klant bij de bank “betaling per factuur nr. 25” schrijft, nr. De discrepantie in de omschrijving van de betaling is alleen van belang om het doel van de betaling te achterhalen. Het belangrijkste is dat uw kopie van de factuur het juiste nummer heeft.
_____
Moet ik facturen uitreiken aan particulieren?
Gewone kopers hebben in de regel geen factuur nodig. Het is in dit geval niet nodig om een factuur op te stellen - u kunt een register van deze verkopen voor de periode bijhouden.
Als u vragen heeft, kunt u zich aanmelden voor een adviesgesprek of bij ons terecht voor boekhoudkundige dienstverlening. Schrijf ons in de chatbot op de website, op het sociale netwerk of per e-mail info@nalog.nl.
