Vereisten voor facturering
04.04.2019Dus u heeft uw bedrijf geregistreerd, bent begonnen met werken en u moet een factuur uitgeven voor de geleverde dienst of de verkochte goederen. Om dit correct te kunnen doen, moet u weten aan welke vereisten dit document moet voldoen.
Wat moet er in je textuur zitten?
Jouw gegevens:
- Je volledige naam. U geeft de officiële naam van uw bedrijf op. Een handelsnaam is ook mogelijk als deze samen met een adres is ingeschreven bij een kamer van koophandel (KvK).
- uw volledige adres. U geeft het adres aan waar het bedrijf daadwerkelijk is gevestigd. Alleen het mailboxnummer noemen is niet voldoende.
- uw BTW-nummer
- uw KvK-nummer (registratienummer IP Kamer van Koophandel)
Wat kun je nog meer aangeven in de sectie over jou: je bankrekeningnummer, logo, motto (dit is niet nodig, maar het kan ook, het maakt de textuur steviger), de locatie is op geen enkele manier beperkt (de meeste vaak gebeurt dit natuurlijk in de header).
Details van de koper:
- de volledige naam van uw cliënt
- tav (terattentievan) van de klant, als er een specifieke persoon in het bedrijf van de klant is voor wie het account is bedoeld
- volledig klantadres
- registratienummer (zeer wenselijk, zeker als het een buitenlandse koper is) is wettelijk niet verplicht
- als de verkoop of service binnen de EU is, dan het BTW-nummer van de koper (controleer het op geldigheid)... In dit geval kunt u goederen aan hem verkopen met een btw-nultarief. Als dit nummer er niet is, kan de belastingdienst het niet doen. Hetzelfde geldt voor de BTW verleg situatie (bij het overdragen van BTW aan een andere betaler is het BTW-nummer van de betaler vereist).
Factureringsgegevens:
- de datum waarop de factuur is opgesteld
- de datum tot waarop de factuur geldig is
- opeenvolgend factuurnummer (het is erg belangrijk dat de nummering begint met één en dat er geen ontbrekende nummers zijn, omdat dit vragen oproept bij de belastingdienst). Er kan zich een situatie voordoen wanneer u een factuur moet verwijderen (de klant heeft de service geweigerd of de goederen geretourneerd). Als de factuur in dit geval de laatste is, kunt u deze eenvoudig verwijderen en een nieuwe met dit nummer schrijven. Als dit niet de laatste is en er daarna al nieuwe facturen zijn uitgegeven, moet een andere factuur (creditnota) met het bijbehorende serienummer worden uitgegeven, waardoor de ongeldige wordt geannuleerd. Het moet dezelfde informatie bevatten als op de eerste factuur en hetzelfde bedrag, maar met een minteken. Bij het nummeren kunt u letters of complexe getallen gebruiken, het belangrijkste is om de nummering niet te verwarren of te dupliceren.
- de naam van de goederen of diensten die u heeft geleverd
- het aantal goederen of het volume van de door u geleverde diensten (kan worden verklaard)
- de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van vooruitbetaling (optioneel, meestal de periode van de geleverde diensten, standaard moet de factuur binnen een maand na de levering worden opgesteld)
- het bedrag dat u exclusief btw in rekening brengt
Wat u moet doen als u diensten verleent met verschillende btw-tarieven?
Biedt u diensten aan met verschillende btw-tarieven? Geef in dat geval aparte bedragen op. Vermeld indien mogelijk ook de eenheidsprijs.
- het btw-tarief dat u in rekening brengt
- BTW-bedrag
- betalingsbedrag
Het bedrag wordt met de wiskundige methode afgerond op 2 decimalen.
In sommige gevallen zijn speciale factureringsregels van toepassing. Ze zijn te vinden op de website van de belastingdienst. hier
We zullen de uitzonderingen, die geen facturen mogen tonen of op een andere manier tentoonstellen, in een ander artikel bespreken.
