Werknemers voorzien van een werktelefoon, hoe het werkt
23.10.2019In sommige gevallen begrijpt u als werkgever dat uw werknemers simpelweg een werktelefoon nodig hebben. En soms is voor de medewerkers zelf het ter beschikking stellen van een werktelefoon een belangrijk aanvullend argument bij de keuze voor een werkplek. Gelukkig begrijpt de Belastingdienst dat ook. Met de introductie van nieuwe regels over de kosten van zakendoen is het gebruik van mobiele telefoons op het werk eenvoudiger geworden. Hieronder hebben we het over belastingregels die interessant zijn voor werkgevers.
De regels met betrekking tot het verstrekken van een werktelefoonnummer zijn momenteel erg transparant. In het verleden maakte de IRS onderscheid tussen werk en privégebruik van de telefoon. De werknemer moest zijn telefoon op het werk minimaal 10% gebruiken, anders zou het belastingvoordeel komen te vervallen. Bovendien kon de telefoon alleen op de werkplek worden gebruikt.
Na de introductie van nieuwe regels met betrekking tot de kosten van zakendoen (werkkostenregeling), is alles veel gemakkelijker geworden. De door de werkgever ter beschikking gestelde gsm is in principe belastingvrij. Dit geldt zowel voor het apparaat, de kosten van het abonnement als voor andere kosten voor het gebruik van de telefoon. De IRS maakt geen onderscheid meer tussen werk en privégebruik. In plaats daarvan wordt nu het zogenaamde noodzakelijkheidscriterium toegepast.
Wat is het?
Noodzakelijkheidscriterium (noodzakelijkelijkheidscriterium) Is voor jou als werkgever een kans om zelf te beslissen of een werknemer een gsm nodig heeft om zijn werk te doen. Als u denkt dat dit het geval is, kunt u voor een telefoon zorgen. Een medewerker kan er zowel zakelijk als persoonlijk gebruik van maken, zodat hij de telefoon mee naar huis kan nemen. Voor de belastingdienst maakt het niet meer uit of de werknemer deze telefoon voor persoonlijke doeleinden gebruikt. De telefoon wordt niet langer als een onderdeel van het salaris beschouwd en daarom hoeven er geen verzekeringsaftrekposten op te worden betaald.
Voorwaarde voor het toepassen van het noodzakelijkheidscriterium is dat de werkgever alle telefoonkosten moet betalen. U kunt ze niet aan een werknemer geven. Kiest de werknemer echter voor een duurder merk of model dan voor de functie nodig is, dan kunt u een eigen bijdrage vragen, dat wil zeggen dat een deel van de uitkering voor rekening van de werknemer komt. In dat geval blijft de telefoon eigendom van het bedrijf, wat betekent dat de werknemer deze moet teruggeven of de restwaarde moet betalen als hij de telefoon niet meer nodig heeft voor zijn werk. Hieronder dient te worden verstaan een situatie van beëindiging van een arbeidsovereenkomst of het ontvangen van medewerkers van een nieuwe functie binnen het bedrijf.
Wat valt er nog meer onder het criterium behoefte?
Het noodzakelijkheidscriterium geldt niet alleen voor telefoons, maar ook voor andere apparatuur zoals desktops, laptops en tablets. Ook uitrustingsstukken vallen onder deze regel. Op deze manier kunt u een werknemer voorzien van meerdere apparaten om mee te werken zonder fiscale gevolgen.
Een voorbeeld is het werk van een verkoopmanager op afstand die voor zijn werk afhankelijk is van een mobiele telefoon en laptop. Als vuistregel voor de kosten van zakendoen kunt u beide apparaten belastingvrij aanschaffen. Of uw werknemer tegelijkertijd zijn persoonlijke e-mail checkt op deze computer of vrienden belt vanaf zijn werktelefoon, voor de Belastingdienst maakt het niet uit. Het enige dat telt is de noodzaak: zonder deze apparatuur kan uw medewerker zijn werkzaamheden niet uitvoeren. Tegelijkertijd, in geval van twijfel over de noodzaak van deze of gene apparatuur, zal de bewijslast van het tegendeel op de belastingdienst rusten, evenals alle kosten van dergelijk bewijs.
Wat is er nog meer handig om in gedachten te houden wanneer u een werknemer een werktelefoonnummer geeft?
- Afzonderlijk contract voor gebruik
Als u uw werknemer een werktelefoonnummer wilt geven, overweeg dan om een aparte overeenkomst af te sluiten en de basisvoorwaarden te omschrijven voor het gebruik van de telefoon, het onderhoud ervan, het retourneren na beëindiging en dergelijke. Let ook op het gebruik van internetpakketten voor deze telefoon, indien nodig, en neem dit ook op in de overeenkomst. Dit is bijvoorbeeld belangrijk omdat de kosten van roaming in het buitenland erg hoog kunnen oplopen.
Let op: de telefoon wordt niet alleen belast als dat nodig is voor de functie, vergeet dus niet de titel van de werknemer te vermelden.
- Telefoonrekeningen
Zorg ervoor dat uw zakelijke telefoonrekening wordt gefactureerd aan de werkgever. Dit is nodig om de btw die je betaald hebt bij aankoop van de telefoon en / of abonnement terug te kunnen betalen. Als de factuur op naam van de werknemer wordt gefactureerd, moet u als werkgever 21% btw betalen bovenop de kosten van de telefoon en / of het abonnement. Gezien de hoge prijzen voor sommige modellen kan dit een flink bedrag zijn.
- Aanvullende arbeidsvoorwaarden
De kosten van zakendoen geven werkgevers de mogelijkheid om de uitgifte van een zakelijk telefoonnummer te gebruiken als een extra stimulans om voor werknemers te werken. Maar wees realistisch, de Belastingdienst kan de haalbaarheid van uitgaven in twijfel trekken als u besluit werknemers tegelijk een telefoon, een laptop en een tablet te geven.
