Fournir un téléphone professionnel aux employés, comment cela fonctionne
23.10.2019Dans certains cas, en tant qu'employeur, vous comprenez que vos employés ont juste besoin d'un téléphone professionnel. Et parfois pour les employés eux-mêmes, la mise à disposition d'un téléphone professionnel est un argument supplémentaire important pour décider du choix d'un lieu de travail. Heureusement, les autorités fiscales le comprennent aussi. Avec l'introduction de nouvelles règles sur le coût des affaires, l'utilisation des téléphones portables professionnels est devenue plus facile. Ci-dessous, nous parlons des règles fiscales qui intéresseront les employeurs.
Les règles relatives à la fourniture d'un numéro de téléphone professionnel sont actuellement très transparentes. Dans le passé, l'IRS faisait une distinction entre le travail et l'usage privé du téléphone. L'employé devait utiliser son téléphone au travail à au moins 10%, sinon l'allégement fiscal cesserait de s'appliquer. De plus, le téléphone ne peut être utilisé que sur le lieu de travail.
Après l'introduction de nouvelles règles concernant les coûts de faire des affaires (régime des coûts de main-d'œuvre), tout est devenu beaucoup plus facile. Le téléphone mobile fourni par l'employeur est en principe exonéré d'impôt. Cela s'applique à la fois à l'appareil, au coût de l'abonnement et donc aux autres coûts d'utilisation du téléphone. L'IRS ne fait plus de distinction entre le travail et l'usage privé. Au lieu de cela, le critère dit de nécessité est maintenant appliqué.
Qu'est-ce?
Critère de nécessité (noodzakelijkheidscriterium) C'est l'occasion pour vous, en tant qu'employeur, de décider vous-même si un employé a besoin d'un téléphone portable pour faire son travail. Si vous pensez que c'est le cas, vous pouvez fournir un téléphone. Un employé peut l'utiliser à des fins professionnelles et personnelles, afin de pouvoir emporter le téléphone à la maison. Pour l'administration fiscale, le fait que l'employé utilise ce téléphone à des fins personnelles n'a plus d'importance. Le téléphone n'est plus considéré comme faisant partie du salaire et, par conséquent, il n'est pas nécessaire de faire des déductions d'assurance sur celui-ci.
La condition pour appliquer le critère de nécessité est que l'employeur doit payer tous les frais de téléphone. Vous ne pouvez pas les donner à un employé. Cependant, si l'employé choisit une marque ou un modèle plus cher que nécessaire pour le travail, vous pouvez demander une contribution personnelle, c'est-à-dire qu'une partie du paiement sera effectuée aux frais de l'employé. Dans ce cas, le téléphone reste la propriété de l'entreprise, ce qui signifie que le salarié devra le restituer ou payer la valeur résiduelle s'il n'a plus besoin du téléphone pour travailler. Cela doit être compris comme une situation de rupture d'un contrat de travail ou de réception d'employés d'un nouveau poste au sein de l'entreprise.
Que couvre le critère de besoin d'autre?
Le critère de nécessité s'applique non seulement aux téléphones, mais également à d'autres équipements tels que les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables et les tablettes. Les outils de travail relèvent également de cette règle. De cette façon, vous pouvez fournir à un employé plusieurs appareils avec lesquels travailler sans implication fiscale.
Un exemple est le travail d'un directeur des ventes à distance qui compte sur un téléphone portable et un ordinateur portable pour faire son travail. En règle générale, pour le coût des affaires, vous pouvez acheter les deux appareils en franchise d'impôt. Que ce soit en même temps que votre employé vérifie sa messagerie personnelle sur cet ordinateur ou appelle des amis depuis son téléphone professionnel, cela n'a pas d'importance pour l'administration fiscale. La seule chose qui compte, c'est la nécessité: sans cet équipement, votre employé ne pourra pas exercer ses fonctions. Dans le même temps, en cas de doute sur la nécessité de tel ou tel équipement, la charge de la preuve du contraire incombera aux autorités fiscales, ainsi que tous les frais d'une telle preuve.
Que faut-il garder à l'esprit lors de l'attribution d'un numéro de téléphone professionnel à un employé?
- Contrat d'utilisation distinct
Si vous souhaitez donner à votre employé un numéro de téléphone professionnel, envisagez de conclure un accord distinct et de préciser les conditions de base pour l'utilisation du téléphone, son entretien, son retour après son départ, etc. Faites également attention à l'utilisation de forfaits Internet pour ce téléphone, si nécessaire, et incluez-les également dans le contrat. C'est important, par exemple, car le coût de l'itinérance à l'étranger peut être très élevé.
Attention: le téléphone n'est pas taxé uniquement s'il est requis pour le poste, alors n'oubliez pas d'indiquer le titre du salarié.
- Factures de téléphone
Assurez-vous que votre facture de téléphone professionnel sera facturée à l'employeur. Cela est nécessaire pour pouvoir rembourser la TVA que vous avez payée lors de l'achat du téléphone et / ou de l'abonnement. Si la facture est facturée au nom de l'employé, vous devrez, en tant qu'employeur, payer une TVA de 21% en plus du coût du téléphone et / ou de l'abonnement. Compte tenu des prix élevés de certains modèles, cela peut être un montant élevé.
- Conditions de travail supplémentaires
Le coût de la politique commerciale donne aux employeurs la possibilité d'utiliser la question d'un numéro de téléphone professionnel comme une incitation supplémentaire à travailler pour les employés. Mais soyez réaliste, les autorités fiscales peuvent remettre en question la faisabilité des dépenses si vous décidez de donner à vos employés un téléphone, un ordinateur portable et une tablette à la fois.
