Numérotation des factures aux Pays-Bas : erreurs courantes et options
31.03.2022Nous recevons beaucoup de questions concernant la numérotation des factures. Par exemple, ceux-ci :
- Pourquoi l'IRS se soucie-t-il de la façon dont je numérote les factures ? La numérotation pose-t-elle vraiment de vrais problèmes de validation ?
En bref, le nombre manquant est le profit non affiché. C'est pourquoi il est important de savoir numéroter correctement les factures.
Erreurs courantes
Très souvent, une personne, ne sachant pas quel numéro mettre, met un numéro associé à une date, ou propose d'autres moyens - simplement parce qu'elle ne veut pas émettre la facture numéro un. Il est gêné que le client sache - il est le premier.
Et il arrive qu'il n'y ait pas de numérotation du tout ou qu'elle coïncide avec la date actuelle. Soit la numérotation est la suivante : « 1er janvier, 2 janvier, 3 janvier », puis « 1er février, 2 février, 3 février ».
Une telle numérotation sera perçue comme incorrecte. Cela peut déclencher une vérification par laquelle l'IRS peut très bien examiner tous les reçus de tous vos comptes, y compris tous vos comptes privés et partenaires, pour déterminer quel est votre revenu réel. Autrement dit, il ne sera pas calculé sur les factures, mais sur ce que vous avez réellement.
Options de numérotation des factures
Comment s'assurer qu'il n'y a pas de questions de la part de l'impôt? Il est important de savoir : le numéro de facture doit contenir une pièce dans laquelle il y a un ordinal (Ascendant) numérotation. Les chiffres sont à ne pas manquer.
Si vous voulez écrire, supposons que "clientA' et 'clientB", tu peux le faire. Mais en même temps, un morceau de la texture (au début, à la fin ou au milieu) devrait commencer à partir du n ° 1 et ainsi de suite. Le principe d'ordre doit être préservé. Il ne doit pas y avoir de numéros manquants. En même temps, la facture peut contenir des tirets, des points, des barres obliques ou des lettres qui signifient quelque chose pour vous (client, direction).
Si, néanmoins, vous avez commencé votre travail avec le 80e numéro, préparez-vous au fait que le bureau des impôts vous demandera: où se trouvent, en fait, toutes vos soixante-dix-neuf factures précédentes? Si tel est votre cas, vous devez être prêt à expliquer que vous ne vouliez pas dire au client qu'il était votre premier. Une telle explication peut être acceptée.
En savoir plus sur la facturation en général. ici.
Et que faire quand la nouvelle année commence ?
Dois-je commencer à numéroter à partir d'un ou puis-je continuer celui que vous avez dirigé l'année dernière ?
Selon la loi, vous pouvez commencer une nouvelle numérotation à partir de la nouvelle année. Mais alors les textures de l'ancienne année devraient être visuellement différentes de la nouvelle année.
Par exemple. Vous avez eu la dernière facture 2021-30, et dans la nouvelle année 2022-01. Ou vous aviez 65-21, et maintenant 1-22. Vous pouvez également prendre le dernier chiffre de l'année. Par exemple, vous y aviez le numéro de facture 103, où 1 est la désignation de 2021. Et maintenant vous aurez 201, où 2 est 2022.
N'oubliez pas que vous devez être en mesure d'expliquer la logique derrière la numérotation des factures.
Quels sont les avantages de la nouvelle numérotation à partir de la nouvelle année ?
En clôturant l'année précédente, beaucoup constatent qu'ils ont oublié de facturer un certain montant. Si la numérotation est continue, vous n'aurez pas de marge pour les nombres. En conséquence, vous ne pourrez pas corriger la situation et vous devrez émettre une facture au cours de la nouvelle année. Et cela affectera vos impôts. Dans le cas contraire, vous disposerez d'une marge de manœuvre.
L'IRS cherchera le numéro manquant
Il arrive que l'ordre de numérotation soit confus du fait que les factures sont émises par plusieurs personnes en même temps. Ou, par exemple, le client n'a pas payé la facture et l'entrepreneur a décidé de «l'annuler».
Cela ne peut pas être fait. Vous devez procéder différemment, à savoir rédiger une note de crédit (facture avec un moins) pour une facture impayée.
Par exemple, vous avez la facture n°23 de 100 euros, et la facture n°24 sera un avoir, c'est-à-dire une facture avec un moins (-100). Il sera délivré pour le même client, la même TVA. Là, vous devrez écrire "annulation de la commande précédente, -100". Ensemble, ils vous donneront zéro.
Si vous manquez simplement la facture, les fiscalistes chercheront l'argent. N'oubliez pas qu'aux Pays-Bas, les taxes sont prélevées sur les factures émises et non sur l'argent reçu. Toutes vos factures facturées dans la période au cours de laquelle elles sont facturées sont soumises à l'assujettissement à la taxe.
Que faire si vous souhaitez émettre une facture, mais que vous n'êtes pas sûr que le client la paiera ?
Il y a une offre pour cela. Une offre est une « invitation » à payer tant qu'elle est valide. Mais cela n'entraîne pas de taxation.
Par conséquent, votre offre peut avoir une numérotation complètement différente. Vous pouvez la numéroter ou non - cela reste à votre discrétion, car l'offre n'est pas un document comptable (elle n'est pas obligatoire pour le paiement et la fiscalité). Par essence, une offre est une offre commerciale.
L'offre signée n'annule pas l'émission de la facture. Une facture doit être enregistrée. L'offre seule ne suffit pas pour le client (pour confirmer ses frais) ou pour vous (pour confirmer votre vente).
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Et si vous émettez des factures sous le même numéro à deux personnes différentes ?
Par exemple, vous aviez déjà la facture n° 25 et vous avez de nouveau émis la n° 25, mais avez trouvé une erreur en fin d'année. Vous pouvez ajouter dans la deuxième facture - 25A. Mais cela n'est pas souhaitable, car lorsque le comptable traite les factures, la numérotation ne correspond pas. Le programme n'accepte pas A et B. Seul le nombre total de factures correspondra.
Vous pouvez également barrer le numéro sur la deuxième facture sous le n° 25 et écrire : « Considérez cette facture n° 26 ». Selon la comptabilité, il se tiendra sous le 26e numéro. Il n'y a rien de mal à ce que le client de la banque écrive «paiement par facture n ° 25», non. L'écart dans la description du paiement n'est important que pour trouver le but du paiement. L'essentiel est que votre copie de la facture porte le bon numéro.
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Dois-je émettre des factures aux particuliers ?
Les acheteurs ordinaires, en règle générale, n'ont pas besoin de facture. Il n'est pas nécessaire d'émettre une facture dans ce cas - vous pouvez tenir un registre de ces ventes pour la période.
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