Bereitstellung eines Arbeitstelefons für Mitarbeiter, wie es funktioniert
23.10.2019In einigen Fällen verstehen Sie als Arbeitgeber, dass Ihre Mitarbeiter lediglich ein Arbeitstelefon benötigen. Und manchmal ist für die Mitarbeiter selbst die Bereitstellung eines Arbeitstelefons ein wichtiges zusätzliches Argument bei der Entscheidung über die Wahl eines Arbeitsplatzes. Glücklicherweise verstehen dies auch die Steuerbehörden. Mit der Einführung neuer Regeln für die Geschäftskosten ist die Verwendung von Arbeitshandys einfacher geworden. Im Folgenden sprechen wir über Steuervorschriften, die für Arbeitgeber von Interesse sein werden.
Die Regeln für die Bereitstellung einer geschäftlichen Telefonnummer sind derzeit sehr transparent. In der Vergangenheit hat das IRS zwischen geschäftlicher und privater Nutzung des Telefons unterschieden. Der Arbeitnehmer musste sein Telefon bei der Arbeit zu mindestens 10% benutzen, sonst würde die Steuervergünstigung nicht mehr gelten. Darüber hinaus konnte das Telefon nur am Arbeitsplatz verwendet werden.
Nach der Einführung neuer Regeln für die Geschäftskosten (Arbeitskostenregelung) ist alles viel einfacher geworden. Das vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mobiltelefon ist grundsätzlich steuerfrei. Dies gilt sowohl für das Gerät als auch für die Kosten des Abonnements und somit für andere Kosten für die Nutzung des Telefons. Das IRS unterscheidet nicht mehr zwischen Arbeit und Privatgebrauch. Stattdessen wird nun das sogenannte Notwendigkeitskriterium angewendet.
Was ist das?
Notwendigkeitskriterium (noodzakelijkheidskriterium) Ist eine Gelegenheit für Sie als Arbeitgeber, selbst zu entscheiden, ob ein Mitarbeiter ein Mobiltelefon benötigt, um seine Arbeit zu erledigen. Wenn Sie der Meinung sind, dass dies der Fall ist, können Sie ein Telefon bereitstellen. Ein Mitarbeiter kann es sowohl für geschäftliche als auch für private Zwecke verwenden, um das Telefon mit nach Hause zu nehmen. Für das Finanzamt spielt es keine Rolle mehr, ob der Mitarbeiter dieses Telefon für persönliche Zwecke nutzt. Das Telefon wird nicht mehr als Teil des Gehalts betrachtet und es besteht daher keine Notwendigkeit, Versicherungsabzüge vorzunehmen.
Voraussetzung für die Anwendung des Notwendigkeitskriteriums ist, dass der Arbeitgeber alle Telefonkosten trägt. Sie können sie keinem Mitarbeiter geben. Wenn der Mitarbeiter jedoch eine teurere Marke oder ein teureres Modell als für den Job erforderlich wählt, können Sie einen persönlichen Beitrag anfordern, dh ein Teil der Zahlung erfolgt auf Kosten des Mitarbeiters. In diesem Fall bleibt das Telefon Eigentum des Unternehmens, was bedeutet, dass der Mitarbeiter es zurückgeben oder den Restwert bezahlen muss, wenn er das Telefon nicht mehr für die Arbeit benötigt. Dies ist als Situation der Kündigung eines Arbeitsvertrags oder des Empfangs von Mitarbeitern einer neuen Position innerhalb des Unternehmens zu verstehen.
Was deckt das Bedarfskriterium noch ab?
Das Kriterium der Notwendigkeit gilt nicht nur für Telefone, sondern auch für andere Geräte wie Desktops, Laptops und Tablets. Arbeitsgeräte fallen ebenfalls unter diese Regel. Auf diese Weise können Sie einem Mitarbeiter mehrere Geräte zur Verfügung stellen, mit denen er ohne steuerliche Auswirkungen arbeiten kann.
Ein Beispiel ist die Arbeit eines Remote-Vertriebsleiters, der sich bei seiner Arbeit auf ein Mobiltelefon und einen Laptop verlässt. Als Faustregel für die Geschäftskosten können Sie beide Geräte steuerfrei erwerben. Ob Ihr Mitarbeiter gleichzeitig seine persönlichen E-Mails auf diesem Computer abruft oder Freunde von seinem Arbeitstelefon aus anruft, spielt für die Steuerbehörden keine Rolle. Das einzige, was zählt, ist die Notwendigkeit: Ohne diese Ausrüstung kann Ihr Mitarbeiter seine Aufgaben nicht erfüllen. Gleichzeitig werden im Falle von Zweifeln an der Notwendigkeit dieses oder jenes Geräts die Beweislast für das Gegenteil von der Steuerbehörde sowie allen Kosten eines solchen Nachweises getragen.
Was ist sonst noch zu beachten, wenn Sie einem Mitarbeiter eine geschäftliche Telefonnummer geben?
- Separater Vertrag zur Nutzung
Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter eine geschäftliche Telefonnummer geben möchten, sollten Sie eine separate Vereinbarung abschließen und die Grundbedingungen für die Verwendung des Telefons, die Wartung, die Rückgabe nach der Kündigung und dergleichen festlegen. Achten Sie bei Bedarf auch auf die Verwendung von Internetpaketen für dieses Telefon und nehmen Sie diese ebenfalls in die Vereinbarung auf. Dies ist beispielsweise deshalb wichtig, weil die Kosten für Roaming im Ausland sehr hoch sein können.
Bitte beachten Sie: Das Telefon wird nicht nur dann besteuert, wenn es für den Job benötigt wird. Vergessen Sie daher nicht, den Titel des Mitarbeiters anzugeben.
- Telefonrechnungen
Stellen Sie sicher, dass Ihre geschäftlichen Telefonrechnungen auf den Namen des Arbeitgebers lauten. Dies ist erforderlich, um die Mehrwertsteuer, die Sie beim Kauf des Telefons und / oder beim Abonnieren gezahlt haben, erstatten zu können. Wenn die Rechnung auf den Namen des Arbeitnehmers abgerechnet wird, müssen Sie als Arbeitgeber 21% Mehrwertsteuer zusätzlich zu den Kosten für Telefon und / oder Abonnement zahlen. Angesichts der hohen Preise für einige Modelle kann dies eine erhebliche Menge sein.
- Zusätzliche Arbeitsbedingungen
Die Kosten für die Durchführung von Geschäftspolitiken geben Arbeitgebern die Möglichkeit, die Ausgabe einer Geschäftstelefonnummer als zusätzlichen Anreiz für die Arbeit für Arbeitnehmer zu verwenden. Seien Sie jedoch realistisch, die Steuerbehörden können die Machbarkeit von Ausgaben in Frage stellen, wenn Sie den Mitarbeitern gleichzeitig ein Telefon, einen Laptop und ein Tablet geben.
