Furnizarea unui telefon de lucru angajaților, cum funcționează
23.10.2019În unele cazuri, în calitate de angajator, înțelegeți că angajații dvs. au nevoie pur și simplu de un telefon de lucru. Și, uneori, pentru angajații înșiși, furnizarea unui număr de telefon la locul de muncă este un argument suplimentar important atunci când se decide asupra alegerii unui loc de muncă. Din fericire, și autoritățile fiscale înțeleg acest lucru. Odată cu introducerea de noi reguli privind costurile de a face afaceri, utilizarea telefoanelor mobile de la serviciu a devenit mai ușoară. Mai jos vorbim despre regulile fiscale care vor fi de interes pentru angajatori.
Regulile privind furnizarea unui număr de telefon la serviciu sunt în prezent foarte transparente. În trecut, IRS făcea o distincție între munca și utilizarea privată a telefonului. Angajatul a trebuit să-și folosească telefonul la locul de muncă cel puțin 10%, altfel scăderea impozitului ar înceta să se aplice. În plus, telefonul nu putea fi utilizat decât la locul de muncă.
După introducerea de noi reguli cu privire la costurile de afaceri (schema costurilor legate de muncă), totul a devenit mult mai ușor. Telefonul mobil furnizat de angajator este, în principiu, scutit de impozite. Acest lucru se aplică atât dispozitivului, cât și costului abonamentului, deci și altor costuri de utilizare a telefonului. IRS nu mai face diferența între muncă și utilizare privată. În schimb, așa-numitul criteriu de necesitate este acum aplicat.
Ce este asta?
Criteriul de necesitate (noodzakelijkheidscriterium) Este o oportunitate pentru dvs., ca angajator, de a decide singur dacă un angajat are nevoie de un telefon mobil pentru a-și face treaba. Dacă credeți că acesta este cazul, puteți oferi un telefon. Un angajat îl poate folosi atât în scopuri comerciale, cât și personale, astfel încât să poată lua telefonul acasă. Pentru biroul fiscal nu mai contează dacă angajatul folosește acest telefon în scopuri personale. Telefonul nu mai este considerat parte a salariului și, în consecință, nu este necesar să faceți deduceri de asigurare pe acesta.
Condiția pentru aplicarea criteriului necesității este ca angajatorul să plătească toate taxele telefonice. Nu le puteți da unui angajat. Cu toate acestea, dacă angajatul alege o marcă sau un model mai scump decât este necesar pentru locul de muncă, puteți solicita o contribuție personală, adică o parte din plată va fi plătită de angajat. În acest caz, telefonul rămâne proprietatea companiei, ceea ce înseamnă că angajatul va trebui să îl returneze sau să plătească valoarea reziduală dacă nu mai are nevoie de telefon pentru muncă. Aceasta ar trebui înțeleasă ca o situație de reziliere a unui contract de muncă sau primirea de angajați pentru o nouă funcție în cadrul companiei.
Ce altceva acoperă criteriul necesității?
Criteriul necesității se aplică nu numai telefoanelor, ci și altor echipamente precum desktop-uri, laptopuri și tablete. Instrumentele de lucru intră, de asemenea, sub această regulă. În acest fel, puteți oferi unui angajat mai multe dispozitive pentru a lucra fără implicații fiscale.
Un exemplu este munca unui manager de vânzări la distanță care se bazează pe un telefon mobil și laptop pentru a-și face treaba. Ca regulă generală pentru costurile de afaceri, puteți achiziționa ambele dispozitive fără taxe. Fie că, în același timp, angajatul dvs. își verifică e-mailul personal pe acest computer sau apelează prietenii de pe telefonul său de la serviciu, nu contează pentru autoritățile fiscale. Singurul lucru care contează este necesitatea: fără acest echipament, angajatul dvs. nu își va putea îndeplini sarcinile. În același timp, în cazul în care există îndoieli cu privire la necesitatea acestui echipament sau a altor echipamente, sarcina probei contrare va reveni autorității fiscale, precum și toate costurile acestei dovezi.
Ce altceva mai este util să rețineți atunci când dați unui angajat un număr de telefon de la serviciu?
- Contract separat de utilizare
Dacă doriți să oferiți angajatului dvs. un număr de telefon de la serviciu, luați în considerare încheierea unui acord separat și precizarea condițiilor de bază pentru utilizarea telefonului, întreținerea acestuia, revenirea după terminare și altele asemenea. De asemenea, acordați atenție utilizării pachetelor de internet pentru acest telefon, dacă este necesar, și includeți-l și în acord. Acest lucru este important, de exemplu, deoarece costul roamingului în străinătate poate fi foarte mare.
Vă rugăm să rețineți: telefonul nu este taxat doar dacă este necesar pentru locul de muncă, așa că nu uitați să indicați titlul angajatului.
- Facturile telefonice
Asigurați-vă că factura telefonică a companiei dvs. va fi facturată angajatorului. Acest lucru este necesar pentru a putea rambursa TVA-ul pe care l-ați plătit la achiziționarea telefonului și / sau la abonare. Dacă factura este facturată pe numele angajatului, atunci, ca angajator, va trebui să plătiți 21% TVA în plus față de costul telefonului și / sau al abonamentului. Având în vedere prețurile ridicate pentru unele modele, aceasta poate fi o sumă grea.
- Condiții suplimentare de muncă
Politica privind costul de a face afaceri oferă angajatorilor posibilitatea de a utiliza un număr de telefon al afacerii ca stimulent suplimentar pentru angajați. Dar fiți realiști, autoritățile fiscale pot pune la îndoială fezabilitatea cheltuielilor dacă decideți să oferiți angajaților un telefon, laptop și tabletă simultan.
