Fornecendo um telefone comercial aos funcionários, como funciona
23.10.2019Em alguns casos, como empregador, você entende que seus funcionários precisam apenas de um telefone comercial. E, às vezes, para os próprios funcionários, o fornecimento de um número de telefone comercial é um argumento adicional importante ao decidir sobre a escolha de um local de trabalho. Felizmente, as autoridades fiscais também entendem isso. Com a introdução de novas regras sobre o custo de fazer negócios, o uso de telefones móveis no trabalho tornou-se mais fácil. A seguir, falaremos sobre as regras fiscais que serão do interesse dos empregadores.
As regras relativas ao fornecimento de um número de telefone comercial são atualmente muito transparentes. No passado, o IRS fazia uma distinção entre trabalho e uso privado do telefone. O funcionário tinha que usar o telefone no trabalho pelo menos 10%, caso contrário, o incentivo fiscal deixaria de ser aplicável. Além disso, o telefone só pode ser usado no local de trabalho.
Após a introdução de novas regras sobre os custos de fazer negócios (regime de custos trabalhistas), tudo se tornou muito mais fácil. O telemóvel fornecido pelo empregador é, em princípio, isento de impostos. Isso se aplica tanto ao dispositivo quanto ao custo da assinatura e, portanto, a outros custos de uso do telefone. O IRS não diferencia mais entre trabalho e uso privado. Em vez disso, o chamado critério de necessidade agora é aplicado.
O que é isso?
Critério de necessidade (critério noodzakelijkheid) É uma oportunidade para você, como empregador, decidir por si mesmo se um funcionário precisa de um telefone celular para fazer seu trabalho. Se você acha que este é o caso, você pode fornecer um telefone. Um funcionário pode usá-lo para fins comerciais e pessoais, portanto, ele pode levar o telefone para casa. Para a administração fiscal, não importa mais se o funcionário usa esse telefone para fins pessoais. O telefone não é mais considerado parte do salário e, dessa forma, não há necessidade de dedução do seguro.
A condição para a aplicação do critério de necessidade é que o empregador pague todas as despesas telefônicas. Você não pode dá-los a um funcionário. Porém, caso o funcionário opte por uma marca ou modelo mais caro do que o necessário para o trabalho, pode-se solicitar uma contribuição pessoal, ou seja, parte do pagamento será feito por conta do funcionário. Nesse caso, o telefone permanece propriedade da empresa, o que significa que o funcionário terá que devolvê-lo ou pagar o valor residual caso não precise mais do telefone para trabalhar. Isso deve ser entendido como uma situação de rescisão de contrato de trabalho ou de recebimento de empregado de novo cargo na empresa.
O que mais o critério de necessidade cobre?
O critério da necessidade se aplica não apenas aos telefones, mas também a outros equipamentos como desktops, laptops e tablets. As ferramentas de trabalho também se enquadram nesta regra. Dessa forma, você pode fornecer a um funcionário vários dispositivos para trabalhar sem implicações fiscais.
Um exemplo é o trabalho de um gerente de vendas remoto que depende de um telefone celular e laptop para fazer seu trabalho. Como regra geral para o custo de fazer negócios, você pode comprar ambos os dispositivos sem impostos. Quer seja ao mesmo tempo que o seu funcionário verifica o seu e-mail pessoal neste computador ou liga para os amigos do seu telefone do trabalho, para as autoridades fiscais não importa. O que importa é a necessidade: sem este equipamento, o seu funcionário não poderá cumprir as suas funções. Paralelamente, em caso de dúvida quanto à necessidade deste ou daquele equipamento, caberá ao fisco o ónus da prova em contrário, bem como todas as despesas inerentes à referida prova.
O que mais é útil ter em mente ao fornecer um número de telefone comercial a um funcionário?
- Contrato separado para uso
Se você quiser dar ao seu funcionário um número de telefone do trabalho, considere fechar um contrato separado e especificar as condições básicas de uso do telefone, manutenção, retorno após a saída e assim por diante. Preste atenção também ao uso de pacotes de internet para este telefone, se necessário, e inclua-os também no contrato. Isso é importante, por exemplo, porque o custo do roaming no exterior pode ser muito alto.
Atenção: o telefone não é tributado apenas se for necessário para a função, por isso não se esqueça de indicar o cargo do funcionário.
- Contas de telefone
Certifique-se de que as contas telefônicas da sua empresa estejam no nome do empregador. Isso é necessário para poder reembolsar o IVA que você pagou na compra do telefone e / ou assinatura. Se a fatura for faturada em nome do funcionário, você, como empregador, terá que pagar 21% de IVA sobre o custo do telefone e / ou assinatura. Dados os altos preços de alguns modelos, pode ser um valor alto.
- Condições de trabalho adicionais
A política de custo de fazer negócios oferece aos empregadores a capacidade de usar um número de telefone comercial como um incentivo adicional para os funcionários. Mas seja realista, as autoridades fiscais podem questionar a viabilidade de gastar se você decidir dar aos funcionários um telefone, um laptop e um tablet ao mesmo tempo.
