Numeracja faktur w Holandii: typowe błędy i opcje
31.03.2022Otrzymujemy wiele pytań dotyczących numeracji faktur. Na przykład te:
- Dlaczego IRS dba o to, jak numeruję faktury? Czy numeracja naprawdę stwarza prawdziwe problemy z walidacją?
W skrócie brakująca liczba to niewidoczny zysk. Dlatego ważne jest, aby wiedzieć, jak poprawnie numerować faktury.
Typowe błędy
Bardzo często osoba, nie wiedząc jaki numer wstawić, stawia numer związany z datą lub wymyśla inne sposoby – po prostu dlatego, że nie chce wystawić faktury numer jeden. Wstydzi się, że klient będzie wiedział – jest pierwszy.
I zdarza się, że w ogóle nie ma numeracji lub pokrywa się z aktualną datą. Lub numeracja jest następująca: „1 stycznia, 2 stycznia, 3 stycznia”, a następnie „1 lutego, 2 lutego, 3 lutego”.
Taka numeracja będzie odbierana jako nieprawidłowa. Może to wywołać kontrolę, dzięki której IRS może równie dobrze przejrzeć wszystkie wpływy na wszystkich twoich kontach, w tym na wszystkich twoich kontach prywatnych i partnerskich, aby ustalić, jaki jest twój prawdziwy dochód. Oznacza to, że zostanie obliczony nie na podstawie faktur, ale na podstawie tego, co faktycznie masz.
Opcje numeracji faktur
Jak upewnić się, że nie ma pytań od podatku?? Ważne jest, aby wiedzieć: numer faktury musi zawierać kawałek, w którym znajduje się liczba porządkowa (rosnąco) numeracja. Liczb nie można przegapić.
Jeśli chcesz pisać, załóżmy, że „klientA' i 'klientB", możesz to zrobić. Ale jednocześnie jakiś kawałek tekstury (na początku, na końcu lub w środku) powinien zaczynać się od nr 1 i dalej. Należy zachować zasadę kolejności. Nie powinno być brakujących numerów. Jednocześnie faktura może zawierać myślniki, kropki, ukośniki lub litery, które coś dla Ciebie znaczą (klient, kierunek).
Jeśli jednak zacząłeś pracę od 80. numeru, to bądź przygotowany na to, że urząd skarbowy zapyta: gdzie właściwie są wszystkie twoje poprzednie siedemdziesiąt dziewięć faktur? Jeśli tak jest w Twoim przypadku, musisz być przygotowany na wyjaśnienie, że nie chciałeś powiedzieć klientowi, że był Twoim pierwszym. Takie wyjaśnienie można zaakceptować.
Przeczytaj więcej o fakturowaniu. tutaj.
A co zrobić, gdy zacznie się nowy rok?
Czy muszę zacząć numerację od jednego, czy mogę kontynuować tę, którą prowadziłeś w zeszłym roku?
Zgodnie z prawem nową numerację można rozpocząć od nowego roku. Ale wtedy tekstury starego roku powinny różnić się wizualnie od nowego roku.
Na przykład. Miałeś ostatnią fakturę 2021-30, aw nowym 2022-01. Albo miałeś 65-21, a teraz 1-22. Możesz także wziąć ostatnią cyfrę roku. Na przykład miałeś tam numer faktury 103, gdzie 1 to oznaczenie roku 2021. A teraz będziesz miał 201, gdzie 2 to 2022.
Pamiętaj, że musisz umieć wyjaśnić logikę numeracji faktur.
Jakie są zalety nowej numeracji od nowego roku?
Zamykając stary rok, wielu stwierdza, że zapomnieli zafakturować pewną kwotę. Jeśli numeracja jest ciągła, nie będziesz mieć marginesu na liczby. W związku z tym nie będziesz w stanie naprawić sytuacji i będziesz musiał wystawić fakturę w nowym roku. A to wpłynie na twoje podatki. W odwrotnej sytuacji będziesz miał pole do popisu.
IRS poszuka brakującego numeru
Zdarza się, że kolejność numeracji jest mylona ze względu na fakt, że faktury wystawia kilka osób jednocześnie. Albo np. klient nie zapłacił faktury, a przedsiębiorca zdecydował się ją „anulować”.
Nie da się tego zrobić. Trzeba to zrobić inaczej, a mianowicie wypisać notę kredytową (fakturę z minusem) za nieopłaconą fakturę.
Na przykład masz fakturę nr 23 na 100 euro, a faktura nr 24 będzie notą kredytową, czyli fakturą z minusem (-100). Zostanie wystawiony na tego samego klienta, ten sam VAT. Tam będziesz musiał napisać „anulowanie poprzedniego zamówienia, -100”. Razem dadzą ci zero.
Jeśli po prostu przegapisz fakturę, doradcy podatkowi będą szukać pieniędzy. Nie zapominaj, że w Holandii podatki naliczane są od wystawionych faktur, a nie od otrzymanych pieniędzy. Wszystkie faktury zafakturowane w okresie, w którym są rozliczane, zaliczają się do zobowiązań podatkowych.
A co jeśli chcesz wystawić fakturę, ale nie masz pewności, że klient za nią zapłaci?
Jest na to oferta. Oferta jest „zaproszeniem” do zapłaty, dopóki jest ważna. Ale to nie prowadzi do opodatkowania.
Dlatego Twoja oferta może mieć zupełnie inną numerację. Możesz go ponumerować lub nie numerować - według własnego uznania, ponieważ oferta nie jest dokumentem księgowym (nie jest obowiązkowa dla płatności i podatków). W istocie oferta jest ofertą handlową.
Podpisana oferta nie anuluje wystawienia faktury. Faktura musi zostać zaksięgowana. Sama oferta nie wystarczy ani klientowi (potwierdzenie jego kosztów) ani Tobie (potwierdzeniu sprzedaży).
Nasi specjaliści szybko przygotują ofertę wraz z linkiem do płatności. Więcej tutaj.
A jeśli wystawiałeś faktury pod tym samym numerem dwóm różnym osobom?
Na przykład miałeś już fakturę nr 25 i ponownie wypisałeś nr 25, ale pod koniec roku znalazłeś błąd. Możesz doliczyć w drugiej fakturze - 25A. Ale jest to niepożądane, ponieważ gdy księgowy przetwarza faktury, numeracja nie będzie pasować. Program nie akceptuje A i B. Zgodna będzie tylko łączna liczba faktur.
Możesz również przekreślić numer na drugiej fakturze pod nr 25 i napisać: „Rozważ tę fakturę nr 26”. Według księgowości odbędzie się pod 26. numerem. Nie ma nic złego w tym, że klient w banku pisze „płatność fakturą nr 25”, nie. Rozbieżność w opisie płatności ma znaczenie tylko dla odnalezienia celu płatności. Najważniejsze jest to, że Twoja kopia faktury ma prawidłowy numer.
_____
Czy muszę wystawiać faktury osobom fizycznym?
Zwykli kupujący z reguły nie potrzebują faktury. W tym przypadku nie jest konieczne wystawienie faktury - możesz prowadzić ewidencję tej sprzedaży przez okres.
Jeśli masz jakiekolwiek pytania, możesz zapisać się na konsultację lub zgłosić się do nas po usługi księgowe. Napisz do nas w bocie czatu na stronie internetowej, w sieci społecznościowej lub e-mailem info@nalog.nl.
