Proporcionar un teléfono del trabajo a los empleados, cómo funciona
23.10.2019En algunos casos, como empleador, comprende que sus empleados simplemente necesitan un teléfono del trabajo. Y, a veces, para los propios empleados, la provisión de un teléfono de trabajo es un argumento adicional importante a la hora de decidir la elección de un lugar de trabajo. Afortunadamente, las autoridades fiscales también comprenden esto. Con la introducción de nuevas reglas sobre el costo de hacer negocios, el uso de teléfonos móviles en el trabajo se ha vuelto más fácil. A continuación hablamos de las normas fiscales que serán de interés para los empleadores.
Las reglas relativas a la provisión de un número de teléfono del trabajo son actualmente muy transparentes. En el pasado, el IRS hizo una distinción entre el trabajo y el uso privado del teléfono. El empleado tenía que usar su teléfono en el trabajo al menos un 10%, de lo contrario la exención de impuestos dejaría de aplicarse. Además, el teléfono solo se puede utilizar en el lugar de trabajo.
Después de la introducción de nuevas reglas con respecto a los costos de hacer negocios (esquema de costos laborales), todo se ha vuelto mucho más fácil. El teléfono móvil proporcionado por el empleador está, en principio, libre de impuestos. Esto se aplica tanto al dispositivo, al costo de la suscripción, como a otros costos de uso del teléfono. El IRS ya no distingue entre el trabajo y el uso privado. En cambio, ahora se aplica el llamado criterio de necesidad.
¿Qué es?
Criterio de necesidad (criterio noodzakelijkheids) Es una oportunidad para que usted, como empleador, decida por sí mismo si un empleado necesita un teléfono móvil para hacer su trabajo. Si cree que este es el caso, puede proporcionar un teléfono. Un empleado puede usarlo tanto para fines comerciales como personales, por lo que puede llevarse el teléfono a casa. Para la oficina de impuestos ya no importa si el empleado usa este teléfono para fines personales. El teléfono ya no se considera parte del salario y, en consecuencia, no es necesario realizar deducciones de seguro sobre él.
La condición para aplicar el criterio de necesidad es que el empleador debe pagar todos los costos telefónicos. No puede dárselos a un empleado. Sin embargo, si el empleado opta por una marca o modelo más costoso de lo necesario para el trabajo, puede solicitar un aporte personal, es decir, parte del pago se hará a cargo del empleado. En este caso, el teléfono sigue siendo propiedad de la empresa, lo que significa que el empleado deberá devolverlo o pagar el valor residual si ya no necesita el teléfono para trabajar. Esto debe entenderse como una situación de rescisión de un contrato de trabajo o recepción de empleados de un nuevo puesto dentro de la empresa.
¿Qué más cubre el criterio de necesidad?
El criterio de necesidad se aplica no solo a los teléfonos, sino también a otros equipos como computadoras de escritorio, portátiles y tabletas. Las herramientas de trabajo también caen bajo esta regla. De esta forma, puede proporcionar a un empleado varios dispositivos con los que trabajar sin implicaciones fiscales.
Un ejemplo es el trabajo de un gerente de ventas remoto que depende de un teléfono móvil y una computadora portátil para hacer su trabajo. Como regla general para el costo de hacer negocios, puede comprar ambos dispositivos libres de impuestos. Si al mismo tiempo su empleado revisa su correo electrónico personal en esta computadora o llama a sus amigos desde su teléfono del trabajo, para las autoridades fiscales no importa. Lo único que importa es la necesidad: sin este equipo, su empleado no podrá realizar sus funciones. Al mismo tiempo, en caso de dudas sobre la necesidad de tal o cual equipo, la carga de la prueba en contrario recaerá sobre las autoridades fiscales, así como todos los costos de dicha prueba.
¿Qué más es útil tener en cuenta al darle a un empleado un número de teléfono del trabajo?
- Contrato separado de uso
Si desea darle a su empleado un número de teléfono del trabajo, considere la posibilidad de celebrar un acuerdo por separado y detallar las condiciones básicas para usar el teléfono, repararlo, regresar después de irse, etc. También preste atención al uso de paquetes de Internet para este teléfono, si es necesario, e inclúyalo también en el acuerdo. Esto es importante, por ejemplo, porque el costo de la itinerancia en el extranjero puede ser muy alto.
Tenga en cuenta: el teléfono no está sujeto a impuestos solo si es necesario para el trabajo, así que no olvide indicar el cargo del empleado.
- Facturas de teléfono
Asegúrese de que la factura de teléfono de su empresa se facture al empleador. Esto es necesario para poder reembolsar el IVA que pagó al comprar el teléfono y / o suscribirse. Si la factura se factura a nombre del empleado, entonces usted, como empleador, tendrá que pagar el 21% de IVA además del precio del teléfono y / o suscripción. Dados los altos precios de algunos modelos, esta puede ser una cantidad considerable.
- Condiciones laborales adicionales
La política del costo de hacer negocios brinda a los empleadores la capacidad de utilizar la emisión de un número de teléfono comercial como un incentivo adicional para trabajar para los empleados. Pero sea realista, las autoridades fiscales pueden cuestionar la viabilidad del gasto si decide darles a los empleados un teléfono, una computadora portátil y una tableta a la vez.
