Предоставяне на работен телефон на служителите, как работи
23.10.2019В някои случаи като работодател разбирате, че вашите служители просто се нуждаят от работен телефон. И понякога за самите служители предоставянето на служебен телефон е важен допълнителен аргумент при вземането на решение за избора на място на работа. За щастие данъчните власти също разбират това. С въвеждането на нови правила за разходите за правене на бизнес, използването на работни мобилни телефони стана по-лесно. По-долу говорим за данъчни правила, които ще представляват интерес за работодателите.
Понастоящем правилата за предоставяне на работен телефонен номер са много прозрачни. В миналото IRS правеше разлика между работа и частна употреба на телефона. Служителят трябваше да използва телефона си по време на работа поне 10%, в противен случай данъчното облекчение ще престане да се прилага. Освен това телефонът може да се използва само на работното място.
След въвеждането на нови правила относно разходите за правене на бизнес (схема на разходите, свързани с работата), всичко стана много по-лесно. Предоставеният от работодателя мобилен телефон по принцип е без данъци. Това се отнася както за устройството, така и за цената на абонамента, както и за други разходи за използване на телефона. IRS вече не прави разлика между работа и частна употреба. Вместо това сега се прилага така нареченият критерий за необходимост.
Какво е това?
Критерий за необходимост (noodzakelijkheidscriterium) Възможност ли сте като работодател сами да решите дали даден служител се нуждае от мобилен телефон, за да си върши работата. Ако смятате, че случаят е такъв, можете да осигурите телефон. Служителят може да го използва както за бизнес, така и за лични цели, за да може да вземе телефона вкъщи. За данъчната служба вече няма значение дали служителят използва този телефон за лични цели. Телефонът вече не се счита за част от заплатата и съответно не е необходимо да се правят застрахователни удръжки върху него.
Условието за прилагане на критерия за необходимост е работодателят да заплати всички телефонни разходи. Не можете да ги дадете на служител. Ако обаче служителят избере по-скъпа марка или модел, отколкото е необходимо за работата, можете да поискате лично участие, тоест част от плащането ще бъде извършено за сметка на служителя. В този случай телефонът остава собственост на компанията, което означава, че служителят ще трябва да го върне или да плати остатъчната стойност, ако вече не се нуждае от телефона за работа. Това трябва да се разбира като ситуация на прекратяване на трудов договор или получаване на служители на нова длъжност във фирмата.
Какво друго покрива критерият за нужда?
Критерият за необходимост се отнася не само за телефони, но и за друго оборудване като настолни компютри, лаптопи и таблети. Под това правило попадат и работните инструменти. По този начин можете да предоставите на служител множество устройства, с които да работи без данъчни последици.
Пример е работата на отдалечен мениджър продажби, който разчита на мобилен телефон и лаптоп, за да си върши работата. Като правило за разходите за правене на бизнес, можете да закупите и двете устройства без данъци. Дали в същото време вашият служител проверява личния си имейл на този компютър или се обажда на приятели от работния си телефон, за данъчните власти това няма значение. Единственото, което има значение, е необходимостта: без това оборудване вашият служител няма да може да изпълнява задълженията си. В същото време, в случай на съмнения относно необходимостта от това или онова оборудване, тежестта на доказване на противното ще понесе данъчните власти, както и всички разходи за такова доказване.
Какво друго е полезно да имате предвид, когато давате на служител работен телефонен номер?
- Отделен договор за ползване
Ако искате да дадете на служителя си работен телефонен номер, помислете за сключване на отделно споразумение и изписване на основните условия за използване на телефона, обслужване, връщане след напускане и други подобни. Обърнете внимание и на използването на интернет пакети за този телефон, ако е необходимо, и включете и това в споразумението. Това е важно например, защото цената на роуминга в чужбина може да бъде много висока.
Моля, обърнете внимание: телефонът не се облага с данък само ако е необходим за работата, така че не забравяйте да посочите титлата на служителя.
- Телефонни сметки
Уверете се, че вашата работна телефонна сметка ще бъде таксувана от работодателя. Това е необходимо, за да можете да възстановите ДДС, който сте платили при закупуване на телефона и / или абониране. Ако фактурата се таксува на името на служителя, вие като работодател ще трябва да платите 21% ДДС върху телефона и / или цената на абонамента. Предвид високите цени за някои модели, това може да е солидна сума.
- Допълнителни условия на работа
Цената за правене на бизнес политика дава възможност на работодателите да използват издаването на бизнес телефонен номер като допълнителен стимул за работа на служителите. Но бъдете реалисти, данъчните власти могат да поставят под въпрос осъществимостта на разходите, ако решите да дадете на служителите телефон, лаптоп и таблет наведнъж.
