Номериране на фактури в Холандия: често срещани грешки и опции
31.03.2022Получаваме много въпроси относно номерирането на фактури. Например тези:
- Защо IRS се интересува как номерирам фактурите? Наистина ли номерирането създава реални проблеми с валидирането?
Накратко, липсващото число е непоказана печалба. Ето защо е важно да знаете как правилно да номерирате фактури.
Чести грешки
Много често човек, без да знае кой номер да постави, поставя номер, свързан с дата, или измисля други начини - просто защото не иска да издаде фактура номер едно. Неудобно е, че клиентът ще знае – той е първият.
И се случва изобщо да няма номерация или да съвпада с текущата дата. Или номерацията е както следва: „1 януари, 2 януари, 3 януари“, а след това „1 февруари, 2 февруари, 3 февруари“.
Такова номериране ще бъде възприето като неправилно. Това може да предизвика одит, при който IRS може много добре да преглежда всички разписки във всички ваши сметки, включително всички ваши частни и партньорски сметки, за да определи какъв е реалния ви доход. Тоест ще се изчислява не по фактури, а по това, което всъщност имате.
Опции за номериране на фактури
Как да се уверите, че няма въпроси от данъка? Важно е да знаете: номерът на фактурата трябва да съдържа някакво парче, в което има ред (oplopende) номерация. Числата не са за изпускане.
Ако искате да пишете, да предположим, че „клиентA“ и „клиентB", можеш да го направиш. Но в същото време някое парче от текстурата (в началото, в края или в средата) трябва да започне от номер 1 и нататък. Принципът на реда трябва да се запази. Не трябва да има липсващи числа. В същото време фактурата може да съдържа тирета, точки, наклонени черти или букви, които означават нещо за вас (клиент, посока).
Ако все пак сте започнали работата си с 80-ия брой, тогава бъдете готови за факта, че данъчната служба ще попита: къде всъщност са всичките ви предишни седемдесет и девет фактури? Ако това е вашият случай, тогава трябва да сте готови да обясните, че не сте искали да кажете на клиента, че той е първият ви. Такова обяснение може да се приеме.
Прочетете повече за фактурирането като цяло. тук.
И какво да правим, когато започне новата година?
Трябва ли да започна номерацията от една или мога да продължа тази, която водихте миналата година?
По закон можете да започнете нова номерация от новата година. Но тогава текстурите на старата година трябва да се различават визуално от новата година.
Например. Имахте последната фактура 2021-30, а през новата година 2022-01. Или сте имали 65-21, а сега 1-22. Можете също да вземете последната цифра на годината. Например, там сте имали фактура номер 103, където 1 е обозначението на 2021 г. И сега ще имате 201, където 2 е 2022.
Не забравяйте, че трябва да можете да обясните логиката зад номерирането на фактури.
Какви са предимствата на новата номерация от новата година?
При затваряне на старата година мнозина откриват, че са забравили да фактурират някаква сума. Ако номерирането е непрекъснато, тогава няма да имате поле за числа. Съответно няма да можете да коригирате ситуацията и ще трябва да издадете фактура през новата година. И това ще се отрази на вашите данъци. В обратната ситуация ще имате място за маневриране.
IRS ще търси липсващия номер
Случва се редът на номериране да е объркан поради факта, че фактурите се издават от няколко души едновременно. Или, например, клиентът не е платил фактурата и предприемачът решава да я „анулира“.
Това не може да се направи. Трябва да го направите по различен начин, а именно да напишете кредитно известие (фактура с минус) за неплатена фактура.
Например, имате фактура № 23 за 100 евро, а фактура № 24 ще бъде кредитно известие, тоест фактура с минус (-100). Ще се издава за същия клиент, същия ДДС. Там ще трябва да напишете „отмяна на предишната поръчка, -100“. Заедно ще ви дадат нула.
Ако просто пропуснете фактурата, тогава данъчните специалисти ще търсят парите. Не забравяйте, че в Холандия данъците се начисляват върху издадените фактури, а не върху получените пари. Всички ваши фактурирани фактури в периода, в който са фактурирани, подлежат на данъчно задължение.
Ами ако искате да издадете фактура, но не сте сигурни, че клиентът ще я плати?
За това има оферта. Офертата е "покана" за плащане, докато е валидна. Но това не води до данъчно облагане.
Следователно вашата оферта може да има съвсем различна номерация. Можете да го номерирате или да не го номерирате - остава по ваша преценка, тъй като офертата не е счетоводен документ (не е задължителна за плащане и данъчно облагане). По същество офертата е търговско предложение.
Подписаното предложение не отменя издаването на фактурата. Трябва да бъде публикувана фактура. Самата оферта не е достатъчна за клиента (за да потвърди разходите си) или за вас (за да потвърдите продажбата си).
Нашите специалисти могат бързо да разработят оферта заедно с връзка към плащане. | Повече ▼ тук.
А ако сте издавали фактури под един и същи номер на двама различни лица?
Например, вече сте имали фактура № 25 и отново сте издали № 25, но сте открили грешка в края на годината. Може да добавите във втората фактура - 25А. Но това е нежелателно, тъй като когато счетоводителят обработва фактурите, номерацията няма да съвпада. Програмата не приема A и B. Ще съвпада само общият брой фактури.
Можете също да зачеркнете номера на втората фактура под № 25 и да напишете: „Разгледайте тази фактура № 26.“ Според счетоводството то ще се проведе под 26-ти номер. Няма нищо лошо в това, че клиентът в банката пише „плащане по фактура № 25”, бр. Несъответствието в описанието на плащането е важно само за намиране на целта на плащането. Основното нещо е вашето копие от фактурата да има правилния номер.
_____
Трябва ли да издавам фактури на физически лица?
Обикновените купувачи, като правило, не се нуждаят от фактура. В този случай не е необходимо издаване на фактура – можете да водите регистър на тези продажби за периода.
Ако имате въпроси, можете да се запишете за консултация или да дойдете при нас за счетоводни услуги. Пишете ни в чат бота на уебсайта, в социалната мрежа или на имейл info@nalog.nl.
