Legaliseren van documenten voor verhuizing naar Nederland

(Voor burgers van Rusland / Republiek Wit-Rusland / Oekraïne / Kazachstan)

Legalisatie van een document uit het ene land is nodig om dit document rechtskracht te geven in een ander land. Er zijn twee mogelijkheden om documenten te legaliseren:

1. Consulaire legalisatie - vereist voor documenten bestemd voor landen die geen partij zijn bij het Haags Verdrag.
2. Apostille - vereist voor documenten die bedoeld zijn voor gebruik in Nederland en andere lidstaten van het Haags Verdrag.

Certificering van documenten met een apostille is een bevestiging van de authenticiteit van de handtekening van een ambtenaar in het document, evenals het zegel dat dit document aanbrengt

Het legaliseren van documenten voor Nederland kan op verschillende manieren plaatsvinden, afhankelijk van wat voor u waardevoller is: tijd of geld. In totaal zijn er drie opties te onderscheiden:

1. Onafhankelijke uitvoering van alle documenten.
2. Inkoop van diensten van speciale firma's.
3. Vertaling van gelegaliseerde documenten ter plaatse. In Nederland mag je alleen een vertaling maken, omdat originelen kunnen alleen worden geapostileerd in het land dat het document heeft uitgegeven.

Vervolgens zullen we dieper ingaan op elk van de methoden.

1. Zelfregistratie van alle documenten

Vereiste documenten voor apostille

• Huwelijk (onhuwelijks) documentals u geen formele relatie heeft met de partner waarmee u gaat verhuizen.
  • Het document moet zijn afgegeven in het land waarvan u staatsburger bent.
  • Waar en door wie dit document moet worden opgemaakt, hangt af van in welk land u woont (zie hieronder).
  • Het document mag niet ouder zijn dan 6 maanden.
• Huwelijksakte, als je een officiële relatie hebt.
• Echtscheidingsakte, indien van toepassing.
• Uittreksel uit het archief van de Burgerlijke Stand / Burgerlijke Stand of een andere soortgelijke organisatie bij naamswijziging, in gevallen waarin u deze bij eerdere huwelijken hebt gewijzigd en deze nu niet overeenkomt met de achternaam op de geboorteakte en u geen huwelijksakte heeft om dit te bewijzen (bijvoorbeeld: na een scheiding). Naast de "akte van achternaamswijziging" kunt u een "huwelijksakte" krijgen, die ook de wettelijke wijziging van de achternaam bevestigt.
• Geboortecertificaat. Burgers van de voormalige republieken van de USSR moeten het inwisselen voor een nieuw typecertificaat. Als het vóór 1991 in de USSR is afgegeven, is het beter om een ​​nieuw certificaat / duplicaat aan te vragen bij de burgerlijke stand op de geboorteplaats en daar een apostille aan te vragen. U kunt ook per e-mail een verzoek sturen naar de burgerlijke stand van de geboorteplaats met een verzoek tot heruitgifte en het aanbrengen van een apostille. Download de voorbeeldaanvragen, vul ze in, scan ze en stuur ze naar het e-mailadres van de burgerlijke stand met een eenvoudige brief zoals "reissue en apostille aub". Daarna moet u voor beide diensten bij een lokale bank betalen en het betalingsbewijs per aangetekende post naar het kadaster sturen.

Hoe en waar moeten de originele documenten worden opgesteld?

Het hangt af van het land waar u staatsburger van bent, wie deze originelen heeft uitgegeven en wanneer (zie de lijst met landen hieronder).

Wat als het document in een ander land is afgegeven?

De stempel "Apostille" wordt alleen op een document geplaatst in het land van uitgifte van het document. Als je geboren bent in een ander of niet meer bestaand land, of in een van de voormalige republieken van de USSR, zijn er verschillende manieren om dit probleem te omzeilen:

1. Neem contact op met het consulaat van dit land met het origineel van uw document met een verzoek om er een apostille op te plaatsen of met een verzoek om u een duplicaat van uw document met de apostillestempel te sturen. Dit duurt 3 tot 6 maanden.
2. Om een ​​document te legaliseren dat is uitgegeven door een van de landen van de voormalige USSR, kunt u contact opnemen met het registratiekantoor op de plaats van registratie met het verzoek om het benodigde document met een apostille voor u op te vragen bij het registratiekantoor van het gewenste land. Dit geldt ook voor documenten over de burgerlijke staat (geboorteakte, huwelijksakte, echtscheidingsakte, overlijdensakte, enz.). Deze procedure duurt 3 tot 6 maanden.

Thuis voorbereiden van documenten

1. apostille voor originelen van documenten in de organen van Justitie of in de burgerlijke stand.
2. Maak kopieën van alle documenten, inclusief apostilles, en beëindig ze bij een notaris.
3. Vertaal notariële kopieën van documenten in de vereiste taal in een vertaalbureau. Vertalingen naar het Engels, Nederlands, Duits of Frans zijn geschikt voor Nederland.
4. Beëindig de vertalingen bij een notaris en plak er een tweede apostille op.

Waar kan ik het beste vertalingen maken?

Documentvertalingen kunnen zowel thuis als in Nederland worden gedaan. Vertalingen thuis zijn meestal goedkoper, maar ze moeten extra worden geapostileerd. En vertalingen in Nederland zijn iets duurder, maar ze hoeven niet geapostileerd te worden.

Een belangrijk punt is dat voor de eerste aanlevering van documenten de originelen van de vertalingen niet nodig zijn, scans zijn voldoende. En het is belangrijk om te onthouden dat als geboorteaktes van volwassenen alleen nodig zijn bij aankomst in Nederland, geboorteaktes van kinderen (en dus hun vertalingen!) nodig zijn op het moment van indiening, d.w.z. kinderattesten moeten vooraf worden vertaald.

De adressen van beëdigde vertalers uit de moedertaal naar het Nederlands vindt u hier - www.bureauwbtv.nl

2. Inkoop van diensten van speciale firma's

Als alle voorgaande stappen beangstigend en depressief zijn, kunt u de tweede optie gebruiken: neem contact op met gespecialiseerde bedrijven die alle procedures voor u zullen uitvoeren. Tegen kostprijs zal het natuurlijk aanzienlijk duurder zijn en dergelijke bedrijven geven vaak geen garanties dat alle procedures correct worden uitgevoerd.

Ik zou willen opmerken dat er op dit moment niet veel regelrechte "oplichters" op deze markt zijn, maar u moet niet ontspannen - u kunt gewoon incompetente mensen tegenkomen. U kunt hierbij het beste afgaan op de beoordelingen van andere klanten en uw persoonlijke indruk. Een duidelijk pluspunt van het delegeren van de voorbereiding van documenten aan specialisten is uw gemoedsrust. Maar de voorwaarden zullen bijna hetzelfde zijn als bij zelfregistratie, aangezien het grootste tijdverlies hier bij overheidsinstanties en hun verwerkingstijd valt.

Trouwens, in veel juridische bedrijven is het mogelijk om slechts één legalisatie van originelen uit te voeren, evenals een volledig scala aan diensten, waaronder gelegaliseerde vertalingen. U moet naar eigen goeddunken handelen en de situatie, tijd en geld beoordelen die u bereid bent aan alles te besteden.

3. Vertaling ter plaatse

De derde optie voor het voorbereiden van documenten is enigszins vergelijkbaar met de eerste. U moet de originelen legaliseren in het land van verblijf (u kunt niet zonder!), en de vertaling ter plaatse maken.

Opgemerkt moet worden dat deze methode slechts gedeeltelijk van toepassing is als u met het hele gezin tegelijkertijd verhuist, aangezien het consulaat bij het aanvragen van een MVV-visum aan gezinsleden het recht heeft om een ​​deel van de gelegaliseerde documenten en hun vertalingen op te vragen (bijvoorbeeld attesten van (niet) burgerlijke staat).

Maar als een van de gezinsleden als eerste verhuist, dan is deze optie veel gemakkelijker dan de eerste twee. Met gelegaliseerde originele documenten in de hand, kunt u al in Nederland vertalingen uitvoeren, waarbij u slechts één keer betaald hebt voor de diensten van een beëdigd vertaler. Het zegel is voldoende om de vertaling te legaliseren, waardoor u niet meerdere keren naar een notaris hoeft en een tweede apostille op de vertaling moet aanbrengen. Qua tijd is het erg snel. De kosten zullen een stuk duurder zijn dan zelf papierwerk, maar goedkoper dan het ontvangen van een volledig pakket gelegaliseerde documenten van een intermediair bedrijf.

Bovendien is het mogelijk om vooraf gescande kopieën van documenten naar een vertaler in Nederland te sturen en kunnen de originelen aan de familie worden overgelaten voor latere presentatie op het consulaat, wat u bespaart op de kosten van het verzenden van documenten tussen landen . Een uitzondering is uw eigen geboorteakte - het origineel zal hoogstwaarschijnlijk door de gemeente worden gevraagd bij de eerste inschrijving.

Verder hebben we een kleine instructie opgesteld voor burgers van verschillende GOS-landen, die het proces van het opstellen van de vereiste documenten aanzienlijk zal vereenvoudigen. De verstrekte informatie is actueel vanaf juli 2018.

De Russische Federatie

Documenten afgegeven door de burgerlijke stand:

1. Geboortecertificaat. Duplicaten (herhaalde certificaten) worden afgegeven op dezelfde afdeling van de burgerlijke stand waar u eerder stond ingeschreven en een certificaat heeft ontvangen. U moet een aanvraag invullen, de vergoeding betalen volgens het ontvangstbewijs in het Sberbank-filiaal (er is niet ver van elk registratiekantoor), of in de terminal, die direct in het registratiekantoor is geïnstalleerd (de commissie is ongeveer 10% , de machine geeft geen wisselgeld). Op dezelfde dag ontvangt u herhaalde getuigenissen.
2. Huwelijksakte / Formulier nr. 28. Op de akte staat informatie over het vorige huwelijk, over het veranderen van de achternaam, als die er was, en over het feit dat het huwelijk is ontbonden. Er moeten net zoveel certificaten worden afgenomen als er eerdere huwelijken waren. De procedure is hetzelfde: er wordt een aanvraag geschreven en er wordt een vergoeding van 100 roebel betaald. Op dezelfde dag uitgegeven.

Voor inwoners van Moskou:

Documenten die zijn afgegeven door de burgerlijke stand van Moskou (geboorteakten, echtscheidingsakten, enz.) worden geapostileerd door de United Archives van het Moskouse bureau voor burgerlijke stand.

adres: m. Chistye Prudy, per. Kleine Kharitonevsky, 10 (ingang vanaf de tuin).
Telefoon: (499) 623-70-89
Werkschema: Пн.-чт. 9:00-18:00, пт. 9:00-16:45

De uitgifteprocedure kan 3-5 werkdagen duren, het kost 1500 roebel. Als u via de terminal betaalt, kost dit 1650 roebel. Er zijn praktisch geen wachtrijen, het duurt allemaal 10-15 minuten.

Voor inwoners van andere regio's:

De apostille op de originele geboorteakte wordt geplaatst op de plaats van uw inschrijving, in de regionale en regionale kantoren van de burgerlijke stand. De staatsbelasting is 1500 roebel.

Als u bijvoorbeeld uit de stad Gagarin, regio Smolensk, komt, belt u het registratiekantoor van Gagarin, specificeert u telefoonnummers, adressen, bij voorkeur bankgegevens (ze weten het zeker) van het centrale registratiekantoor in Smolensk. Als u de details niet hebt ontvangen, bel dan het Smolensk-registratiekantoor en neem contact met hen op. U betaalt de staatsbijdrage, plakt het ontvangstbewijs bij de geboorteakte en verstuurt alles per post.

Documenten die zijn opgemaakt of gewaarmerkt door een notaris:

• Verklaring van mislukking in het huwelijk. De kosten zijn 600 roebel. De tekst is als volgt: "Ik, volledige naam, met deze verklaring deel ik u mee dat ik momenteel niet in een geregistreerd huwelijk ben." De aanvraag wordt gewaarmerkt door een notaris op basis van een intern paspoort en is 6 maanden geldig vanaf de datum van afgifte.

De kosten van notariële kopieën bedragen 50 roebel.

Legalisatie van documenten:

In Moskou worden door een notaris gewaarmerkte documenten geapostileerd bij het hoofddirectoraat van het ministerie van Justitie van de Russische Federatie.

adres: m. Profsoyuznaya, st. Krzhizhanovsky, 13, gebouw. 1.
Gedetailleerde informatie over het tijdstip van acceptatie van documenten en werkdagen is te vinden op: tel.: (499) 124-12-46
Informatie over documenten op nummer: (499) 124-13-64.
Documenten worden voor 13:00 uur ingeleverd, na 14:0 uur opgehaald

Documenten betalen ze bij de Sberbank, die ook vlakbij ligt. NEEM NIET het betalingsformulier op de website van het Ministerie van Justitie! Er zijn iets andere gegevens en dergelijke betalingen worden niet geaccepteerd. Documenten worden binnen 5 werkdagen uitgegeven. De kosten voor het aanbrengen van een apostille voor 2018 bedragen 2500 roebel voor elk document.

Belangrijke punten:

• Maak voordat u naar het ministerie van Justitie gaat een uittreksel van de gegevens van elk ingediend document. Bijvoorbeeld: nr. 1 - "Verklaring van ... (bijvoorbeeld over het mislukken van die en die (volledige naam) in het huwelijk, gecertificeerd door die en die stad Moskou (vermeld de volledige naam van de notaris of de waarnemend notaris), register nr. 12345 (hier is het nummer van uw document in het register) nr. 2 - Een kopie van dat en dat document, gewaarmerkt ..., register ... "enz. In het ministerie van Justitie u moet een aanvraag indienen voor het indienen van documenten voor Apostille, waarin informatie wordt vermeld over alle documenten die u indient in de bovenstaande volgorde. door te organiseren, bespaart u tijd.
• Neem direct bij aankomst in de rij en voel je vrij om naar het loket te gaan waar de documenten worden geaccepteerd, neem daar het aanvraagformulier (een paar exemplaren) en verschillende betalingsbewijzen voor de betaling van de staatsbelasting voor de apostille. Terwijl u in de rij zit, is er tijd om de aanvraag en rekeningen in te vullen. Bij de eerste benadering van het venster waarin uw documenten worden gecontroleerd, laat u ook de ingevulde aanvraag zien en vraagt ​​u of u iets moet repareren en of u al kunt gaan betalen.
• Vergeet niet al uw documenten te fotokopiëren! Ze accepteren geen apostille zonder kopieën! Zorg ervoor dat de stempel op de notariële kopie leesbaar is, anders wordt u een apostille geweigerd, het geld wordt niet teruggegeven! Als de stempel niet kan worden gelezen, laat deze dan door een notaris uitschrijven, dan zal de notaris de hele tekst op een gewoon vel overschrijven, dat hij zal certificeren. Op dit blad legt u een apostille.

Republiek Wit-Rusland

Documenten afgegeven door de burgerlijke stand:

• -Geboortecertificaat.  Als u uw geboorteakte wilt "vernieuwen", kunt u een duplicaat aanvragen bij de burgerlijke stand. Kosten - 1 basiseenheid. Vanaf 01.07.2016 is het (na de denominatie) 21 roebel. Als je 's ochtends solliciteert, doen ze het dezelfde dag nog. U moet een ontvangstbewijs nemen, betalen, een formulier invullen, uw paspoort en oude geboorteakte overleggen. U krijgt een duplicaat en een oude geboorteakte in uw handen.
• Certificaat van echtelijke mislukking. De officiële naam is "Bewijs van het ontbreken van een aantekening van de huwelijksakte." Het bevat informatie over het vorige huwelijk (iedereen): met wie het huwelijk was, op grond waarvan en wanneer het werd beëindigd, en informatie over het ontbreken van een record vanaf het moment van echtscheiding tot het moment van het opvragen van deze akte. Onderaan de verklaring staat een tekst: “De controle is uitgevoerd op de vaste verblijfplaats van de aanvrager(s). Het certificaat is zes maanden geldig vanaf de datum van afgifte." Dit certificaat is gratis, het wordt voor je neus gedaan. U moet uw paspoort en geboorteakte bij u hebben.
• Certificaat van naamsverandering. De officiële naam is "Certificaat uit de akte van de huwelijksakte." Het geeft aan met wie en wanneer hij trouwde / trouwde, welke achternaam was en werd in het huwelijk. Als u bij echtscheiding uw achternaam in een meisjesnaam heeft veranderd, dan wordt dit in de beschikking zelf vastgelegd. Onderaan het certificaat staat de tekst: "Het certificaat is zes maanden geldig vanaf de datum van afgifte." Dit certificaat is gratis, het wordt voor je neus gedaan. U moet uw paspoort en geboorteakte bij u hebben

Apostilles op geboorteakten (originelen, duplicaten, enz.), evenals op eventuele certificaten van de burgerlijke stand worden alleen in Minsk geplaatst bij het ministerie van Buitenlandse Zaken in Marksa, 37a (ingang vanaf de binnenplaats via de boog). Alle informatie is te vinden op de website van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Op woensdag is er een lange wachtrij mogelijk bij het accepteren van documenten, aangezien het midden op de dag is en niet vroeg in de ochtend.

U kunt ook contact opnemen met een vertaalbureau in uw stad, zij kunnen documenten naar Minsk sturen en een apostille aanvragen.

Documenten die zijn opgemaakt of gewaarmerkt door een notaris:

• Alle documenten vertaald naar het Engels of Nederlands in Wit-Rusland.

Legalisatie van documenten:

Apostilles op documenten die afkomstig zijn van notarissen, evenals die van rechtbanken, worden alleen in Minsk aangebracht bij het Ministerie van Justitie aan de Kollekornaya-straat 10.

Als de notaris uit een andere stad komt, wordt de apostille zonder problemen afgegeven. Breng de documenten op het aangegeven tijdstip en op dezelfde dag (behalve woensdag), haal ze op met een apostille. Daar worden de documenten ingezien (gecontroleerd), en ze geven een ontvangstbewijs met de details en het te betalen bedrag. U gaat naar de dichtstbijzijnde spaarbank (zij vertellen u welke) en brengt deze na betaling direct weer terug. Alle informatie is te vinden op de website van het ministerie van Justitie.

Apostille op onderwijsdocumenten wordt alleen in Minsk geplaatst bij het ministerie van Onderwijs.

Houd er rekening mee dat er meestal geen wachtrijen zijn bij notarissen, zo ook bij bovenstaande ministeries. U kunt dus zelf de tijd vinden om de documenten in te voeren en op te halen.

Vertaling van documenten in Wit-Rusland

Als u desondanks besluit om documenten te vertalen en vertalingen notarieel te laten maken in Wit-Rusland, dan gebeurt dit via commerciële bureaus.

Wilt u goedkopere documenten vertalen en waarmerken, vraag dan een notariskantoor om een ​​lijst van geregistreerde vertalers en de coördinaten van de bedrijven waarmee ze samenwerken. U kunt kiezen op taal en bedrijf.

Bij het kiezen van een vertaalbureau is het beter om te vertrouwen op mensen met uitgebreide ervaring. E-mail een paar van hen met specifieke vragen over prijzen en deadlines en wacht vervolgens op antwoorden. Als het antwoord specifieke antwoorden op uw vragen bevat, moet u deze bedrijven kiezen.

Oekraïne

Documenten afgegeven door de Burgerlijke Stand (Registratie Aktes, voormalige Burgerlijke Stand):

• Geboortecertificaat. Elke dinsdag, donderdag wordt bij de Burgerlijke Stand op de plaats van inschrijving een nieuwe akte afgegeven voor personen die geboren zijn na 1991. De kosten van het certificaat zijn 40 UAH. + staatsbelasting 0,51 UAH Als uw geboorteakte een oud groen boek is, dat wil zeggen, het is niet uitgegeven in Oekraïne of uitgegeven in de republieken van de USSR, dan kunt u een fotokopie van de geboorteakte bij een notaris certificeren en vervolgens een apostille erop zetten gewaarmerkte fotokopie in Kiev bij het Ministerie van Justitie. Daarna wordt de geapostilleerde kopie vertaald.
• Certificaat van naamsverandering. Het wordt "Vityag uit het soevereine register van handelingen van het burgerkamp van enorme bewoners" genoemd - uitgegeven op de plaats van huwelijksregistratie. De kosten bedragen 120 UAH.

Documenten die zijn opgemaakt of gewaarmerkt door een notaris:

• Verklaring van mislukking in het huwelijk. Het wordt gedaan door een notaris. Geschatte kosten zijn 150 UAH. De aanvraag is 6 maanden geldig vanaf de datum van afgifte.

Legalisatie van documenten:

Het ministerie van Justitie van Oekraïne plaatst een apostille op documenten die zijn afgegeven door justitie en rechtbanken, evenals op documenten die zijn opgesteld door notarissen van Oekraïne. Met name voor certificaten en certificaten die zijn afgegeven door de burgerlijke stand, documenten of kopieën die zijn afgegeven of gewaarmerkt door notarissen, rechterlijke uitspraken en certificaten. De looptijd is ongeveer 7 werkdagen.

Documenten die vóór 1991 door de Burgerlijke Stand zijn afgegeven, moeten worden gewijzigd in een nieuw type documenten. Zij moeten het zegel van de Regionale Dienst van het Ministerie van Justitie hebben. Zonder dit zegel accepteert het ministerie van Justitie van Oekraïne geen documenten.

Vertaling van documenten in Oekraïne

Als u besluit documenten te vertalen in Oekraïne, dan gaat dat als volgt: na het aanbrengen van een apostille op de originelen of fotokopieën van documenten (zie hierboven) worden deze vertaald naar een vertaalbureau, de vertalingen worden beëdigd door een notaris en daarna ze zijn bevestigd met een tweede apostille.

Kazachstan

Document uitgegeven door het Ministerie van Justitie:

De verklaring van huwelijksmislukking heet officieel "Certificaat van burgerlijke rechtsbekwaamheid". Het gebeurt binnen drie dagen bij het ministerie van Justitie in Almaty (Zenkova st., 47).

Om deze hulp te krijgen, heeft u de volgende documenten nodig:

• adresreferentie (overgenomen van het openbare servicecentrum);
• kopie identiteitskaart;
• een betalingsbewijs voor de service (het formulier komt uit de 4e tabel, het wordt betaald bij de bank, er zijn veel banken in de buurt waar u voor de service kunt betalen), de kosten zijn ongeveer 1000 tenge;
• origineel en een kopie van het te apostille document, een ingevuld formulier voor het aanbrengen van een apostille.

Voor degenen die getrouwd waren, kunnen aanvullende documenten nodig zijn. Let bij het ontvangen van een certificaat goed op de spelling van de naam en de datum.

Documenten afgegeven door de burgerlijke stand:

• Certificaat van verandering van achternaam, naam, patroniem. Afgegeven bij het regionale registratiekantoor op de plaats van registratie.
• Cechtscheidingsakte. Afgegeven bij het regionale registratiekantoor op de plaats van registratie

Documenten uitgegeven door het Bevolkingsservicecentrum:

• Geboortecertificaat. U kunt uw oude geboorteakte omruilen voor een nieuwe. De uitvoeringstermijn is 3 dagen.