Légalisation de documents pour déménager aux Pays-Bas

(Pour les citoyens de Russie / République de Biélorussie / Ukraine / Kazakhstan)

La légalisation d'un document d'un pays est nécessaire pour lui donner force légale dans un autre pays. Il existe deux options pour légaliser des documents :

1. Légalisation consulaire - requise pour les documents destinés aux pays qui ne sont pas parties à la Convention de La Haye.
2. Apostille (apostille) - requise pour les documents destinés à être utilisés aux Pays-Bas et dans d'autres pays membres de la Convention de La Haye.

La certification des documents avec une apostille est une confirmation de l'authenticité de la signature d'un fonctionnaire dans le document, ainsi que du sceau qui appose ce document

Le processus de légalisation des documents pour les Pays-Bas peut se dérouler de différentes manières, en fonction de ce qui vous est le plus précieux - du temps ou de l'argent. Au total, trois options doivent être mises en évidence :

1. Exécution indépendante de tous les documents.
2. Achat de services auprès d'entreprises spécialisées.
3. Traduction de documents légalisés sur place. Aux Pays-Bas, vous ne pouvez faire qu'une traduction, car les originaux ne peuvent être apostillés que dans le pays qui a délivré le document.

Ensuite, nous nous attarderons sur chacune des méthodes plus en détail.

1. Exécution indépendante de tous les documents

Documents requis pour l'apostille

• Document de mariage (non-mariage)si vous n'êtes pas dans une relation formelle avec le partenaire avec qui vous déménagez.
  • Le document doit être délivré dans le pays dont vous êtes citoyen.
  • Où et par qui ce document doit être établi dépend du pays dans lequel vous vivez (voir ci-dessous).
  • Le document ne doit pas dater de plus de 6 mois.
• Certificat de mariage, si vous êtes en relation officielle.
• Certificat de divorce, si seulement.
• Extrait des archives de l'Office de l'état civil / Office de l'état civil ou d'un autre organisme similaire sur le changement de nom, dans les cas où vous l'avez changé lors de mariages précédents et maintenant il ne correspond pas au nom de famille sur l'acte de naissance, et vous n'avez pas d'acte de mariage pour le prouver (par exemple : après un divorce). En plus du « certificat de changement de nom de famille », vous pouvez recevoir un « certificat de mariage », qui confirmera également le changement légal de nom de famille.
• Certificat de naissance. Les citoyens des anciennes républiques de l'URSS doivent l'échanger contre un nouveau certificat de type. S'il a été délivré avant 1991 en URSS, il est préférable de demander un nouveau certificat/duplicata au bureau d'état civil du lieu de naissance et de demander une apostille pour celui-ci. Vous pouvez également adresser une demande à l'état civil du lieu de naissance par e-mail avec une demande de réémission et l'apposition d'une apostille. Téléchargez les exemples de demandes, remplissez-les, scannez-les et envoyez-les à l'adresse e-mail du bureau de l'état civil avec une simple lettre du type « veuillez réémettre et apostille ». Après cela, vous devez payer les deux services dans une banque locale et envoyer le reçu de paiement par courrier recommandé au bureau d'enregistrement.

Comment et où préparer les documents originaux ?

Cela dépend du pays dont vous êtes citoyen, ainsi que de la personne qui a émis ces originaux et à quel moment (voir la liste des pays ci-dessous).

Que faire si le document a été délivré dans un autre pays ?

Le cachet "Apostille" est apposé sur un document uniquement dans le pays d'émission du document. Si vous êtes né dans un autre pays ou n'existe plus, ou dans l'une des anciennes républiques de l'URSS, il existe plusieurs manières de contourner ce problème :

1. Contactez le consulat de ce pays avec l'original de votre document avec une demande d'apposition d'une apostille ou avec une demande de vous envoyer un duplicata de votre document avec le cachet Apostille. Cela prendra 3 à 6 mois.
2. Pour légaliser un document délivré par l'un des pays de l'ex-URSS, vous pouvez contacter le bureau d'enregistrement du lieu d'enregistrement avec une demande de demander pour vous le document nécessaire avec une apostille auprès du bureau d'enregistrement du pays requis. Ceci s'applique également aux documents d'état civil (acte de naissance, acte de mariage, acte de divorce, acte de décès, etc.). Cette procédure prend de 3 à 6 mois.

Préparation des documents à domicile

1. Apostille pour les originaux des documents dans les organes de justice ou au greffe.
2. Faites des copies de tous les documents, y compris les apostilles, et certifiez-les auprès d'un notaire.
3. Traduisez des copies notariées de documents dans la langue requise dans une agence de traduction. Les traductions en anglais, néerlandais, allemand ou français conviennent aux Pays-Bas.
4. Certifiez les traductions chez un notaire et apposez une seconde apostille dessus.

Quel est le meilleur endroit pour faire des traductions ?

Les traductions de documents peuvent être effectuées aussi bien à la maison qu'aux Pays-Bas. Les traductions à domicile sont généralement moins chères, mais elles doivent également être apostillées. Et les traductions en Hollande sont un peu plus chères, mais elles n'ont pas besoin d'être apostillées.

Un point important est que pour la soumission initiale des documents, les originaux des traductions ne sont pas requis, les scans suffisent. Et il est important de se rappeler que si les certificats de naissance des adultes ne sont nécessaires qu'à l'arrivée aux Pays-Bas, les certificats de naissance des enfants (et, par conséquent, leurs traductions !) sont nécessaires au moment de la soumission, c'est-à-dire. les certificats des enfants doivent être traduits à l'avance.

Vous pouvez trouver les adresses des traducteurs assermentés des langues maternelles vers le néerlandais ici - www.bureauwbtv.nl

2. Acheter un service auprès d'entreprises spéciales

Si toutes les étapes précédentes sont effrayantes et déprimées, vous pouvez utiliser la deuxième option - contacter des sociétés spécialisées qui effectueront toutes les procédures pour vous. Au prix coûtant, bien sûr, ce sera beaucoup plus cher, et ces entreprises ne garantissent souvent pas que toutes les procédures sont effectuées correctement.

Je voudrais noter qu'à l'heure actuelle, il n'y a pas beaucoup d'"escrocs" francs sur ce marché, mais vous ne devriez pas vous détendre - vous pourriez simplement rencontrer des personnes incompétentes. Il est préférable de se fier en la matière aux avis des autres clients et à votre impression personnelle. Un avantage certain de la délégation de la préparation des documents à des spécialistes est votre tranquillité d'esprit. Mais les conditions seront presque les mêmes qu'avec l'auto-enregistrement, car la principale perte de temps ici incombe aux agences gouvernementales et à leur temps de traitement.

Soit dit en passant, dans de nombreuses sociétés juridiques, il est possible d'effectuer à la fois la légalisation des originaux et une gamme complète de services, qui inclura des traductions légalisées. Vous devez agir à votre discrétion, évaluer la situation, le temps et l'argent que vous êtes prêt à consacrer à tout.

3. Traduction sur place

La troisième option pour préparer des documents est quelque peu similaire à la première. Vous devrez légaliser les originaux dans le pays de résidence (vous ne pouvez plus vous en passer !), et faire la traduction sur place.

Il est à noter que cette méthode n'est que partiellement applicable si vous déménagez avec toute la famille en même temps, car lors de la demande de visa MVV aux membres de la famille, le consulat a le droit de demander une partie des documents légalisés et leurs traductions ( par exemple, les certificats de (non) marié).

Mais si l'un des membres de la famille est le premier à déménager, alors cette option sera beaucoup plus facile que les deux premières. Ayant légalisé les documents originaux en main, vous pouvez effectuer des traductions déjà aux Pays-Bas, en n'ayant payé qu'une seule fois les services d'un traducteur assermenté. Son sceau suffira à légaliser la traduction, ce qui vous évite de devoir vous rendre plusieurs fois chez un notaire et d'apposer une seconde apostille sur la traduction. En terme de temps, c'est très rapide. Le coût sera un peu plus cher que l'auto-écriture, mais moins cher que de recevoir un ensemble complet de documents légalisés d'une entreprise intermédiaire.

De plus, il sera possible d'envoyer à l'avance des copies numérisées de documents à un traducteur aux Pays-Bas, et les originaux pourront être laissés à la famille pour une présentation ultérieure au consulat, ce qui vous évitera les frais d'envoi de documents entre pays. . Une exception est votre propre acte de naissance - son original sera très probablement exigé par la municipalité lors du premier enregistrement.

De plus, nous avons préparé une petite instruction pour les citoyens de divers pays de la CEI, qui simplifiera considérablement le processus de préparation des documents requis. Les informations fournies sont à jour en juillet 2018.

La Fédération de Russie

Documents délivrés par le bureau de l'état civil :

1. Certificat de naissance. Les duplicatas (certificats répétés) sont délivrés dans le même service du bureau d'enregistrement où vous avez été enregistré et avez reçu un certificat plus tôt. Vous devez remplir une demande, payer les frais selon le reçu à la succursale de la Sberbank (il n'y a pas loin de chaque bureau d'enregistrement), ou dans le terminal, qui est installé directement au bureau d'enregistrement (la commission est d'environ 10% , la machine n'émet pas de monnaie). Le même jour, vous recevez des témoignages répétés.
2. Acte de mariage / Formulaire n° 28. Le certificat indique des informations sur le mariage précédent, sur le changement de nom de famille, s'il y en a eu un, et sur le fait que le mariage a été dissous. Les certificats doivent être pris exactement autant qu'il y a eu de mariages antérieurs. La procédure est la même: une demande est écrite et des frais de 100 roubles sont payés. Émis le même jour.

Pour les résidents de Moscou :

Les documents délivrés par les bureaux de l'état civil de Moscou (actes de naissance, certificats de divorce, etc.) sont apostillés par les Archives unies du bureau de l'état civil de Moscou.

adresse: M. Chistye Prudy, par. Petit Kharitonevsky, 10 (entrée par la cour).
Téléphone: (499) 623-70-89
Horaire: Пн.-чт. 9:00-18:00, пт. 9:00-16:45

La procédure d'émission peut prendre 3 à 5 jours ouvrables, elle coûte 1500 1650 roubles. Si vous payez via le terminal, cela coûtera 10 roubles. Il n'y a pratiquement pas de files d'attente, cela prend 15 à XNUMX minutes.

Pour les résidents des autres régions :

L'apostille sur l'original de l'acte de naissance est déposée au lieu de votre inscription, dans les bureaux régionaux et régionaux de l'état civil. Le devoir de l'État est de 1500 roubles.

Par exemple, si vous êtes de la ville de Gagarine, région de Smolensk, appelez le bureau d'enregistrement de Gagarine, précisez les numéros de téléphone, les adresses, de préférence les coordonnées bancaires (ils connaissent avec certitude) du bureau d'enregistrement central de Smolensk. Si vous n'avez pas reçu les détails, appelez le bureau d'enregistrement de Smolensk, vérifiez auprès d'eux. Vous payez la taxe d'État, joignez le reçu à l'acte de naissance et envoyez le tout par la poste.

Documents dressés ou certifiés par un notaire :

• Déclaration d'échec dans le mariage. Le coût est de 600 roubles. Le texte est le suivant : "Je, nom complet, avec cette déclaration vous informe que je ne suis pas actuellement marié." La demande est certifiée par un notaire sur la base d'un passeport interne et est valable 6 mois à compter de la date de délivrance.

Le coût des copies notariées est de 50 roubles.

Légalisation de documents :

À Moscou, les documents certifiés par un notaire sont apostillés à la Direction principale du ministère de la Justice de la Fédération de Russie.

adresse: M. Profsoyuznaya, st. Krzhizhanovsky, 13 ans, bâtiment. 1.
Des informations détaillées sur le moment de l'acceptation des documents et les jours de travail peuvent être trouvées sur Tél. : (499) 124-12-46
Informations sur les documents par numéro : (499) 124-13-64.
Les documents sont remis avant 13h00, récupérés après 14h0

Ils paient les documents à la Sberbank, également située à proximité. NE PAS PRENDRE le formulaire de paiement sur le site du ministère de la Justice ! Il existe des données légèrement différentes et de tels paiements ne seront pas acceptés. Les documents sont délivrés en 5 jours ouvrés. Le coût de l'apposition d'une apostille pour 2018 est de 2500 roubles pour chaque document.

Points importants:

• Avant de vous rendre au ministère de la Justice, faites un extrait des données pour chaque document soumis. Par exemple: n ° 1 - "Déclaration de ... (par exemple, concernant l'échec du mariage de tel ou tel (nom complet), certifiée par telle ou telle ville de Moscou (indiquer le nom complet du notaire ou du notaire par intérim Public), registre n° 12345 (voici le numéro de votre document au registre) n° 2 - Une copie de tel ou tel document, certifiée conforme..., registre...", etc. Au Ministère de la Justice vous devrez remplir une demande de soumission de documents pour Apostille, qui répertorie les informations sur tous les documents que vous soumettez dans l'ordre ci-dessus. en organisant, vous gagnerez du temps.
• Dès votre arrivée, faites la queue et n'hésitez pas à vous approcher du guichet où sont acceptés les documents, prenez-y le formulaire de demande (quelques exemplaires) et plusieurs reçus de paiement de la taxe d'État pour l'apostille. Pendant que vous faites la queue, vous aurez le temps de remplir la demande et les factures. À la première approche de la fenêtre dans laquelle vos documents sont vérifiés, vous montrez également la demande remplie et demandez si vous devez réparer quelque chose et si vous pouvez déjà aller payer.
• N'oubliez pas de photocopier tous vos documents ! Ils n'acceptent pas d'apostille sans copies ! Assurez-vous que le cachet sur la copie notariée est lisible, sinon l'apostille vous sera refusée, l'argent ne vous sera pas rendu ! Si le timbre ne peut pas être lu, faites-le transcrire par le notaire, alors le notaire réécrira l'intégralité du texte sur une feuille ordinaire, qu'il certifiera. Vous mettrez une apostille sur cette feuille.

La République du Bélarus

Documents délivrés par le bureau de l'état civil :

• -Certificat de naissance.  Si vous souhaitez « renouveler » votre acte de naissance, vous pouvez demander un duplicata à l'état civil. Coût - 1 unité de base. Au 01.07.2016, il est (après la dénomination) de 21 roubles. Si vous postulez le matin, ils le font le même jour. Vous devez prendre un reçu, le payer, remplir un formulaire, présenter votre passeport et votre ancien certificat de naissance. Vous recevrez un duplicata et un ancien acte de naissance entre vos mains.
• Certificat d'échec de mariage. Le nom officiel est « Certificat d'absence d'enregistrement de l'acte de mariage ». Il contient des informations sur le mariage précédent (tout le monde): avec qui le mariage a été, sur la base de quoi et quand il a été rompu, et des informations sur l'absence d'acte depuis le moment du divorce jusqu'au moment de la demande de ce certificat. Au bas de l'attestation figure un texte : « Le contrôle a été effectué au lieu de résidence permanente du ou des demandeur(s). Le certificat est valable six mois à compter de la date de délivrance. » Ce certificat est gratuit, il se fait juste devant vous. Vous devez avoir votre passeport et votre acte de naissance avec vous.
• Attestation de changement de nom. Le nom officiel est « Certificat de l'acte de mariage ». Il indique qui et quand il s'est marié / s'est marié, quel nom de famille était et est devenu dans le mariage. Si vous avez changé votre nom de famille en un nom de jeune fille par une décision de justice en cas de divorce, cela est enregistré dans la décision elle-même. Au bas du certificat, il y a un texte : "Le certificat est valable six mois à compter de la date d'émission." Ce certificat est gratuit, il se fait juste devant vous. Vous devez avoir un passeport et un certificat de naissance avec vous

Les apostilles sur les actes de naissance (originaux, duplicata, etc.), ainsi que sur les éventuels certificats de l'état civil, ne sont déposées qu'à Minsk au ministère des Affaires étrangères à Marksa, 37a (entrée par la cour par l'arche). Toutes les informations sont disponibles sur le site du ministère des Affaires étrangères. Le mercredi, une longue file d'attente est possible lors de l'acceptation des documents, car c'est le milieu de la journée, et pas tôt le matin.

Vous pouvez également contacter une agence de traduction dans votre ville, elle peut envoyer des documents à Minsk et demander une apostille.

Documents dressés ou certifiés par un notaire :

• Tous les documents traduits en anglais ou en néerlandais en Biélorussie.

Légalisation de documents :

Les apostilles sur les documents émanant des notaires, ainsi que celles émanant des tribunaux, ne sont apposées qu'à Minsk au ministère de la Justice au 10 rue Kollekornaya.

Si le notaire est d'une autre ville, l'apostille est délivrée sans problème. Apportez les documents à l'heure indiquée et le jour même (sauf mercredi), récupérez-les avec une apostille. Là, les documents sont examinés (vérifiés) et ils donnent un reçu avec les détails et le montant du paiement. Vous vous rendez à la caisse d'épargne la plus proche (elle vous dira laquelle) et la rapportez immédiatement après paiement. Toutes les informations sont disponibles sur le site du ministère de la Justice.

L'apostille sur les documents scolaires est placée uniquement à Minsk au ministère de l'Éducation.

Gardez à l'esprit qu'il n'y a généralement pas de files d'attente chez les notaires, ainsi que dans les ministères ci-dessus. Par conséquent, vous pouvez trouver le temps d'entrer et de récupérer les documents vous-même.

Traduction de documents en Biélorussie

Si vous décidez néanmoins de traduire des documents et de légaliser les traductions en Biélorussie, cela se fait par l'intermédiaire d'entreprises commerciales.

Si vous souhaitez traduire et certifier des documents à moindre coût, demandez à n'importe quel bureau de notaire une liste de traducteurs agréés, ainsi que les coordonnées des entreprises avec lesquelles ils travaillent. Vous pouvez choisir par langue et par entreprise.

Lors du choix d'une société de traduction, il est préférable de faire confiance à ceux qui ont une vaste expérience. Envoyez un e-mail à quelques-uns d'entre eux avec des questions spécifiques sur les prix et les délais, puis attendez les réponses. Si la réponse contient des réponses spécifiques à vos questions, alors vous devez choisir ces entreprises.

Ukraine

Documents délivrés par l'Office de l'état civil (Enregistrement des actes de l'état civil, ancien Office de l'état civil):

• Certificat de naissance. Un nouveau certificat pour les personnes nées après 1991 est délivré à l'Office de l'état civil du lieu d'enregistrement chaque mardi, jeudi. Le coût du certificat est de 40 UAH. + droit d'État 0,51 UAH Si votre acte de naissance est un ancien livre vert, c'est-à-dire qu'il n'a pas été délivré en Ukraine ou délivré dans les républiques de l'URSS, vous pouvez certifier une photocopie de l'acte de naissance auprès d'un notaire, puis apposer une apostille sur cette photocopie certifiée conforme. à Kiev au ministère de la Justice. Après cela, la copie apostillée est traduite.
• Attestation de changement de nom. Il s'appelle "Vityag du Registre Souverain des Actes du Camp Civil des Immenses Habitants" - délivré au lieu d'enregistrement du mariage. Le coût est de 120 UAH.

Documents dressés ou certifiés par un notaire :

• Déclaration d'échec dans le mariage. Elle est effectuée par n'importe quel notaire. Le coût estimé est de 150 UAH. La demande est valable 6 mois à compter de la date d'émission.

Légalisation de documents :

Le ministère de la Justice d'Ukraine appose une Apostille sur les documents délivrés par les autorités judiciaires et les tribunaux, ainsi que sur les documents établis par les notaires d'Ukraine. En particulier, pour les actes et actes délivrés par l'Office de l'état civil, les actes ou copies délivrés ou certifiés par les notaires, les décisions de justice et les actes. Le délai est d'environ 7 jours ouvrables.

Les documents délivrés par l'Office de l'état civil avant 1991 doivent être remplacés par un nouveau type de documents. Ils doivent être revêtus du sceau de la Direction Régionale du Ministère de la Justice. Sans ce sceau, le ministère de la Justice de l'Ukraine n'acceptera pas de documents.

Traduction de documents en Ukraine

Si vous décidez de traduire des documents en Ukraine, cela se fait comme suit : après avoir apposé une apostille sur les originaux ou les photocopies des documents (voir ci-dessus), ils sont traduits dans une agence de traduction, les traductions sont certifiées par un notaire et après cela ils sont apposés d'une seconde apostille.

Kazakhstan

Document délivré par le ministère de la Justice:

Le certificat d'échec matrimonial est officiellement appelé le certificat de capacité juridique matrimoniale. Cela se fait au ministère de la Justice à Almaty (rue Zenkova, 47) dans les trois jours.

Pour obtenir cette aide, vous avez besoin des documents suivants :

• référence d'adresse (tirée du centre de service public) ;
• copie de la carte d'identité ;
• un reçu de paiement pour le service (le formulaire est tiré du 4ème tableau, il est payé à la banque, il existe de nombreuses banques à proximité où vous pouvez payer pour le service), le coût est d'environ 1000 tenge;
• original et une copie du document à apostiller, un formulaire rempli pour l'apposition d'une apostille.

Pour ceux qui étaient mariés, des documents supplémentaires peuvent être exigés. Lors de la réception d'un certificat, vérifiez soigneusement l'orthographe du nom et de la date.

Documents délivrés par le bureau de l'état civil :

• Attestation de changement de nom, prénom, patronyme. Délivré au bureau régional de l'état civil du lieu d'enregistrement.
• Cacte de divorce. Délivré au bureau régional de l'état civil du lieu d'enregistrement

Documents délivrés par le Population Service Center :

• Certificat de naissance. Vous pouvez échanger votre ancien acte de naissance contre un nouveau. Le délai d'exécution est de 3 jours.