Lors d'un récent forum pour les conseillers fiscaux, le service fiscal néerlandais a souligné que les obligations légales de conservation des informations s'appliquent également aux communications numériques / électroniques.
Que contient cette exigence?
D'un point de vue juridique
Selon la loi néerlandaise, vous êtes tenu en tant qu'entrepreneur (par exemple EMZ / ZZP) ou en tant que directeur général (par exemple BV) de gérer / maintenir la bonne administration de votre entreprise.
Cette obligation légale découle du Code civil néerlandais (Burgerlijk Wetboek-BW) en partie pour les individus (Livre 3, article 15 decies, paragraphe 1) et pour entités juridiques (Livre 2, article 10, paragraphe 1) et il est inclus dans l'article 52, paragraphes 1 et 2 Loi générale sur les impôts d'État (Algemene humide inzake rijksbelastingen)
Toutes les données de l'entreprise / de l'entrepreneuriat, qui se trouvent:
- sur papier et / ou numériquement (contrats, relevés bancaires, factures, courriels, soldes, etc.) ou
- sous forme électronique (progiciel comptable, e-banking, e-factures, etc.).
La législation prescrit le stockage obligatoire de:
- livres (tels que livre de caisse, livre de banque, livre d'achat et livre de vente);
- documents (contrats, relevés bancaires);
- autres supports de données (logiciel de comptabilité).
Coronacrisis
Pendant la crise des coronavirus, de nombreux hommes d'affaires ont été contraints de chercher de nouvelles façons de continuer à travailler. Ainsi, ils ont commencé à utiliser activement les ressources numériques, par exemple, les messageries instantanées pour maintenir le contact avec les clients et les fournisseurs.
Instruments numériques
Dans la précipitation avec laquelle vous avez peut-être basculé vers les ressources numériques, vous pouvez parfois oublier que vous devez également stocker ces documents numériques et les rendre disponibles plus tard, car ils sont également soumis à votre administration.
L'IRS a récemment noté que, dans ce contexte, une attention particulière devrait être accordée à:
- les messages dans les messageries instantanées, par exemple, WhatsApp et les messages texte;
- publications sur les réseaux sociaux;
- calendriers électroniques et courriels;
- données de vente sur Internet ou par téléphone, etc.
Quelle est la meilleure façon de procéder?
Limitez la communication avec les clients, fournisseurs et autres sous-traitants uniquement en travaillant par e-mail, car c'est là que vous pouvez stocker toutes les informations dans des dossiers que vous pouvez ensuite fournir aux autorités de contrôle à leur demande. Limiter la correspondance commerciale via les réseaux sociaux, SMS, WhatsApp, Telegram, etc., car dans ce cas, le respect de l'exigence de stockage obligatoire des informations peut poser des problèmes lors d'un contrôle fiscal après un certain temps.
N'oubliez pas que le délai de prescription et stockage de documents (bewaarplicht fiscale) aux Pays-Bas - 7 ans.
En d'autres termes, c'est pendant une telle période qu'un contrôle fiscal peut avoir lieu, et il vous sera demandé de fournir tous les documents demandés à cet effet.
Si vous avez des questions sur l'administration de votre entreprise, n'hésitez pas à nous contacter, et nous saurons certainement vous conseiller et vous aider!
Date de publication: 25.02.2021
