Em um fórum recente para consultores fiscais, o Serviço Fiscal Holandês enfatizou que as obrigações legais de manter informações também se aplicam às comunicações digitais / eletrônicas.
O que esse requisito contém?
Do ponto de vista jurídico
De acordo com a lei holandesa, você, como empresário (por exemplo, EMZ / ZZP) ou como diretor administrativo (por exemplo, BV), é obrigado a conduzir / manter a administração adequada de seu negócio.
Esta obrigação legal decorre do Código Civil Holandês (Burgerlijk Wetboek-BW) em parte para indivíduos (Livro 3, Artigo 15i, parágrafo 1) e para entidades legais (Livro 2, Artigo 10, parágrafo 1) e está incluído no Artigo 52, parágrafos 1 e 2 Lei Geral de Impostos Estaduais (Algemene molhado inzake rijksbelastingen)
Todos os dados da empresa / empreendimento estão sujeitos a administração, onde se localizam:
- em papel e / ou digitalmente (contratos, extratos bancários, faturas, e-mails, saldos, etc.) ou
- em formato eletrônico (pacote contábil, banco eletrônico, nota fiscal eletrônica, etc.).
A legislação prescreve o armazenamento obrigatório de:
- livros (como livro-caixa, livro bancário, livro de compra e livro de vendas);
- documentos (contratos, extratos bancários);
- outros suportes de dados (software de contabilidade).
Coronacrisis
Durante a crise do coronavírus, muitos empresários foram forçados a buscar novas maneiras de continuar trabalhando. Assim, passaram a usar ativamente recursos digitais, por exemplo, mensageiros instantâneos para manter contato com clientes e fornecedores.
Instrumentos digitais
Na pressa com que você pode ter mudado para recursos digitais, às vezes você pode esquecer que também tem que armazenar esses registros digitais e disponibilizá-los posteriormente, pois também estão sujeitos à sua administração.
O IRS observou recentemente que, neste contexto, deve-se prestar atenção especial a:
- mensagens em mensageiros instantâneos, por exemplo, WhatsApp e mensagens de texto;
- publicações em redes sociais;
- calendários eletrônicos e e-mail;
- dados de vendas na Internet ou por telefone, etc.
Qual é a melhor forma de proceder?
Limite a comunicação com clientes, fornecedores e outros empreiteiros apenas por e-mail de trabalho, pois é aqui que pode armazenar todas as informações em pastas que pode posteriormente fornecer às autoridades de fiscalização mediante pedido. Limitar a correspondência comercial via redes sociais, SMS, WhatsApp, Telegram, etc., pois, neste caso, o cumprimento da obrigatoriedade de armazenamento de informações pode causar problemas durante uma auditoria fiscal após algum tempo.
Não se esqueça que o estatuto de limitações e armazenamento de documentos (Fiscale Bewaarplicht) na Holanda - 7 anos.
Ou seja, é nesse período que pode ocorrer uma auditoria fiscal, e você será obrigado a fornecer todos os documentos solicitados para a mesma.
Se você tiver alguma dúvida sobre a administração do seu negócio, entre em contato conosco, e com certeza iremos aconselhá-lo e ajudá-lo!
Data de Publicação: 25.02.2021
