En un foro reciente para consultores fiscales, el Servicio Fiscal de los Países Bajos hizo hincapié en que las obligaciones legales de conservar información también se aplican a las comunicaciones digitales / electrónicas.
¿Qué contiene este requisito?
Desde un punto de vista legal.
De acuerdo con la ley holandesa, usted como empresario (por ejemplo, EMZ / ZZP) o como director gerente (por ejemplo, BV) está obligado a realizar / mantener la administración adecuada de su negocio.
Esta obligación legal se deriva del Código Civil holandés. (Burgerlijk Wetboek-BW) en parte por individuos (Libro 3, Artículo 15i, párrafo 1) y por entidades legales (Libro 2, artículo 10, párrafo 1) y se incluye en el artículo 52, párrafos 1 y 2 Ley General de Impuestos del Estado (Algemene mojado inzake rijksbelastingen)
Todos los datos de la empresa / emprendimiento, que se encuentran ubicados:
- en papel y / o digitalmente (contratos, extractos bancarios, facturas, correos electrónicos, saldos, etc.) o
- en formato electrónico (paquete contable, banca electrónica, facturas electrónicas, etc.).
La legislación prescribe el almacenamiento obligatorio de:
- libros (como libro de caja, libro bancario, libro de compras y libro de ventas);
- documentos (contratos, extractos bancarios);
- otros soportes de datos (software de contabilidad).
Coronacrisis
Durante la crisis del coronavirus, muchos empresarios se vieron obligados a buscar nuevas formas de seguir trabajando. Entonces, comenzaron a utilizar activamente los recursos digitales, por ejemplo, mensajería instantánea para mantener el contacto con clientes y proveedores.
Instrumentos digitales
En la prisa con la que puede haber cambiado a los recursos digitales, a veces puede olvidar que también tiene que almacenar estos registros digitales y ponerlos a disposición más adelante, ya que también están sujetos a su administración.
El IRS señaló recientemente que en este contexto, se debe prestar especial atención a:
- mensajes en mensajería instantánea, por ejemplo, WhatsApp y mensajes de texto;
- publicaciones en redes sociales;
- calendarios electrónicos y correo electrónico;
- datos de ventas en Internet o por teléfono, etc.
¿Cuál es la mejor manera de proceder?
Limite la comunicación con clientes, proveedores y otros contratistas solo por correo electrónico de trabajo, ya que es allí donde puede almacenar toda la información en carpetas que luego puede proporcionar a las autoridades de inspección cuando lo soliciten. Limitar la correspondencia comercial a través de redes sociales, SMS, WhatsApp, Telegram, etc., ya que en este caso, cumplir con el requisito de almacenamiento obligatorio de información puede causar problemas durante una auditoría fiscal después de un tiempo.
No olvide que el estatuto de limitaciones y almacenamiento de documentos (control fiscal) en los Países Bajos - 7 años.
En otras palabras, es durante ese período que puede ocurrir una auditoría fiscal, y se le pedirá que proporcione todos los documentos solicitados para ello.
Si tiene alguna pregunta sobre la administración de su negocio, comuníquese con nosotros, ¡y definitivamente lo asesoraremos y ayudaremos!
Fecha de publicación: 25.02.2021
