Податкова служба Нідерландів на проведеному нещодавно форумі для податкових консультантів підкреслила, що юридичні зобов'язання по зберіганню інформації також застосовуються і до цифрових / електронних комунікацій.
Що ж містить у собі дана вимога?
З юридичної точки зору
Згідно з законодавством Нідерландів ви як підприємець (напр., EMZ / ZZP) або як керуючий директор (напр., BV) зобов'язані вести / підтримувати належний адміністрування свого бізнесу.
Це юридичне зобов'язання випливає з Цивільного кодексу Нідерландів (Burgerlijk Wetboek-BW) в частині для фізичних осіб (Книга 3, стаття 15i, параграф 1) і для юридичних осіб (Книга 2, стаття 10, параграф 1), і вона була придбана в статтю 52, параграфи 1 і 2 Загального закону про державні податки (Algemene wet inzake rijksbelastingen)
Адміністрування підлягають всі дані компанії / підприємництва, які знаходяться:
- на папері і / або в цифровому вигляді (контракти, банківські виписки, фактури, електронні листи, баланси і т. п.) або
- в електронному вигляді (пакет бухгалтерського обліку, електронний банкінг, електронні рахунки і т. п.).
Законодавство наказує обов'язкове зберігання:
- книг (таких як касова книга, банківська книга, книга покупок і книга продажів);
- документів (контрактів, банківських виписок);
- інших носіїв даних (бухгалтерське програмне забезпечення).
Коронакрізіс
Під час коронакрізіса багато бізнесменів змушені були шукати нові способи для продовження роботи. Так, ними почали активно використовуватися цифрові ресурси, наприклад, месенджери для підтримки контакту з клієнтами та постачальниками.
цифрові інструменти
У поспіху, з якою ви, можливо, переключилися на використання цифрових ресурсів, іноді можна забути, що ви також повинні зберігати ці цифрові записи і забезпечувати їх доступність в подальшому, так як вони теж підлягають вашому адміністрування.
Податкова служба недавно відзначила, що в даному контексті особливу увагу слід приділяти:
- повідомленнями в месенджерах, напр., WhatsApp, і текстових повідомлень;
- публікаціям в соціальних мережах;
- електронним календарів і електронній пошті;
- даними про продажі через Інтернет або по телефону і т.п.
Як же краще вчинити?
Обмежте спілкування з клієнтами, постачальниками та іншими контрагентами тільки робочої електронною поштою, так як саме там ви можете зберігати всю інформацію в папках, які зможете надати згодом перевіряючим органам на їх вимогу. Обмежте ділову переписку через соціальні мережі, SMS, WhatsApp, Telegram і т.п., так як в цьому випадку виконання вимоги обов'язкового зберігання інформації може викликати проблеми при податковій перевірці через якийсь час.
Не забувайте, що термін позовної давності і зберігання документів (fiscale bewaarplicht) в Нідерландах - 7 років.
Іншими словами - саме за такий період може відбутися податкова перевірка, і ви будете зобов'язані надати всі запитувані по ній документи.
Якщо у вас є питання по адмініструванню вашого бізнесу - звертайтеся до нас, і ми вам обов'язково підкажемо і допоможемо!
Дата публікації: 25.02.2021
