Sprawdzenie kontrahenta w Rejestrze Handlowym (Handelsregister) sprzyja spokojowi i pewności przed zawarciem transakcji. Jednak publiczny dostęp do danych rejestru jest często stwarza problemy. W szczególności adres firmy przedsiębiorcy może być zgodny z jego adresem domowym, to znaczy oszuści i nieżyczliwi mogą łatwo dowiedzieć się, gdzie mieszka biznesmen, za pośrednictwem rejestru.
Informacje w Rejestrze Handlowym
Jak my napisał, każdy podmiot gospodarczy w Holandii (osoba prowadząca działalność gospodarczą, spółka osobowa lub spółka) musi posiadać zarejestrowany adres siedziby – bezoekadres. Domyślnie ten adres jest publiczny, a zatem widoczny w rejestrze handlowym KVK (Kamer van Koophandel).
- czy w ogóle istnieje firma, z którą zamierzasz robić interesy,
- gdzie ona jest,
- jakie rodzaje działalności wykonuje
- nie znajduje się w stanie upadłości,
- które są w nim osobami upoważnionymi (w szczególności posiadającymi prawo do podjęcia decyzji o zawarciu transakcji).
Dostęp do rejestru jest uzyskiwany miliony razy w roku poprzez wyszukiwanie według nazwy firmy lub unikalnego numeru KVK.
Adresy zamieszkania (woonadressen) w rejestrze handlowym nie są publicznie dostępne. Jednak wielu przedsiębiorców w Holandii ma biuro w domu, czyli ich bezoekadres = woonadres. Przede wszystkim dotyczy to przedsiębiorców indywidualnych (eenmanszaken).
Jak zablokować dostęp do danych adresowych firmy w KRS?
Sposób zamykania informacji o adresie firmy, jeśli jest taki sam jak adres zamieszkania, zależy od formy prawnej firmy (więcej o formach prowadzenia działalności gospodarczej w Holandii tutaj).
- Indywidualni przedsiębiorcy (eenmanszaaken) może zarejestrować osobny adres pocztowy (postadres), który pozostanie publiczny i zapewni kontakt z firmą w dowolnym momencie.
- Przedstawiciele innych organizacyjno-prawnych form działalności gospodarczej może dowodzić istnienia konkretnego lub prawdopodobnego zagrożenia. Każdy, kto jest upoważniony do działania w imieniu spółki, może żądać wykreślenia adresu prowadzenia działalności gospodarczej z Rejestru Handlowego, jeżeli jest tożsamy z adresem prywatnym. Ochrona ta jest dostępna dla wszystkich form prawnych przedsiębiorstw z wyjątkiem BV (beslotenvennootschap) i NV (naamlozevennootschap).
Jakie są negatywne konsekwencje zamknięcia adresu firmy?
Jeżeli bezoekadres jest zamknięty, to nie pojawi się w odpisie z KRS. Nawet sam właściciel firmy nie będzie mógł zlecić ekstrakcji ze wskazaniem swojego adresu. A to może prowadzić do szeregu trudności, w szczególności z otwarciem konta bankowego i uzyskaniem ubezpieczenia. Rzeczywista obecność gospodarcza (substancja) będzie musiała zostać udowodniona w inny sposób, np. poprzez przedstawienie bankowi lub firmie ubezpieczeniowej umowy najmu lokalu. Jedynym wyjściem z sytuacji, które może zaoferować KVK, jest ponowne publiczne udostępnienie adresu.
Jak jeszcze możesz chronić swój adres?
Nawet jeśli zdecydujesz się zablokować publiczny dostęp do swojego adresu w Rejestrze Handlowym, może to nie wystarczyć, aby całkowicie go ukryć, zwłaszcza jeśli adres jest publicznie dostępny w Internecie od dłuższego czasu.
Co dokładnie można zrobić?
- zamknij swój adres w Baseregistratie Personen (BRP) – możesz to zrobić w swojej gminie;
- sprawdź, czy adresu nie ma na stronie Twojej firmy, w sieciach społecznościowych i katalogach firm;
- upewnij się, że adres nie jest identyfikowalny w innych rejestrach publicznych i organizacjach zawodowych.
konsultować ty w tej sprawie.
