Hoe open je een tijdelijke school voor Oekraïense studenten?

Aangezien een aanzienlijk deel van de Oekraïense vluchtelingen in Nederland schoolgaande kinderen zijn, waren de regering en lokale autoriteiten in maart-april actief betrokken bij het oplossen van de kwestie van het organiseren van het onderwijsproces. In onze Nieuws van april we schreven over de opening van de eerste tijdelijke scholen, het onderwijs aan Oekraïners in nieuwkomersscholen, overgangsklassen, speciale klassen, enzovoort.

Vandaag is de procedure voor het openen van een tijdelijke school voor Oekraïners eindelijk geregeld. Vanaf 1 januari 2023 zijn deze scholen verplicht om leerlingen in te schrijven in het Register Onderwijsdeelnemers (ROD).

Het besluit om een ​​tijdelijke school te openen

Of het al dan niet nodig is om een ​​tijdelijke school voor Oekraïners te openen, hangt af van de plaatselijke omstandigheden. In sommige regio's is de toestroom van kinderen en jongeren uit Oekraïne te groot, bovendien hebben veel kinderen speciale onderwijsbehoeften. Op basis hiervan kunnen schoolbesturen besluiten een tijdelijke onderwijsinstelling voor Oekraïners in het leven te roepen. Zo'n onderwijsinstelling moet aangemeld worden bij de Dienst Uitvoering Onderwijs, DUO).

Ter referentie! De Uitvoerende Dienst Onderwijs (DUO) financiert het onderwijsproces, organiseert examens voor scholieren en studenten, evenals inburgeringsexamens, en legaliseert diploma's.

Basisvereisten en voorwaarden voor het openen van een tijdelijke school

• Meld de school voordat deze opengaat of zo snel mogelijk na aanvang.
• Overleg met de gemeente en met andere scholen in de regio om de opening af te stemmen.
• Gelijktijdig met de aankondiging van opening of binnen maximaal 2 maanden na aanvang van de werkzaamheden verstrekken accommodatie plan - details hier.
• De duur van een tijdelijke onderwijsinstelling is maximaal 2 jaar.

Zo open je een tijdelijke school: stap voor stap

Fase 1. Kennisgeving van de opening van de school via de portal DUO

1. Log in met je persoonlijke account op het DUO-portaal: https://zakelijk.duo.nl/zakelijk/portaal/dashboard.
2. Vul het formulier "Melding opening tijdelijke onderwijsinstelling" in (Tijdelijke onderwijsvoorziening melden).
3. Voeg het indelings(inrichtings)plan toe. Doet u dit niet meteen, dan kan een apart plan worden ingediend via het formulier "Aanvullende informatie" (Formulier extra informatie doorgeven).
4. Als de gemeente u een aparte ruimte voor een tijdelijke school ter beschikking stelt, dan moet u daar een document aan toevoegen.
5. Totdat het formulier is verzonden, kunt u wijzigingen aanbrengen of bijlagen toevoegen. Eventuele wijzigingen of aanvullingen kunnen dan alleen via de Formulier extra informatie doorgeven, zoals wijzigingen in het aantal verwachte studenten, een adreswijziging of een sluiting.
6. Heb je je Tijdelijke Opzegging School vóór 1 augustus 2022 ingediend en niet via DUO, mail dan de wijzigingen naar ico@duo.nl. Je kunt het inrichtingsplan ook mailen als je dat nog niet hebt gedaan. Zorg ervoor dat u een kopie van de originele kennisgeving bijvoegt in geval van wijzigingen.
7. Na het verzenden van het formulier ontvangt u direct een ontvangstbevestiging en een referentienummer per e-mail. Sla dit nummer op.

Fase 2. Registratie in RIO en ROD

De tijdelijke school en haar leerlingen moeten ingeschreven zijn in twee registers:

1. Registratie Intellingen en Opleidingen (RIO) - register van onderwijsinstellingen voor lager, middelbaar en hoger onderwijs. Tijdelijke scholen voor Oekraïners worden toegevoegd aan een aparte categorie "Tijdelijke onderwijsinstelling voor ontheemden".
2. Aanmelden Onderwijsdeelnemers (HENGEL) is een register van deelnemers aan het onderwijsproces. Vanaf 1 januari 2023 is dit een must! 

Ter informatie! Op pagina met een beschrijving van de procedure voor het inschrijven van studenten in de ROD verscheen in de rubriek Experiment een column: inschrijving van een Chinese leerling op een Tijdelijke onderwijsvoorziening voor ontheemden (TOV) (vanaf 1 januari 2023) - de inschrijving van een Oekraïense student in een tijdelijke onderwijsinstelling voor ontheemden (vanaf 1 januari 2023.).

Welke gegevens zijn nodig om het DUO-meldingsformulier in te vullen?

Een samenvatting van de procedure voor het openen van een tijdelijke school vindt u op de ambtenaar portaal van de overheid. Concreet staat daarin dat bij het invullen van het DUO-meldingsformulier de volgende gegevens nodig zijn:

• de naam en code van de onderwijsinstelling op het grondgebied waarvan de tijdelijke school voor Oekraïners zal opereren;
• tijdelijk schooladres;
• startdatum (als de school al in bedrijf is) of verwachte startdatum;
• het aantal studenten, het aantal groepen of klassen;
• indien van toepassing: specifiek opvangcentrum voor vluchtelingen waarbij de school is aangesloten;
• informatie over overleg en afstemming met lokale overheden, met vertegenwoordigers van andere scholen in de regio;
• indien van toepassing: een document over de toewijzing van lokalen voor de school;
• naam, telefoonnummer en e-mailadres van de contactpersoon.

Meer informatie over tijdelijke scholen en andere aspecten van het organiseren van het onderwijsproces voor Oekraïners in Nederland vindt u in Onderwijsgids voor kinderen en jongeren uit Oekraïne.