Belastingdienst raakt brieven kwijt

Staatssecretaris van Inkomsten en Inkomsten Marnix van Rij officieel erkend dat het probleem van verlies van correspondentie van belastingplichtigen bij de belastingdienst bestaat. In eerste instantie kwam de kwestie aan de orde na de publicatie van de resultaten van een onderzoek onder belastingadviseurs begin juni. Het probleem trok de aandacht van parlementariërs. De reactie van de Staatssecretaris van Belastingen en Rechten volgde in een brief aan de Tweede Kamer d.d. 27-06-2022.

De resultaten van een enquête onder belastingadviseurs schetsten de belangrijkste problemen in het werk van de Nederlandse Belastingdienst. Dergelijke onderzoeken worden traditioneel elke twee jaar gehouden onder leden van twee verenigingen van belastingadviseurs - NOB (Nederlandse Orde van Belastingadviseurs) en RB (Register Belastingadviseurs).

Verlies van post

Belastingadviseurs zeggen unaniem dat er te veel post, waaronder aangetekende brieven, verloren gaat bij de Belastingdienst. Veel adviseurs geven er de voorkeur aan om belangrijke documenten per e-mail te versturen, maar dit is helaas nog niet formeel geaccepteerd door de Belastingdienst.

Moeilijkheden in de communicatie met de belasting

Naast het verlies van post zijn belastingadviseurs ook niet te spreken over de moeilijkheden om contact op te nemen met vertegenwoordigers van de Belastingdienst. Voor NOB-leden, die vaak fiscaal specialist zijn in grote ondernemingen, is de omgeving gunstiger, zij hebben een vaste contactpersoon bij de Belastingdienst. Maar RB-leden adviseren vooral vertegenwoordigers van het midden- en kleinbedrijf (kleine en middelgrote bedrijven - MKB), en voor hen kan het ontbreken van noodzakelijk contact met de belastingdienst van cruciaal belang zijn.

Bijna tien miljoen brieven per jaar

Parlementariërs stelden de regering vragen: “Hoe kan het dat brieven en poststukken, ook als ze aangetekend worden verzonden, bij de belastingdienst verloren gaan? Bent u het ermee eens dat dit, op zijn zachtst gezegd, onwenselijk is?

Staatssecretaris van Financiën Marnix van Rij antwoordde daarop: “Het is echt een onwenselijke situatie waarbij post zoekraakt of vertraging oploopt. De precieze omvang van dit probleem kan echter niet worden vastgesteld.”. Hij identificeerde verder de redenen:

• De IRS ontvangt jaarlijks bijna tien miljoen brieven van tientallen kantoren in het hele land.
• Er is geen centraal systeem voor het vastleggen van alle inkomende correspondentie.
• Een belangrijk deel van de correspondentie is gedigitaliseerd, maar niet alles.
• Brieven gaan soms zelfs tijdens de bezorging verloren: er is een onvolledig adres opgegeven, een interne verzending was vereist, enzovoort.

Gevolgen van verlies

De belangrijkste fiscale en formeel juridische gevolgen kunnen voortvloeien uit het verlies van documenten die binnen een bepaalde termijn bij de Belastingdienst moeten worden ingediend, bijvoorbeeld een aanvraag of bezwaarschrift. In deze gevallen ontstaat er een geschil over de vraag of het document op tijd is ingediend.

In deze gevallen vereist de wet echter dat de belastingdienst een ontvangstbewijs meestuurt om duidelijk te maken dat het document door de belastingdienst is ontvangen. Ook wordt het tijdstip van ontvangst aangegeven zodat er geen discussie ontstaat. Daarnaast kunt u de verzending van documenten in digitale vorm dupliceren.

Elektronisch documentbeheer

Kamerleden vragen: “Waarom heeft de belastingdienst tot nu toe geen elektronisch documentbeheer ingevoerd?”. Staatssecretaris Van Rij legt dit uit door te stellen dat het versturen van e-mails door of namens belastingplichtigen het risico kan lopen gevoelige gegevens te verliezen of te stelen. Daarom is elektronische communicatie met de Belastingdienst niet in alle situaties mogelijk.

over vertrouwen

Staatssecretaris Marnix van Rij van de Belastingdienst heeft de Belastingdienst gevraagd om contact te houden met belastingplichtigen en belastingadviseurs. “Het uitgangspunt in zulke relaties is vertrouwen”, benadrukte hij. Maar problematische situaties vragen om extra aandacht en Van Rij heeft de opdracht gegeven hierover in overleg te treden.