Op een recent forum voor belastingadviseurs heeft de Belastingdienst benadrukt dat wettelijke verplichtingen om informatie te bewaren ook gelden voor digitale / elektronische communicatie.
Wat houdt deze vereiste in?
Juridisch gezien
Volgens de Nederlandse wet bent u als ondernemer (bijv. EMZ / ZZP) of als bestuurder (bijv. BV) verplicht om een goede administratie van uw onderneming te voeren / voeren.
Deze wettelijke verplichting vloeit voort uit het Burgerlijk Wetboek (Burgerlijk Wetboek-BW) gedeeltelijk voor individuen (Boek 3, artikel 15i, eerste lid) en voor juridische entiteiten (Boek 2, artikel 10, eerste lid) en het is opgenomen in artikel 1, eerste en tweede lid Algemene wet op staatsbelastingen (Algemene wet inzake rijksbelastingen)
Alle gegevens van het bedrijf / ondernemerschap, die zich bevinden:
- op papier en / of digitaal (contracten, bankafschriften, facturen, e-mails, saldi, etc.) of
- in elektronische vorm (boekhoudpakket, elektronisch bankieren, elektronische facturen, enz.).
De wetgeving schrijft verplichte opslag voor van:
- boeken (zoals kasboek, bankboek, aankoopboek en verkoopboek);
- documenten (contracten, bankafschriften);
- overige gegevensdragers (boekhoudsoftware).
Coronacrisis
Tijdens de coronaviruscrisis moesten veel zakenmensen op zoek naar nieuwe manieren om te blijven werken. Dus begonnen ze actief digitale bronnen te gebruiken, bijvoorbeeld instant messengers, om contact te onderhouden met klanten en leveranciers.
Digitale instrumenten
In de haast waarmee u wellicht bent overgestapt op digitale bronnen, vergeet u soms dat u deze digitale documenten ook moet bewaren en later beschikbaar moet stellen, aangezien ze ook onder uw administratie vallen.
De IRS merkte onlangs op dat in deze context bijzondere aandacht moet worden besteed aan:
- berichten in instant messengers, bijvoorbeeld WhatsApp, en sms-berichten;
- publicaties op sociale netwerken;
- elektronische agenda's en e-mail;
- verkoopgegevens op internet of telefonisch, etc.
Wat is de beste manier om verder te gaan?
Beperk de communicatie met klanten, leveranciers en andere tegenpartijen alleen door middel van werkende e-mail, want hier kunt u alle informatie opslaan in mappen die u vervolgens op verzoek aan de keuringsinstanties kunt bezorgen. Beperk zakelijke correspondentie via sociale netwerken, sms, WhatsApp, Telegram, enz., Omdat in dit geval het voldoen aan de vereiste voor verplichte opslag van informatie na verloop van tijd problemen kan veroorzaken tijdens een belastingcontrole.
Vergeet niet dat het statuut van beperkingen en opslag van documenten (fiscale bewaarplicht) in Nederland - 7 jaar.
Met andere woorden, het is tijdens een dergelijke periode dat er een belastingcontrole kan plaatsvinden en dat u alle documenten moet overleggen die hiervoor worden gevraagd.
Als u vragen heeft over de administratie van uw bedrijf, neem dan contact met ons op, wij zullen u zeker adviseren en helpen!
Publicatiedatum: 25.02.2021
