Auf einem kürzlich abgehaltenen Forum für Steuerberater betonte der niederländische Steuerdienst, dass die gesetzlichen Verpflichtungen zur Aufbewahrung von Informationen auch für die digitale / elektronische Kommunikation gelten.
Was beinhaltet diese Anforderung?
Aus rechtlicher Sicht
Nach niederländischem Recht sind Sie als Unternehmer (z. B. EMZ / ZZP) oder als Geschäftsführer (z. B. BV) verpflichtet, die ordnungsgemäße Verwaltung Ihres Unternehmens durchzuführen / aufrechtzuerhalten.
Diese gesetzliche Verpflichtung ergibt sich aus dem niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuch (Burgerlijk Wetboek-BW) teilweise für Einzelpersonen (Buch 3, Artikel 15i Absatz 1) und für juristische Personen (Buch 2, Artikel 10, Absatz 1) und es ist in Artikel 52, Absätze 1 und 2 enthalten Allgemeines Gesetz über staatliche Steuern (Algemene nass inzake rijksbelastingen)
Alle Daten des Unternehmens / Unternehmertums, die sich befinden:
- auf Papier und / oder digital (Verträge, Kontoauszüge, Rechnungen, E-Mails, Guthaben usw.) oder
- in elektronischer Form (Buchhaltungspaket, E-Banking, E-Rechnungen usw.).
Die Gesetzgebung schreibt die obligatorische Lagerung von:
- Bücher (wie Kassenbuch, Bankbuch, Kaufbuch und Verkaufsbuch);
- Dokumente (Verträge, Kontoauszüge);
- andere Datenträger (Buchhaltungssoftware).
Coronacrisis
Während der Coronavirus-Krise waren viele Geschäftsleute gezwungen, nach neuen Wegen zu suchen, um weiter zu arbeiten. So begannen sie, digitale Ressourcen, beispielsweise Instant Messenger, aktiv zu nutzen, um den Kontakt zu Kunden und Lieferanten aufrechtzuerhalten.
Digitale Instrumente
In der Eile, mit der Sie möglicherweise auf digitale Ressourcen umgestellt haben, können Sie manchmal vergessen, dass Sie diese digitalen Aufzeichnungen auch speichern und später verfügbar machen müssen, da sie auch Ihrer Verwaltung unterliegen.
Das IRS hat kürzlich festgestellt, dass in diesem Zusammenhang besondere Aufmerksamkeit auf Folgendes gerichtet werden sollte:
- Nachrichten in Instant Messenger, z. B. WhatsApp, und Textnachrichten;
- Veröffentlichungen in sozialen Netzwerken;
- elektronische Kalender und E-Mail;
- Verkaufsdaten im Internet oder per Telefon usw.
Was ist der beste Weg, um fortzufahren?
Beschränken Sie die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und anderen Auftragnehmern nur per E-Mail, da Sie dort alle Informationen in Ordnern speichern können, die Sie anschließend den Inspektionsbehörden auf Anfrage zur Verfügung stellen können. Beschränken Sie die Geschäftskorrespondenz über soziale Netzwerke, SMS, WhatsApp, Telegramm usw., da in diesem Fall die Einhaltung der Anforderung zur obligatorischen Speicherung von Informationen nach einiger Zeit zu Problemen bei einer Steuerprüfung führen kann.
Vergessen Sie nicht, dass die Verjährungsfrist und Aufbewahrung von Dokumenten (Fiskale bewaarplicht) in den Niederlanden - 7 Jahre.
Mit anderen Worten, in einem solchen Zeitraum kann eine Steuerprüfung stattfinden, und Sie müssen alle dafür angeforderten Dokumente vorlegen.
Wenn Sie Fragen zur Verwaltung Ihres Unternehmens haben, wenden Sie sich bitte an uns. Wir werden Sie auf jeden Fall beraten und Ihnen helfen!
Veröffentlichungsdatum: 25.02.2021
