Падатковая служба Нідэрландаў на які праводзіцца нядаўна форуме для падатковых кансультантаў падкрэсліла, што юрыдычныя абавязацельствы па захоўванні інфармацыі таксама ўжываюцца і да лічбавым / электронным камунікацыях.
Што ж ўтрымоўвае ў сабе дадзенае патрабаванне?
З юрыдычнага пункту гледжання
Згодна з заканадаўствам Нідэрландаў вы як прадпрымальнік (напр., EMZ / ZZP) або як кіраўнік дырэктар (напр., BV) абавязаны весці / падтрымліваць належны адміністраванне свайго бізнесу.
Гэта юрыдычная абавязацельства вынікае з Грамадзянскага кодэкса Нідэрландаў (Burgerlijk Wetboek-BW) у частцы для фізічных асоб (Кніга 3, артыкул 15i, параграф 1) і для юрыдычных асоб (Кніга 2, артыкул 10, параграф 1), і яно ўключана ў артыкул 52, параграфы 1 і 2 Агульнага закона аб дзяржаўных падатках (Algemene wet inzake rijksbelastingen)
Адміністраванні падлягаюць усе дадзеныя кампаніі / прадпрымальніцтва, якія знаходзяцца:
- на паперы і / або ў лічбавым выглядзе (кантракты, банкаўскія выпіскі, фактуры, электронныя лісты, балансы і т. п.) або
- ў электронным выглядзе (пакет бухгалтарскага ўліку, электронны банкінг, электронныя рахункі і т. п.).
Заканадаўства прадпісвае абавязковае захоўванне:
- кніг (такіх як касавая кніга, банкаўская кніга, кніга пакупак і кніга продажаў);
- дакументаў (кантрактаў, банкаўскіх выпісак);
- іншых носьбітаў дадзеных (бухгалтарскае праграмнае забеспячэнне).
Каранакрызіс
Падчас коронакризиса многія бізнесмены вымушаныя былі шукаць новыя спосабы для працягу працы. Так, імі пачалі актыўна выкарыстоўвацца лічбавыя рэсурсы, напрыклад, мессенджеры для падтрымання кантакту з кліентамі і пастаўшчыкамі.
лічбавыя інструменты
У спешцы, з якой вы, магчыма, пераключыліся на выкарыстанне лічбавых рэсурсаў, часам можна забыцца, што вы таксама павінны захоўваць гэтыя лічбавыя запісы і забяспечваць іх даступнасць ў далейшым, таму што яны таксама падлягаюць вашаму адміністраванні.
Падатковая служба нядаўна адзначыла, што ў дадзеным кантэксце асаблівую ўвагу трэба надаваць:
- паведамленнях у мессенджеров, напр., WhatsApp, і тэкставым паведамленнях;
- публікацыях у сацыяльных сетках;
- электронным календароў і электроннай пошце;
- дадзеных аб продажах праз Інтэрнэт або па тэлефоне і да т.п.
Як жа лепш паступіць?
Абмяжуйце зносіны з кліентамі, пастаўшчыкамі і іншымі контрагентамі толькі рабочай электроннай поштай, так як менавіта там вы можаце захоўваць усю інфармацыю ў папках, якія зможаце даць пасля правяраючым органам па іх патрабаванні. Абмяжуйце дзелавую перапіску праз сацыяльныя сеткі, SMS, WhatsApp, Telegram і да т.п., так як у гэтым выпадку выкананне патрабавання абавязковага захоўвання інфармацыі можа выклікаць праблемы пры падатковай праверцы праз нейкі час.
Не забывайце, што тэрмін іскавай даўнасці і захоўвання дакументаў (fiscale bewaarplicht) у Нідэрландах - 7 гадоў.
Іншымі словамі - менавіта за такі перыяд можа адбыцца падатковая праверка, і вы будзеце абавязаныя падаць усе запытаныя па ёй дакументы.
Калі ў вас ёсць пытанні па адміністраванні вашага бізнэсу - звяртайцеся да нас, і мы вам абавязкова падкажам і дапаможам!
Дата публікацыі: 25.02.2021/XNUMX/XNUMX
