Yakın tarihli bir vergi danışmanları forumunda, Hollanda Vergi Servisi, bilgi saklama konusundaki yasal yükümlülüklerin dijital / elektronik iletişim için de geçerli olduğunu vurguladı.
Bu gereklilik neleri içerir?
Yasal açıdan
Hollanda yasalarına göre, bir girişimci (örn. EMZ / ZZP) veya genel müdür (örn. BV) olarak işinizin uygun şekilde idaresini yürütmek / sürdürmek zorundasınız.
Bu yasal yükümlülük, Hollanda Medeni Kanunundan kaynaklanmaktadır (Burgerlijk Wetboek-BW) kısmen için bireyler (Kitap 3, Madde 15i, paragraf 1) ve tüzel kişiler (2. Kitap, 10. Madde, 1. paragraf) ve 52. Maddenin 1. ve 2. paragraflarında yer almaktadır. Eyalet Vergileri Genel Kanunu (Algemene ıslak inzake rijksbelastingen)
Şirketin / işletmenin tüm verileri, aşağıdaki konumlarda bulunan yönetime tabidir:
- kağıt üzerinde ve / veya dijital olarak (sözleşmeler, banka hesap özetleri, faturalar, e-postalar, bakiyeler vb.) veya
- elektronik biçimde (muhasebe paketi, elektronik bankacılık, elektronik faturalar vb.).
Mevzuat aşağıdakilerin zorunlu olarak saklanmasını öngörür:
- kitaplar (kasa defteri, banka defteri, satın alma defteri ve satış defteri gibi);
- belgeler (sözleşmeler, banka hesap özetleri);
- diğer veri taşıyıcıları (muhasebe yazılımı).
Koronakriz
Koronavirüs krizi sırasında birçok iş adamı çalışmaya devam etmenin yeni yollarını aramaya zorlandı. Böylece, müşteriler ve tedarikçilerle iletişimi sürdürmek için anlık mesajlaşma programları gibi dijital kaynakları aktif olarak kullanmaya başladılar.
Dijital enstrümanlar
Dijital kaynaklara geçiş yapmış olabileceğiniz telaş içinde, bazen bu dijital kayıtları saklamanız ve daha sonra da sizin idarenize bağlı olduklarından kullanıma sunmanız gerektiğini unutabilirsiniz.
IRS kısa süre önce, bu bağlamda şunlara özellikle dikkat edilmesi gerektiğini belirtti:
- anlık mesajlaşma programlarındaki mesajlar, örneğin, WhatsApp ve metin mesajları;
- sosyal ağlardaki yayınlar;
- elektronik takvimler ve e-posta;
- İnternette veya telefonla vb. satış verileri
Devam etmenin en iyi yolu nedir?
Müşteriler, tedarikçiler ve diğer yüklenicilerle iletişimi yalnızca e-posta ile çalışarak sınırlandırın, çünkü burası tüm bilgileri daha sonra talepleri üzerine teftiş yetkililerine sağlayabileceğiniz klasörlerde saklayabileceğiniz yerdir. Sosyal ağlar, SMS, WhatsApp, Telegram vb. Yoluyla yapılan ticari yazışmaları sınırlayın, bu durumda olduğu gibi, bilgilerin zorunlu depolanması gerekliliğine uymak bir süre sonra bir vergi denetimi sırasında sorunlara neden olabilir.
Unutmayın zamanaşımı ve belgelerin saklanması (Fiscale bewaarplicht) Hollanda'da - 7 yıl.
Başka bir deyişle, böyle bir dönemde bir vergi denetimi gerçekleşebilir ve bunun için istenen tüm belgeleri sağlamanız istenir.
İşletmenizin yönetimi hakkında herhangi bir sorunuz varsa, lütfen bizimle iletişime geçin, size kesinlikle tavsiyede bulunacağız ve yardımcı olacağız!
Yayın Tarihi: 25.02.2021
