Холандска пореска управа је на недавном форуму за пореске саветнике нагласила да се законске обавезе задржавања примењују и на дигиталне/електронске комуникације.
Шта овај захтев садржи?
Са правне тачке гледишта
Према холандском закону, ви као предузетник (нпр. ЕМЗ/ЗЗП) или као извршни директор (нпр. БВ) сте обавезни да водите/одржавате одговарајућу администрацију вашег пословања.
Ова законска обавеза произилази из Холандског грађанског законика (Бургерлијк Ветбоек-БВ) делом за појединци (Књига 3, члан 15и став 1) и за правна лица (Књига 2, члан 10. став 1.) и налази се у члану 52. ст. 1. и 2. Општи закон о државним порезима (Алгемене вет инзаке ријксбеластинген)
Сви подаци предузећа/предузетништва који се налазе:
- на папиру и/или дигитално (уговори, банковни изводи, фактуре, мејлови, биланси, итд.) или
- у електронској форми (рачуноводствени пакет, електронско банкарство, електронски рачуни и др.).
Законом је прописано обавезно складиштење:
- књиге (као што су благајна, банкарска књига, књига куповине и књига продаје);
- документи (уговори, банковни изводи);
- други носиоци података (рачуноводствени софтвер).
Коронакриза
Током коронакризе, многи привредници били су приморани да траже нове начине за наставак рада. Дакле, почели су активно да користе дигиталне ресурсе, на пример, инстант мессенгере за одржавање контакта са купцима и добављачима.
дигитални инструменти
У журби са којом сте можда прешли на коришћење дигиталних ресурса, понекад се може заборавити да и ове дигиталне записе морате чувати и учинити доступним касније, јер су и они подложни вашој администрацији.
Пореска управа је недавно приметила да у овом контексту посебну пажњу треба обратити на:
- поруке месинџера као што су ВхатсАпп и текстуалне поруке;
- публикације на друштвеним мрежама;
- електронски календари и електронска пошта;
- подаци о продаји путем интернета или телефоном итд.
Који је најбољи начин да се то уради?
Ограничите комуникацију са купцима, добављачима и другим партнерима само на радну е-пошту, јер ту можете похранити све информације у фасцикле које касније можете доставити инспекцијским органима на њихов захтјев. Ограничите пословну кореспонденцију путем друштвених мрежа, СМС-а, ВхатсАпп-а, Телеграма итд., јер у овом случају, обавезно чување података може да изазове проблеме током пореске контроле након неког времена.
Не заборавите да је рок застарелости и складиштење докумената (фисцале беваарплицхт) у Холандији - 7 година.
Другим речима, у том периоду може доћи до пореске контроле и од вас ће се тражити да доставите сву тражену документацију за њу.
Ако имате било каквих питања у вези са администрирањем вашег пословања, контактирајте нас, а ми ћемо вам свакако помоћи!
Датум објављивања: 25.02.2021
