La un forum recent pentru consultanți fiscali, Serviciul fiscal olandez a subliniat că obligațiile legale de păstrare a informațiilor se aplică și comunicărilor digitale / electronice.
Ce conține această cerință?
Din punct de vedere legal
Conform legislației olandeze, dumneavoastră, ca antreprenor (de ex. EMZ / ZZP) sau ca director general (de ex. BV), sunteți obligat să efectuați / să mențineți administrarea corectă a afacerii dvs.
Această obligație legală provine din Codul civil olandez (Burgerlijk Wetboek-BW) în parte pentru persoane fizice (Cartea 3, articolul 15i, paragraful 1) și pentru entitati legale (Cartea 2, articolul 10, paragraful 1) și este inclus în articolul 52, alineatele 1 și 2 Legea generală privind impozitele de stat (Algemene ud inzake rijksbelastingen)
Toate datele companiei / întreprinderii sunt supuse administrării, care se află:
- pe hârtie și / sau digital (contracte, extrase bancare, facturi, e-mailuri, solduri etc.) sau
- în formă electronică (pachet contabil, e-banking, e-facturi etc.).
Legislația prevede stocarea obligatorie a:
- cărți (cum ar fi carte de numerar, carte bancară, carte de cumpărare și carte de vânzări)
- documente (contracte, extrase bancare);
- alți purtători de date (software de contabilitate).
Coronacrisis
În timpul crizei coronavirusului, mulți oameni de afaceri au fost obligați să caute noi modalități de a continua să lucreze. Așadar, au început să utilizeze activ resursele digitale, de exemplu, mesagerii instant pentru a menține contactul cu clienții și furnizorii.
Instrumente digitale
În graba cu care ați trecut la resursele digitale, puteți uita uneori că trebuie să stocați și aceste înregistrări digitale și să le puneți la dispoziție ulterior, deoarece acestea sunt, de asemenea, supuse administrării dumneavoastră.
IRS a menționat recent că, în acest context, ar trebui acordată o atenție specială:
- mesaje în mesagerie instant, de exemplu, WhatsApp și mesaje text;
- publicații pe rețelele sociale;
- calendare electronice și e-mail;
- date de vânzare pe internet sau telefonic etc.
Care este cel mai bun mod de a proceda?
Limitați comunicarea cu clienții, furnizorii și alți contractori numai prin e-mail de lucru, deoarece acolo puteți stoca toate informațiile în dosare pe care le puteți furniza ulterior autorităților de inspecție la cererea acestora. Limitați corespondența de afaceri prin rețelele sociale, SMS, WhatsApp, Telegram etc., ca în acest caz, respectarea cerinței de stocare obligatorie a informațiilor poate cauza probleme în timpul unui audit fiscal după un timp.
Nu uitați că prescripția și stocarea documentelor (fiscale bewaarplicht) în Olanda - 7 ani.
Cu alte cuvinte, în această perioadă poate avea loc un audit fiscal și vi se va cere să furnizați toate documentele solicitate pentru aceasta.
Dacă aveți întrebări despre administrarea afacerii dvs., vă rugăm să ne contactați și cu siguranță vă vom sfătui și vă vom ajuta!
Data publicării: 25.02.2021
