Na niedawnym forum dla doradców podatkowych holenderska służba podatkowa podkreśliła, że prawne obowiązki przechowywania informacji dotyczą również komunikacji cyfrowej / elektronicznej.
Co zawiera ten wymóg?
Z prawnego punktu widzenia
Zgodnie z prawem holenderskim jako przedsiębiorca (np. EMZ / ZZP) lub jako dyrektor zarządzający (np. BV) jesteś zobowiązany do prowadzenia / utrzymywania prawidłowego administrowania swoim biznesem.
Ten obowiązek prawny wynika z holenderskiego kodeksu cywilnego (Burgerlijk Wetboek-BW) częściowo za osoby (Księga 3, art. 15i, ust. 1) i za osoby prawne (Księga 2, art. 10 ust. 1) i jest zawarta w art. 52 ust. 1 i 2 Ogólna ustawa o podatkach państwowych (Algemene mokry inzake rijksbelastingen)
Administracji podlegają wszystkie dane firmy / przedsiębiorstwa, które znajdują się:
- na papierze i / lub cyfrowo (umowy, wyciągi bankowe, faktury, e-maile, salda itp.) lub
- w formie elektronicznej (pakiet księgowy, bankowość elektroniczna, faktury elektroniczne itp.).
Ustawodawstwo nakazuje obowiązkowe przechowywanie:
- książki (takie jak książeczka gotówkowa, bankowa, księga zakupów i księga sprzedaży);
- dokumenty (umowy, wyciągi bankowe);
- inne nośniki danych (oprogramowanie księgowe).
Coronacrisis
Podczas kryzysu związanego z koronawirusem wielu biznesmenów było zmuszonych szukać nowych sposobów na kontynuację pracy. Zaczęli więc aktywnie wykorzystywać zasoby cyfrowe, na przykład komunikatory internetowe, do utrzymywania kontaktu z klientami i dostawcami.
Instrumenty cyfrowe
W pośpiechu, z jakim mogłeś przestawić się na zasoby cyfrowe, możesz czasami zapomnieć, że musisz również przechowywać te cyfrowe rekordy i udostępniać je później, ponieważ podlegają one również Twojej administracji.
IRS zauważył niedawno, że w tym kontekście na szczególną uwagę zasługują:
- wiadomości w komunikatorach internetowych, na przykład WhatsApp, i wiadomości tekstowe;
- publikacje w sieciach społecznościowych;
- kalendarze elektroniczne i poczta elektroniczna;
- dane sprzedażowe w Internecie lub telefonicznie itp.
Jaki jest najlepszy sposób postępowania?
Ogranicz komunikację z klientami, dostawcami i innymi kontrahentami tylko poprzez pocztę roboczą, ponieważ tutaj możesz przechowywać wszystkie informacje w folderach, które możesz następnie przekazać organom kontrolnym na ich żądanie. Ogranicz korespondencję biznesową za pośrednictwem sieci społecznościowych, SMS-ów, WhatsApp, Telegramu itp., Ponieważ w tym przypadku przestrzeganie wymogu obowiązkowego przechowywania informacji może po pewnym czasie spowodować problemy podczas kontroli podatkowej.
Nie zapominaj, że przedawnienie i przechowywanie dokumentów (fiskalny bewaarplicht) w Holandii - 7 lat.
Innymi słowy, w takim okresie może nastąpić kontrola podatkowa, a Ty będziesz musiał dostarczyć wszystkie wymagane dokumenty.
Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące zarządzania Twoim biznesem, skontaktuj się z nami, a na pewno doradzimy i pomożemy!
Data publikacji: 25.02.2021
