Nesen Nodokļu konsultantu forumā Nīderlandes nodokļu dienests uzsvēra, ka juridiskie pienākumi saglabāt informāciju attiecas arī uz digitālajiem / elektroniskajiem sakariem.
Ko šī prasība satur?
No juridiskā viedokļa
Saskaņā ar Nīderlandes tiesību aktiem jums kā uzņēmējam (piemēram, EMZ / ZZP) vai kā rīkotājam (piemēram, BV) ir pienākums veikt / uzturēt pareizu jūsu biznesa administrēšanu.
Šis juridiskais pienākums izriet no Nīderlandes Civilkodeksa (Burgerlijk Wetboek-BW) daļēji par indivīdi (3. grāmata, 15.i panta 1. punkts) un par juridiskas personas (2. grāmatas 10. panta 1. punkts), un tā ir iekļauta 52. panta 1. un 2. punktā Vispārējais likums par valsts nodokļiem (Algemene slapjš inzake rijksbelastingen)
Visi uzņēmuma / uzņēmējdarbības dati, kas atrodas:
- uz papīra un / vai digitāli (līgumi, bankas izraksti, rēķini, e-pasts, atlikumi utt.) vai
- elektroniskā formā (grāmatvedības pakete, e-banku darbība, e-rēķini utt.).
Tiesību akti paredz obligātu uzglabāšanu:
- grāmatas (piemēram, kases grāmata, bankas grāmata, pirkumu grāmata un pārdošanas grāmata);
- dokumenti (līgumi, bankas izraksti);
- citi datu nesēji (grāmatvedības programmatūra).
Koronakrīze
Koronavīrusa krīzes laikā daudzi uzņēmēji bija spiesti meklēt jaunus veidus, kā turpināt darbu. Tātad viņi sāka aktīvi izmantot digitālos resursus, piemēram, tūlītējos kurjerus, lai uzturētu kontaktus ar klientiem un piegādātājiem.
Digitālie instrumenti
Steigā, ar kuru jūs, iespējams, esat pārslēdzies uz digitālajiem resursiem, dažreiz varat aizmirst, ka jums arī šie digitālie ieraksti ir jāuzglabā un jādara pieejami vēlāk, jo tie arī ir jūsu administrācijas pakļautībā.
IRS nesen atzīmēja, ka šajā kontekstā īpaša uzmanība jāpievērš:
- ziņas tūlītējos kurjeros, piemēram, WhatsApp, un īsziņas;
- publikācijas sociālajos tīklos;
- elektroniskie kalendāri un e-pasts;
- pārdošanas dati internetā vai pa tālruni utt.
Kā vislabāk rīkoties?
Ierobežojiet saziņu ar klientiem, piegādātājiem un citiem darbuzņēmējiem, izmantojot tikai e-pastu, jo tieši tur jūs varat glabāt visu informāciju mapēs, kuras pēc tam varat iesniegt pārbaudes iestādēm pēc viņu pieprasījuma. Ierobežojiet biznesa saraksti, izmantojot sociālos tīklus, SMS, WhatsApp, Telegram u.c., jo šajā gadījumā prasības izpilde par informācijas obligātu glabāšanu var radīt problēmas nodokļu audita laikā pēc kāda laika.
Neaizmirstiet, ka noilgums un dokumentu glabāšana (fiscale bewaarplicht) Nīderlandē - 7 gadi.
Citiem vārdiem sakot, tieši šajā periodā var notikt nodokļu audits, un jums būs jāiesniedz visi tam pieprasītie dokumenti.
Ja jums ir kādi jautājumi par sava uzņēmuma administrēšanu, lūdzu, sazinieties ar mums, un mēs noteikti jums konsultēsim un palīdzēsim!
Publicēšanas datums: 25.02.2021/XNUMX/XNUMX
