საგადასახადო კონსულტანტების ბოლოდროინდელ ფორუმზე, ჰოლანდიის საგადასახადო სამსახურმა ხაზი გაუსვა, რომ ინფორმაციის შენახვის სამართლებრივი ვალდებულებები ასევე ეხება ციფრულ / ელექტრონულ კომუნიკაციებს.
რას შეიცავს ეს მოთხოვნა?
იურიდიული თვალსაზრისით
ჰოლანდიის კანონის თანახმად, თქვენ, როგორც მეწარმე (მაგ. EMZ / ZZP) ან როგორც მმართველი დირექტორი (მაგ. BV) ვალდებული ხართ აწარმოოთ / შეინარჩუნოთ თქვენი ბიზნესის სათანადო ადმინისტრაცია.
ეს სამართლებრივი ვალდებულება გამომდინარეობს ჰოლანდიის სამოქალაქო კოდექსიდან (Burgerlijk Wetboek-BW) ნაწილობრივ ამისთვის პირები (წიგნი 3, მუხლი 15i, პუნქტი 1) და იურიდიული პირები (წიგნი 2, მუხლი 10, პუნქტი 1) და ის შედის 52-ე მუხლის 1-ლი და მე -2 პუნქტებში ზოგადი კანონი სახელმწიფო გადასახადების შესახებ (ალგემენის სველი ინჟინერი რიქსბელასტინგენი)
კომპანიის / მეწარმეობის ყველა მონაცემი, რომელიც მდებარეობს:
- ქაღალდზე და / ან ციფრულად (კონტრაქტები, საბანკო ამონაწერები, ინვოისები, ელ.ფოსტა, ნაშთები და ა.შ.) ან
- ელექტრონული ფორმით (საბუღალტრო პაკეტი, ელექტრონული საბანკო მომსახურება, ელექტრონული ინვოისები და ა.შ.).
კანონმდებლობა ადგენს სავალდებულო შენახვას:
- წიგნები (როგორიცაა ნაღდი ფულის წიგნაკი, საბანკო წიგნი, ნასყიდობის წიგნი და გაყიდვების წიგნი);
- დოკუმენტები (კონტრაქტები, საბანკო ამონაწერები);
- მონაცემთა სხვა მატარებლები (საბუღალტრო პროგრამა).
კორონაკრიზი
კორონავირუსის კრიზისის დროს, ბევრი ბიზნესმენი იძულებული გახდა ეძებდა მუშაობის ახალი გზები. ასე რომ, მათ აქტიურად დაიწყეს ციფრული რესურსების გამოყენება, მაგალითად, მყისიერი მესინჯერები მომხმარებლებთან და მომწოდებლებთან კონტაქტის შესანარჩუნებლად.
ციფრული ინსტრუმენტები
იმ შევარდნით, რომლითაც შესაძლოა ციფრულ რესურსებზე ხართ გადართული, ზოგჯერ შეგიძლიათ დაივიწყოთ, რომ ამ ციფრული ჩანაწერების შენახვა და მოგვიანებით განთავსება გიწევთ, რადგან ისინი ასევე ექვემდებარება თქვენს ადმინისტრაციას.
IRS- მა ცოტა ხნის წინ აღნიშნა, რომ ამ კონტექსტში განსაკუთრებული ყურადღება უნდა მიექცეს:
- შეტყობინებები მყისიერ მესენჯერებში, მაგალითად, WhatsApp და ტექსტური შეტყობინებები;
- პუბლიკაციები სოციალურ ქსელებში;
- ელექტრონული კალენდარი და ელექტრონული ფოსტა;
- გაყიდვების მონაცემები ინტერნეტით ან ტელეფონით და ა.შ.
რა არის საუკეთესო გზა გასაგრძელებლად?
შეზღუდეთ მომხმარებლებთან, მომწოდებლებთან და სხვა კონტრაქტორებთან კომუნიკაცია მხოლოდ ელექტრონული ფოსტით მუშაობით, რადგან იქ შეგიძლიათ შეინახოთ ყველა ინფორმაცია საქაღალდეებში, რომელთა შემოტანა შემდგომ შეგიძლიათ ინსპექტირების ორგანოებს მათი მოთხოვნის საფუძველზე. შეზღუდეთ საქმიანი მიმოწერა სოციალური ქსელების, SMS- ების, WhatsApp- ის, Telegram– ის და ა.შ. საშუალებით, რადგან ამ შემთხვევაში ინფორმაციის სავალდებულო შენახვის მოთხოვნის შესრულებამ შეიძლება გარკვეული პრობლემები გამოიწვიოს საგადასახადო შემოწმების დროს.
ნუ დაგავიწყდებათ, რომ ხანდაზმულობის ვადა და დოკუმენტების შენახვა (ფისკალური ბივარიპლიციტი) ნიდერლანდებში - 7 წელი.
სხვა სიტყვებით რომ ვთქვათ, სწორედ ასეთ პერიოდში შეიძლება მოხდეს საგადასახადო შემოწმება და თქვენ მოგეთხოვებათ მისთვის მოთხოვნილი ყველა დოკუმენტის წარდგენა.
თუ გაქვთ შეკითხვები თქვენი ბიზნესის ადმინისტრირებასთან დაკავშირებით, გთხოვთ, დაგვიკავშირდეთ და ჩვენ ნამდვილად გირჩევთ და დაგეხმარებით!
გამოქვეყნების თარიღი: 25.02.2021.
