Ärivestlus teenuses WhatsApp? Võimalikud probleemid maksuga

Hiljutisel maksukonsultantide foorumil rõhutas Hollandi maksuteenistus, et juriidilised kohustused teabe säilitamiseks kehtivad ka digitaalse / elektroonilise side kohta.

Mida see nõue sisaldab?

Juriidilisest seisukohast

Hollandi seaduste kohaselt olete ettevõtjana (nt EMZ / ZZP) või tegevdirektorina (nt BV) kohustatud oma äri nõuetekohaselt haldama / hoidma.

See juriidiline kohustus tuleneb Hollandi tsiviilseadustikust (Burgerlijk Wetboek-BW) osaliselt üksikisikud (3. raamat, artikkel 15i, lõige 1) ja juriidilised isikud (2. raamat, artikli 10 lõige 1) ja see on lisatud artikli 52 lõigetesse 1 ja 2 Riigi maksude üldine seadus (Algemene märg inzake rijksbelastingen)

Kõiki ettevõtte / ettevõtte andmeid tuleb hallata, mis asuvad:

• paberkandjal ja / või digitaalselt (lepingud, pangaväljavõtted, arved, meilid, saldod jne) või
• elektroonilisel kujul (raamatupidamispakett, elektrooniline pangandus, elektroonilised arved jne).

Õigusaktidega nähakse ette järgmiste toodete kohustuslik säilitamine:

• raamatud (näiteks kassaraamat, pangaraamat, osturaamat ja müügiraamat);
• dokumendid (lepingud, pangaväljavõtted);
• muud andmekandjad (raamatupidamistarkvara).

Koronakriis

Koroonaviiruse kriisi ajal olid paljud ärimehed sunnitud otsima uusi võimalusi töö jätkamiseks. Niisiis hakkasid nad klientide ja tarnijatega kontakti hoidmiseks aktiivselt kasutama digitaalseid ressursse, näiteks kiirsuhteid.

Digitaalsed instrumendid

Kiirustades, millega olete võib-olla digitaalsetele ressurssidele üle läinud, võite mõnikord unustada, et peate ka need digitaalsed dokumendid salvestama ja hiljem kättesaadavaks tegema, kuna need kuuluvad ka teie administreerimisele.

IRS märkis hiljuti, et selles kontekstis tuleks erilist tähelepanu pöörata:

• sõnumid kiirsuhtluses, näiteks WhatsApp, ja tekstsõnumid;
• publikatsioonid sotsiaalsetes võrgustikes;
• elektroonilised kalendrid ja e-post;
• müügiandmed Internetis või telefoni teel jne.

Kuidas on kõige parem edasi minna?

Piirake suhtlemist klientide, tarnijate ja teiste töövõtjatega ainult töötava e-posti teel, sest siin saate salvestada kogu teabe kaustadesse, mille saate järelevalveasutustele nende palvel edastada. Piirata ärikirjavahetust sotsiaalvõrgustike, SMS-i, WhatsAppi, Telegrami jms kaudu, kuna antud juhul võib teabe kohustusliku säilitamise nõude täitmine mõne aja pärast maksukontrolli käigus probleeme tekitada.

Ärge unustage, et aegumistähtajad ja dokumentide säilitamine (fiscale bewaarplicht) Hollandis - 7 aastat.

Teisisõnu võib just sellisel perioodil toimuda maksukontroll ja te peate esitama kõik selleks nõutavad dokumendid.

Kui teil on küsimusi oma ettevõtte haldamise kohta, võtke meiega ühendust ja me kindlasti nõustame ja aitame teid!