На неотдавнашен форум за данъчни консултанти холандската данъчна служба подчерта, че законовите задължения за съхраняване на информация важат и за цифровите / електронните комуникации.
Какво съдържа това изискване?
От правна гледна точка
Според холандското законодателство вие като предприемач (напр. EMZ / ZZP) или като управляващ директор (напр. BV) сте длъжни да провеждате / поддържате правилното управление на вашия бизнес.
Това правно задължение произтича от нидерландския граждански кодекс (Burgerlijk Wetboek-BW) отчасти за индивиди (Книга 3, член 15и, параграф 1) и за юридически лица (Книга 2, член 10, параграф 1) и е включен в член 52, параграфи 1 и 2 Общ закон за държавните данъци (Algemene мокри inzake rijksbelastingen)
Всички данни на компанията / предприятието подлежат на администриране, които се намират:
- на хартиен носител и / или в цифров вид (договори, банкови извлечения, фактури, имейли, салда и др.) или
- в електронна форма (счетоводен пакет, електронно банкиране, електронни фактури и др.).
Законодателството предписва задължително съхранение на:
- книги (като касова книга, банкова книга, книга за покупки и книга за продажби);
- документи (договори, банкови извлечения);
- други носители на данни (счетоводен софтуер).
Коронакриза
По време на коронавирусната криза много бизнесмени бяха принудени да търсят нови начини да продължат да работят. И така, те започнаха активно да използват цифрови ресурси, например незабавни съобщения, за да поддържат контакт с клиенти и доставчици.
Цифрови инструменти
В бързината, с която може да сте преминали към цифрови ресурси, понякога можете да забравите, че също трябва да съхранявате тези цифрови записи и да ги направите достъпни по-късно, тъй като те също подлежат на вашата администрация.
Наскоро IRS отбеляза, че в този контекст трябва да се обърне специално внимание на:
- съобщения в незабавни съобщения, например WhatsApp и текстови съобщения;
- публикации в социалните мрежи;
- електронни календари и електронна поща;
- данни за продажби в интернет или по телефона и др.
Кой е най-добрият начин да продължите?
Ограничете комуникацията с клиенти, доставчици и други изпълнители само чрез работен имейл, тъй като тук можете да съхранявате цялата информация в папки, които впоследствие можете да предоставите на инспекционните органи при тяхно искане. Ограничете бизнес кореспонденцията чрез социални мрежи, SMS, WhatsApp, Telegram и др., Тъй като в този случай спазването на изискването за задължително съхранение на информация може да създаде проблеми по време на данъчна проверка след известно време.
Не забравяйте, че давността и съхранение на документи (fiscale bewaarplicht) в Холандия - 7 години.
С други думи, през такъв период може да се извърши данъчна ревизия и от вас ще се изисква да предоставите всички документи, поискани за нея.
Ако имате някакви въпроси относно администрацията на вашия бизнес, моля свържете се с нас и ние определено ще ви посъветваме и помогнем!
Дата на публикуване: 25.02.2021/XNUMX/XNUMX
