محادثة العمل على WhatsApp؟ المشاكل المحتملة مع الضريبة

في منتدى حديث للمستشارين الضريبيين ، أكدت دائرة الضرائب الهولندية أن الالتزامات القانونية للاحتفاظ بالمعلومات تنطبق أيضًا على الاتصالات الرقمية / الإلكترونية.

ماذا يحتوي هذا الشرط؟

من وجهة نظر قانونية

وفقًا للقانون الهولندي ، يتعين عليك بصفتك رائد أعمال (مثل EMZ / ZZP) أو بصفتك مديرًا إداريًا (مثل BV) إدارة / الحفاظ على الإدارة المناسبة لعملك.

ينبع هذا الالتزام القانوني من القانون المدني الهولندي (برجرليجك ويتبويك-بي دبليو) في جزء منه الأفراد (الكتاب 3 ، المادة 15 ط ، الفقرة 1) ولأجل الكيانات القانونية (الكتاب 2 ، المادة 10 ، الفقرة 1) وهو مدرج في المادة 52 ، الفقرتين 1 و 2 القانون العام لضرائب الدولة (الجيمين الرطب inzake rijksbelastingen)

جميع بيانات الشركة / ريادة الأعمال والموجودة:

• على الورق و / أو رقميًا (العقود ، كشوف الحسابات المصرفية ، الفواتير ، رسائل البريد الإلكتروني ، الأرصدة ، إلخ) أو
• في شكل إلكتروني (حزمة محاسبية ، مصرفية إلكترونية ، فواتير إلكترونية ، إلخ).

ينص التشريع على التخزين الإلزامي لكل من:

• الكتب (مثل دفتر النقدية ، ودفتر البنك ، ودفتر المشتريات ، ودفتر المبيعات) ؛
• المستندات (العقود ، البيانات المصرفية) ؛
• ناقلات البيانات الأخرى (برامج المحاسبة).

أزمة إكليل

خلال أزمة فيروس كورونا ، اضطر العديد من رجال الأعمال للبحث عن طرق جديدة لمواصلة العمل. لذلك ، بدأوا في استخدام الموارد الرقمية بنشاط ، على سبيل المثال ، برامج المراسلة الفورية للحفاظ على الاتصال مع العملاء والموردين.

الآلات الرقمية

في الاندفاع الذي ربما تكون قد تحولت من خلاله إلى الموارد الرقمية ، يمكنك أحيانًا أن تنسى أنه يتعين عليك أيضًا تخزين هذه السجلات الرقمية وإتاحتها لاحقًا ، لأنها تخضع أيضًا لإدارتك.

لاحظت مصلحة الضرائب مؤخرًا أنه في هذا السياق ، ينبغي إيلاء اهتمام خاص لما يلي:

• الرسائل في برامج المراسلة الفورية ، على سبيل المثال ، WhatsApp ، والرسائل النصية ؛
• المنشورات على الشبكات الاجتماعية.
• التقويمات الإلكترونية والبريد الإلكتروني ؛
• بيانات المبيعات على الإنترنت أو عبر الهاتف ، إلخ.

ما هي أفضل طريقة للمضي قدما؟

الحد من التواصل مع العملاء والموردين والمقاولين الآخرين فقط عن طريق البريد الإلكتروني ، حيث يمكنك تخزين جميع المعلومات في مجلدات يمكنك توفيرها لاحقًا لسلطات التفتيش بناءً على طلبهم. الحد من المراسلات التجارية عبر الشبكات الاجتماعية ، والرسائل القصيرة ، و WhatsApp ، و Telegram ، وما إلى ذلك ، كما في هذه الحالة ، قد يتسبب الامتثال لمتطلبات التخزين الإلزامي للمعلومات في حدوث مشكلات أثناء التدقيق الضريبي بعد مرور بعض الوقت.

لا تنسى أن قانون التقادم و تخزين الوثائق (bewaarplicht) في هولندا - 7 سنوات.

بمعنى آخر ، يمكن إجراء تدقيق ضريبي خلال هذه الفترة ، وسيُطلب منك تقديم جميع المستندات المطلوبة لذلك.

إذا كانت لديك أي أسئلة حول إدارة عملك ، فيرجى الاتصال بنا وسنقدم لك المشورة والمساعدة بالتأكيد!