Neseniai mokesčių konsultantų forume Nyderlandų mokesčių tarnyba pabrėžė, kad teisiniai įsipareigojimai saugoti informaciją galioja ir skaitmeniniams / elektroniniams ryšiams.
Ką apima šis reikalavimas?
Teisiniu požiūriu
Pagal Nyderlandų įstatymus jūs, kaip verslininkas (pvz., EMZ / ZZP) arba kaip generalinis direktorius (pvz., BV), privalote tinkamai tvarkyti / palaikyti savo verslą.
Ši teisinė pareiga kyla iš Nyderlandų civilinio kodekso („Burgerlijk Wetboek-BW“) iš dalies už asmenų (3 knygos 15i straipsnio 1 dalis) ir juridiniai asmenys (2 knygos 10 straipsnio 1 dalis) ir ji įtraukta į 52 straipsnio 1 ir 2 dalis Bendrasis valstybinių mokesčių įstatymas (Algemene šlapias inzake rijksbelastingen)
Visi įmonės / verslumo duomenys, esantys:
- popieriuje ir (arba) skaitmeniniu būdu (sutartys, banko išrašai, sąskaitos faktūros, el. laiškai, likučiai ir kt.) arba
- elektronine forma (apskaitos paketas, elektroninė bankininkystė, elektroninės sąskaitos ir kt.).
Teisės aktuose nustatyta, kad privaloma laikyti:
- knygos (pvz., kasos knyga, banko knyga, pirkimo knyga ir pardavimo knyga);
- dokumentai (sutartys, banko išrašai);
- kitos duomenų laikmenos (apskaitos programinė įranga).
Koronakrizė
Koronaviruso krizės metu daugelis verslininkų buvo priversti ieškoti naujų būdų, kaip toliau dirbti. Taigi jie pradėjo aktyviai naudoti skaitmeninius išteklius, pavyzdžiui, tiesioginius pranešimus, kad palaikytų ryšį su klientais ir tiekėjais.
Skaitmeniniai instrumentai
Skubėdami, su kuriais galbūt perėjote prie skaitmeninių išteklių, kartais galite pamiršti, kad jūs taip pat turite saugoti šiuos skaitmeninius įrašus ir padaryti juos prieinamus vėliau, nes jie taip pat priklauso jūsų administracijai.
IRS neseniai pažymėjo, kad šiame kontekste ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas:
- pranešimai tiesioginiuose pranešimuose, pavyzdžiui, „WhatsApp“, ir tekstiniai pranešimai;
- publikacijos socialiniuose tinkluose;
- elektroniniai kalendoriai ir el. paštas;
- pardavimo duomenys internete ar telefonu ir pan.
Koks yra geriausias būdas tęsti?
Ribokite bendravimą su klientais, tiekėjais ir kitais rangovais tik dirbdami el. Paštu, nes čia galite išsaugoti visą informaciją aplankuose, kuriuos vėliau galite pateikti tikrinimo institucijoms, jiems paprašius. Apribokite verslo susirašinėjimą per socialinius tinklus, SMS, „WhatsApp“, „Telegram“ ir kt., Nes šiuo atveju laikantis reikalavimo privalomai saugoti informaciją po kurio laiko gali kilti problemų atliekant mokestinį auditą.
Nepamirškite, kad ieškinio senaties terminas ir dokumentų saugojimas (fiscale bewaarplicht) Nyderlanduose - 7 metai.
Kitaip tariant, būtent tokiu laikotarpiu gali būti atliekamas mokesčių auditas, ir jūs turėsite pateikti visus tam reikalingus dokumentus.
Jei turite klausimų apie savo verslo administravimą, susisiekite su mumis, ir mes tikrai jums patarsime ir padėsime!
Paskelbimo data: 25.02.2021.
