Az adótanácsadók egyik legutóbbi fórumán a Holland Adószolgálat hangsúlyozta, hogy az információ megőrzésére vonatkozó jogi kötelezettségek a digitális / elektronikus kommunikációra is vonatkoznak.
Mit tartalmaz ez a követelmény?
Jogi szempontból
A holland törvények értelmében Ön vállalkozóként (pl. EMZ / ZZP) vagy ügyvezető igazgatóként (pl. BV) köteles vállalkozása megfelelő adminisztrációját folytatni / fenntartani.
Ez a jogi kötelezettség a holland polgári törvénykönyvből ered (Burgerlijk Wetboek-BW) részben azért egyének (3. Könyv, 15i. Cikk, (1) bekezdés) és jogalanyok (2. könyv, 10. cikk, (1) bekezdés), és szerepel az 52. cikk (1) és (2) bekezdésében Az állami adókról szóló általános törvény (Algemene wet inzake rijksbelastingen)
A vállalat / vállalkozás minden adata adminisztráció alá tartozik, amelyek a következők:
- papíron és / vagy digitálisan (szerződések, bankszámlakivonatok, számlák, e-mailek, egyenlegek stb.) vagy
- elektronikus formában (számviteli csomag, e-banki szolgáltatások, e-számlák stb.).
A jogszabályok előírják az alábbiak kötelező tárolását:
- könyvek (például pénztárkönyv, bankkönyv, vásárlási könyv és értékesítési könyv);
- dokumentumok (szerződések, bankszámlakivonatok);
- egyéb adathordozók (számviteli szoftver).
Coronacrisis
A koronavírus-válság idején sok üzletember kénytelen volt új módszereket keresni a munka folytatásához. Ezért aktívan elkezdték használni a digitális forrásokat, például az azonnali üzenetküldőket, hogy fenntartsák a kapcsolatot az ügyfelekkel és a beszállítókkal.
Digitális eszközök
Az a rohanás, amellyel esetleg átálltál a digitális forrásokra, néha elfelejtheti, hogy ezeket a digitális iratokat is tárolnia kell, és később elérhetővé kell tennie, mivel ezek szintén az Ön adminisztrációja alá tartoznak.
Az IRS nemrégiben megjegyezte, hogy ebben az összefüggésben különös figyelmet kell fordítani a következőkre:
- üzenetek azonnali üzenetküldőkben, például WhatsApp, és szöveges üzenetek;
- publikációk a közösségi hálózatokon;
- elektronikus naptárak és e-mail;
- értékesítési adatok az interneten vagy telefonon stb.
Mi a legjobb módja a folytatásnak?
Az ügyfelekkel, szállítókkal és más vállalkozókkal folytatott kommunikációt csak működő e-mail útján korlátozhatja, mivel ott tárolhatja az összes információt olyan mappákban, amelyeket később az ellenőrző hatóságok kérésére átadhat nekik. Korlátozza az üzleti levelezést a szociális hálózatokon, az SMS-en, a WhatsAppon, a táviraton stb. Keresztül, mivel ebben az esetben az információk kötelező tárolására vonatkozó követelmény betartása bizonyos idő után problémát okozhat az adóellenőrzés során.
Ne felejtsük el, hogy az elévülés és dokumentumok tárolása (fiscale bewaarplicht) Hollandiában - 7 év.
Más szavakkal, ebben az időszakban történhet adóellenőrzés, és minden szükséges dokumentumot be kell nyújtania.
Ha bármilyen kérdése van vállalkozása adminisztrációjával kapcsolatban, kérjük, lépjen kapcsolatba velünk, és mi mindenképpen tanácsot és segítséget nyújtunk Önnek!
Megjelenés dátuma: 25.02.2021
