Documenten die nodig zijn voor het aanvragen van een zakelijk visum voor kort
08.09.2021We schreven over de voorwaarden waaraan u moet voldoen om een zakelijk visum kort te kunnen aanvragen hier.
Welke documenten zijn nodig om een visum aan te vragen?
- U beschikt over een geldig reisdocument zoals een paspoort.
- 2 pasfoto's. Foto's moeten voldoen aan de Nederlandse pasfoto-eisen. Deze zijn te vinden op de website van de Rijksoverheid. hier.
- Bewijs dat het doel van uw reis ondersteunt: Originele ondertekende uitnodigingsbrief van een bedrijf of organisatie in Nederland. Deze brief heeft geen vorm, maar moet op het briefpapier van het bedrijf of de organisatie worden geschreven. Kleine ondernemers kunnen ook gebruik maken van een vorm van bewijs van sponsoring en/of eigen woning.
- De uitnodigingsbrief moet in ieder geval de volgende informatie bevatten:
- Uw persoonsgegevens (naam, geboortedatum, paspoortnummer).
- De reden waarom je bent uitgenodigd (bestemming).
- De periode waarin u in Nederland wordt verwacht, inclusief de aankomst- en vertrekdatum.
- Informatie over wie welke kosten draagt (vliegticket, hotel, vervoer, ziektekostenverzekering).
- Informatie over waar u woont tijdens uw korte verblijf in Nederland.
- Geef aan of het bedrijf of de organisatie garant staat voor uw tijdige terugkeer naar uw land van herkomst of verblijf.
- Een bewijs dat u of het bedrijf waarvoor u werkt over voldoende financiële middelen beschikt om zaken te doen in Nederland en in Nederland te verblijven, door te reizen en/of terug te keren. Bijvoorbeeld:
- Een verklaring (of vermelding in de uitnodigingsbrief) van een buitenlands bedrijf dat het alle kosten van uw reis naar en verblijf in Nederland voor haar rekening neemt.
- Bewijs van eerdere zakelijke of voorlopige facturen.
- Inschrijving in het handelsregister in het buitenland.
- Bewijs van voldoende geld om zakelijke transacties en offertes te betalen.
- Een kopie van de bankafschriften van de laatste 6 maanden, waaruit blijkt dat u zelf over voldoende financiële middelen beschikt.
- Bewijs van betaling van belastingen.
- Een kopie van het document dat de beschikbaarheid van een medische reisverzekering bevestigt. Dit document moet u tonen bij het aanvragen of verkrijgen van een visum. Dit is afhankelijk van het Nederlandse kantoor waar u uw visum aanvraagt.
- Bewijs dat u een baan heeft in uw land van herkomst of verblijf. Bijvoorbeeld: werkgeversverklaring en/of arbeidsovereenkomst.
- Mogelijkheid of (voorlopige) boeking van een retourticket. Meestal hoeft u dit pas te laten zien als u uw visum ontvangt.
Let op!
Het Nederlandse kantoor wil naast bovengenoemde documenten wellicht nog andere documenten inzien. Officiële buitenlandse documenten moeten worden gelegaliseerd of geapostileerd en vertaald in het Nederlands, Engels, Frans of Duits.
- Visumaanvraag en betaling:
U vraagt een visum aan via het Nederlandse consulaat of geautoriseerde organisatie in uw land (land van herkomst). Of in uw woonland met een geldige verblijfsvergunning (woonland). U kunt niet eerder dan 6 maanden voor vertrek naar Nederland een visum aanvragen. Mensen die voor hun werk lange tijd op zee zijn geweest, kunnen 9 maanden voor vertrek een visum aanvragen.
U moet bijna altijd zelf een visum aanvragen. U kunt alleen iemand vragen om te solliciteren als u eerder binnen 59 maanden na het indienen van uw aanvraag een foto en vingerafdrukken heeft ingediend.
U kunt ook een visum aanvragen via agentschappen. Zij accepteren de aanvraag en sturen deze naar het Nederlandse kantoor voor verwerking. In dit geval betaalt u naast de visumaanvraagkosten bijna altijd een extra bedrag aan een externe dienstverlener.
Houd er rekening mee dat de verwerking van een visum lang kan duren. Vraag het op tijd aan. Maak nooit een definitieve reisboeking voordat u zeker weet dat u een visum ontvangt.
Aanvraag kosten
Het aanvragen van een visum kort verblijf kost geld. Een externe dienstverlener brengt soms extra kosten in rekening.
- Verwerking aanvraag
De visumaanvraag wordt doorgaans afgehandeld door het Consulair Bureau (CSO) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Sommige grote buitenlandse missies verwerken visumaanvragen zelf.
Soms wordt de aanvraag gedaan bij het IND Visumkantoor. Het visumbureau kan het aanvraagformulier naar een persoon in Nederland (referent) sturen. Hij vraagt om meer informatie. Het visumbureau adviseert vervolgens de CSO, die uiteindelijk een besluit neemt.
- beslissing
CSO controleert of u aan alle voorwaarden voldoet. De CSO moet binnen 15 dagen een beslissing nemen. Heeft u na 15 dagen nog geen beschikking ontvangen en wilt u de status van uw aanvraag weten? U kunt dan contact opnemen met het Nederlandse kantoor waar de aanvraag is gedaan. Als een aanvraag wordt ingediend bij de IND, kan de termijn voor het nemen van een beslissing worden verlengd tot 45 dagen.
- Negatieve oplossing:
Voldoet u niet aan de voorwaarden, dan krijgt u geen visum. Dit besluit staat in de brief: besluit. U kunt altijd bezwaar maken tegen dit besluit en/of een nieuwe aanvraag indienen.
Wilt u bezwaar indienen? Wij staan klaar om u te helpen. Vul dan het feedbackformulier in en we nemen contact met je op.
