Если вы начинающий предприниматель, ваша бухгалтерия является основой для подачи налоговой декларации. Согласно требованиям, вы должны хранить документы как минимум 7 лет. В этой статье мы расскажем о 9 ключевых моментах, которые важно учитывать, чтобы выполнить вашу обязанность по хранению документов, а также о том, как избежать возможных проблем.
1.Банковские выписки с бизнес-счёта
Большинство банков позволяют бесплатно скачивать выписки за последние 1,5–2 года. Если понадобятся более старые данные, за это могут взимать плату. Рекомендуется выгружать выписки регулярно, например, каждые три месяца, и сохранять их на надёжный носитель, чтобы они всегда были под рукой.
2.Выписки с личного счёта
Иногда для бизнеса используются и личные счета, например, если вы оплатили что-то для работы с личного счёта. Такие выписки тоже нужно сохранять, если операции связаны с бизнесом — это поможет избежать вопросов со стороны налоговой службы.
3.Календарь на телефоне
Если вы ведёте рабочий календарь на своём телефоне, он становится частью вашей документации. Если вы меняете телефон, важно не забыть перенести все данные, чтобы сохранить доступ к ним в случае проверки.
4.Рабочая электронная почта
Деловая переписка — это тоже важная часть ваших документов. Убедитесь, что письма хранятся и доступны, даже если вы меняете почтовый ящик или компьютер! Рекомендуется регулярно делать резервные копии электронной почты и хранить их в надёжном месте.
5.Чеки и квитанции
Бумажные чеки часто выцветают со временем, так как печатаются на термобумаге. Чтобы не потерять важные данные, рекомендуется сканировать или фотографировать чеки, а копии прикреплять к оригиналам. Это поможет сохранить связь между документами.
6.Цифровое хранение данных
Все цифровые документы, которые вы получаете или создаёте (например, счета-фактуры), нужно хранить в надёжном месте, например, на защищённом USB-накопителе или внешнем жёстком диске. Убедитесь, что файлы можно быстро открыть и прочитать при необходимости. Важно также, чтобы данные оставались доступными даже спустя несколько лет.
7.Регулярные резервные копии
Регулярно создавайте резервные копии всех ваших данных, включая электронную почту и цифровой календарь. Это особенно важно делать раз в три месяца или перед подачей налоговой декларации. Так вы избежите потери информации в случае сбоя компьютера или утраты устройства.
8.Операции с наличными
Если вы принимаете или используете наличные деньги, обязательно записывайте все операции в кассовую книгу или таблицу. Сохраняйте данные о каждой операции, включая детализацию кассовых операций, черновики и акты сверок. Это поможет избежать вопросов со стороны налоговой службы.
9.Счета из облачных сервисов
Некоторые счета, например, за интернет или телефон, хранятся только в вашем личном кабинете у провайдера. Если вы сменили провайдера, доступ к старым данным может быть утерян, поэтому скачивайте такие счета регулярно и сохраняйте их в надёжном месте.
Дата публикации: 02.01.2025
