ru Русский
Главная Общее Бизнес-переписка в WhatsA...

Бизнес-переписка в WhatsApp? Возможны проблемы с Налоговой

Налоговая служба Нидерландов на проводимом недавно форуме для налоговых консультантов подчеркнула, что юридические обязательства по хранению информации также применяются и...

Налоговая служба Нидерландов на проводимом недавно форуме для налоговых консультантов подчеркнула, что юридические обязательства по хранению информации также применяются и к цифровым/электронным коммуникациям.

Что же содержит в себе данное требование?

С юридической точки зрения

Согласно с законодательством Нидерландов вы как предприниматель (напр., EMZ/ZZP) или как управляющий директор (напр., B.V.) обязаны вести/поддерживать надлежащее администрирование своего бизнеса.

Это юридическое обязательство вытекает из Гражданского кодекса Нидерландов (Burgerlijk Wetboek-BW) в части для физических лиц (Книга 3, статья 15i, параграф 1) и для юридических лиц (Книга 2, статья 10, параграф 1) , и оно включено в статью 52, параграфы 1 и 2 Общего закона о государственных налогах (Algemene wet inzake rijksbelastingen)

Администрированию подлежат все данные компании/предпринимательства, которые находятся:

  • на бумаге и/или в цифровом виде (контракты, банковские выписки, фактуры, электронные письма, балансы и т. п.) или
  • в электронном виде (пакет бухгалтерского учета, электронный банкинг, электронные счета и т. п.).

Законодательство предписывает обязательное хранение:

  • книг (таких как кассовая книга, банковская книга, книга покупок и книга продаж);
  • документов (контрактов, банковских выписок);
  • других носителей данных (бухгалтерское программное обеспечение).

Коронакризис

Во время коронакризиса многие бизнесмены вынуждены были искать новые способы для продолжения работы. Так, ими начали активно использоваться цифровые ресурсы, например, мессенджеры для поддержания контакта с клиентами и поставщиками.

Цифровые инструменты

В спешке, с которой вы, возможно, переключились на использование цифровых ресурсов, иногда можно забыть, что вы также должны хранить эти цифровые записи и обеспечивать их доступность в дальнейшем, так как они тоже подлежат вашему администрированию.

Налоговая служба недавно отметила, что в данном контексте особое внимание следует уделять:

  • сообщениям в мессенджерах, напр., WhatsApp, и текстовым сообщениям;
  • публикациям в социальных сетях;
  • электронным календарям и электронной почте;
  • данным о продажах через Интернет или по телефону и т.п.

Как же лучше поступить?

Ограничьте общение с клиентами, поставщиками и другими контрагентами только рабочей электронной почтой, так как именно там вы можете хранить всю информацию в папках, которые сможете предоставить впоследствии проверяющим органам по их требованию. Ограничьте деловую переписку через социальные сети, SMS, WhatsApp, Telegram и т.п., так как в этом случае выполнение требования обязательного хранения информации может вызвать проблемы при налоговой проверке спустя какое-то время.

Не забывайте, что срок исковой давности и хранения документов (fiscale bewaarplicht) в Нидерландах – 7 лет.

Иными словами – именно за такой период может произойти налоговая проверка, и вы будете обязаны предоставить все запрашиваемые по ней документы.

Если у вас есть вопросы по администрированию вашего бизнеса – обращайтесь к нам, и мы вам обязательно подскажем и поможем!

 

Дата публикации: 25.02.2021
Метки:

Обратная связь

logo nalog

Что вы думаете об этом сайте? *

Цель вашего обращения?

Не вводите никаких личных данных, таких как имя, номер социального страхования или номер телефона. Мы не отвечаем на вопросы, комментарии и жалобы, которые поступают через эту форму.

Отмена