Нумерация фактур в Нидерландах: распространённые ошибки и возможные варианты
31.03.2022Мы получаем очень много вопросов, которые касаются нумерации фактур. Например, такие:
- А почему налоговая заботится тем, как я нумерую инвойсы? Действительно ли нумерация создаёт реальные проблемы при проверке?
Если коротко, то пропущенный номер – это непоказанная прибыль. Именно поэтому важно знать, как правильно нумеровать фактуры.
Распространённые ошибки
Очень часто человек, не зная, какой поставить номер, ставит номер, связанный с датой, или придумывает другие способы — просто потому, что ему не хочется выставлять фактуру номер один. Ему неловко от того, что клиент будет знать – он первый.
А бывает так, что нумерации нет вовсе или она совпадает с текущей датой. Или нумерация следующая: «январь1, январь2, январь3», а потом «февраль1, февраль2, февраль3».
Такая нумерация будет воспринята как неправильная. Это может вызвать проверку, в результате которой налоговая, вполне возможно, будет просматривать все приходы по всем вашим счетам, включая все ваши частные счета и счета партнёра, на предмет выявления реального вашего дохода. То есть считать будет не по фактурам, а по тому, что у вас на самом деле.
Варианты нумерации фактур
Как же сделать так, чтобы вопросов у налоговой не было? Важно знать: в номере фактуры должен быть какой-то кусочек, в котором есть порядковая (oplopende) нумерация. Номера не должны быть пропущены.
Если вы хотите писать, предположим, «клиентA» и «клиентB», вы можете это делать. Но при этом какой-то кусочек фактуры (в начале, в конце или в середине) должен начинаться с №1 и далее. Должен быть сохранён порядковый принцип. Пропущенных номеров быть не должно. При этом в фактуре могут быть черточки, точки, слэш или буквы, которые что-то обозначают для вас (клиента, направление).
Если всё же вы начали свою работу с 80-го номера, то будьте готовы к тому, что налоговая спросит: а где, собственно, все ваши предыдущие семьдесят девять фактур? Если это ваш случай, то вам надо быть готовым объяснить, что вы не хотели говорить клиенту, что он у вас первый. Такое объяснение может быть принято.
Подробнее об оформлении фактур в целом читайте здесь.
А что делать, когда начинается новый год?
Нужно ли начинать нумерацию с единицы или можно продолжать ту, которую вы вели в прошлом году?
По законодательству начинать новую нумерацию с нового года можно. Но тогда фактуры старого года должны визуально отличаться от нового года.
Например. У вас была последняя фактура 2021-30, а в новом году 2022-01. Или у вас было 65-21, а сейчас 1-22. Вы также можете брать последнюю цифру года. Например, у вас там была фактура под номером 103, где 1 – это обозначение 2021-го года. А сейчас у вас будет 201, где 2 — это 2022.
Помните, что вы должны уметь объяснить логику нумерации фактуры.
В чем плюсы новой нумерации с нового года?
Закрывая старый год, многие обнаруживают, что забыли зафактурировать какую-то сумму. Если нумерация непрерывная, то у вас не будет запаса по номерам. Соответственно, вы не сможете исправить ситуацию, и вам придётся выписывать фактуру в новом году. А это отразится на ваших налогах. В обратной ситуации у вас будет пространство для манёвра.
Налоговая будет искать пропущенный номер
Бывает, что порядок нумерации сбивается из-за того, что фактуры выписывают несколько человек одновременно. Или, например, клиент не оплатил фактуру, и предприниматель решил её «аннулировать».
Этого делать нельзя. Поступить нужно иным образом, а именно выписать кредит-ноту (фактура с минусом) на неоплаченную фактуру.
Например, у вас есть фактура №23 на 100 евро, а фактура №24 у вас будет являться кредит-нотой, то есть фактурой с минусом (-100). Она будет оформлена на того же самого клиента, НДС тот же. Там надо будет написать «аннулирование предыдущего заказа, -100». Вместе они вам дадут ноль.
Если вы просто пропустите фактуру, то налоговые специалисты будут искать деньги. Не забывайте, что в Нидерландах налоги начисляются именно по выставленным фактурам, а не по полученным деньгам. Все ваши выставленные фактуры в том периоде, в котором они выставлены, попадают в налоговые обязательства.
Что делать, если вы хотите выставить фактуру, но не уверены, что клиент её оплатит?
Для этого существует оферта. Оферта – это «приглашение» к оплате в то время, пока оно действительно. Но она не приводит к налогообложению.
Поэтому ваша оферта может иметь совершенно другую нумерацию. Вы можете её нумеровать или не нумеровать – это остаётся на ваше усмотрение, так как оферта не является документом для бухгалтерского учёта (не является обязательной к оплате и к налогообложению). По сути, оферта – это коммерческое предложение.
Подписанная оферта не отменяет выставление фактуры. Фактуру нужно будет выставить обязательно. Только оферты недостаточно ни клиенту для (подтверждения его затрат), ни вам (для подтверждения вашей продажи).
Наши специалисты могут оперативно разработать оферту вместе со ссылкой на оплату. Подробнее здесь.
А если вы выписали фактуры под одним и тем же номером двум разным людям?
Например, у вас уже была фактура №25 и вы опять выписали №25, но нашли ошибку в конце года. Вы можете дописать во второй фактуре – 25A. Но это нежелательно, так как когда бухгалтер будет обрабатывать фактуры, не совпадёт нумерация. Программа не принимает A и B. Совпадёт только общее количество фактур.
Вы также можете зачеркнуть на второй фактуре под №25 номер и написать: «Считать эту фактуру №26». По бухгалтерии она пройдёт под 26-м номером. Ничего страшного в том, что клиент в банке напишет «оплата по фактуре №25», нет. Несовпадение в описании платежа важно только для того, что найти назначение платежа. Главное, чтобы на вашем экземпляре фактуры был верный номер.
_____
Нужно ли выписывать фактуру частным лицам?
Рядовым покупателям фактура, как правило, не нужна. Необязательно выписывать в этом случае фактуру — вы можете вести реестр этих продаж за период.
Если у вас остались вопросы, то вы можете записаться на консультацию или прийти к нам на бухгалтерское обслуживание. Пишите нам в чат-бот на сайте, в соцсети или на почту info@nalog.nl.
